Utgåande post

E-post og faks frå Lindås kommune skal sendast som offentleg dokument og innehalde logo og øvrige kjenneteikn. Brev skal innehalde logo, arkivkode og saks- og journalnummer. Dokument som er unntatt offentleg innsyn skal ikkje sendast som e-post utan at dei er kryptert. All post skal journalførast i elektronisk arkiv, fagsystem eller manuell journal.

I hastesaker kan brevet sendast som faks eller e-post, men det offisielle brevet skal ettersendast som vanleg post.

Dersom det viser seg at behandlinga av ei sak tar lenger tid enn ein månad, er saksbehandlar ansvarleg for å lage og journalføre førebels svar (forvaltningslova § 11a).

1. Ny sak

Sakshandsamar skal opprette sak dersom denne startar med eit utgåande dokument eller eit internt notat. Framgangsmåte for å lage ny sak i ePhorte skal følgjast. Sakshandsamar skal

• knytte saka til rett arkivdel og føre på klassering / arkivkode for saka. Dersom ein er i tvil om kode skal ein ta kontakt med arkivtenesta.
• utføre offentlegvurdering og påføre lovheimel og korrekt tilgangskode i sak.

Sakshandsamar skal melde til arkivtenesta når eigne saker skal avsluttast. Før avslutning må alle dokumenta vere avskrivne. Dersom sakshandsamar ønskjer å opne ei avslutta sak skal ein kontakte arkivtenesta.

2. Journalføring og ekspedering av eigenproduserte saksdokument

Sakshandsamar skal journalføre eigne utgåande brev, faks, interne notat og utgreiingar. Saksbehandlar skal avskrive inngåande brev ved å bruka ”Svar-på”-knappen i WinSak.
Framgangsmåte for dei ulike funksjonane i Winsak skal følgjast.
Sakshandsamar skal også

• føre på mottakarar og kopimottakarar
• føre på dokumenttype
• utføre offentlegvurdering og påføre lovheimel og korrekt tilgangskode. Dersom ein er usikker på offentlegvurdering skal ein ta kontakt med avdelingsleiar

Inntil dokumentet er klart for utskriving og ekspedering skal journalposten ha status K (konsept). Når dokumentet er ferdig til utskriving og ekspedering skal det markerast som ferdigstilt med status F.

Sakshandsamar skriv sjølv ut brevet, underteiknar og sender det til postlegging. Det skal takast to kopiar av utgåande brev og faks - eit til arkiv og eit til kopibok.

3. Utgåande e-post

Sakshandsamar skriv og adresserer utgåande e-post.
(Sjekk med funksjonalitet i systemet for korleis rutinane skal sjå ut)

4. Interne dokument og notat

Internpost skal handsamast som ekstern post. For korrespondanse mellom avdelingar/seksjonar som er knytt til systemet nyttar ein dokumenttypane X og N. Det skal skrivast ut ein kopi til arkivet.

Er den eine avdelinga/seksjonen ikkje knytt opp mot systemet, nyttar ein dokumenttypane U og I som for ekstern korrespondanse. Sakshandsamar skriv sjølv ut notatet, underteiknar og sender det til postlegging. Det skal takast to kopiar - ein til arkiv og ein til kopibok.

5. Manuelle journalar og fagsystem

Arkivtenesta på avdelinga fører utgåande post i manuelle journalar.

Sakshandsamar fører utgåande post i fagsystem.

Originaldokument som vert journalført i fagsystem og manuelle journal skal leverast til arkivtenesta med ein kopi til kopiboka og ein til arkivet.
Når ei sak er ferdig handsama i det papirbaserte arkivet skal dokumenta sendast til arkivet for arkivlegging. Arkivtenesta skal kontrollere at alle saksdokument som høyrer til saka er med. Før arkivlegging skal mappa reinskast, dvs. at binders, kladdar, notat og liknande vert fjerna

6. Kvalitetssikring av journalen

Arkivtenesta skal føre kontroll med at alle saksdokument er journalførte og knytte til rett sak i sak-/arkivsystemet og dei samme dokumenta finst i det fysiske arkivet. Arkivtenesta har ansvaret for kvalitetssikring av arkivfunksjonar som er utført av saksbehandlarar og leiarar.

Arkivtenesta skal dagleg søke fram fram alle saksdokument i Winsak med status F og S (e-post) og kontrollere og rette alle registrerte journal- og arkivopplysningar. Dette inneber å sikre

• at offentlegvurdering er gjennomført, og naudsynt skjerming av avsendar/mottakar, arkivkodar, saksnummer, tittel og saksinnhald er gjort.
• at arkivkode og sakstittel er dekkande når ny sak er oppretta
• at saka er knytt til rett arkivdel
• at journalposten er knytt til rett sak
• at rett arkivkode er sett på saka

Arkivtenesta skal samstunds kontrollere journalopplysningane i Winsak mot den tilsendte kopi av det utgåande brevet og deretter legge dette i arkiv og kopibok. Dersom saksdokumentet er sendt som epost skriv arkivtenesta sjølv ut og arkiverer dokumentet.

Når dette er utført skal journalpoststatus endrast til J. Dette vil legge journalpostane ut på offentleg journal.

Arkivtenesta skal også med jamne mellomrom utføre søk på saksdokument med status K (Konsept) for å sikre at sakshandsamar utfører sin del av prosesstyringa. Arkivtenesta skal gje tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkommande har mange Konsept.

Arkivtenesta skal også med jamne mellomrom utføre søk på saker med status R for å kvalitetssikre det arbeide sakshandsamar utfører med oppretting av saker. Arkivtenesta skal gje tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkommande har mange reserverte saker eller slette desse dersom dei er tomme.