Inngåande post

1. Mottak av post – brev, telefaks og e-post

Sakspost til Lindås kommune sentralt vert levert til dokumentsenteret

Eindel sakspost til ytre einingar (skular, barnehagar, omsorgsinstitusjonar o.l.) blir levert direkte der. Saksposten blir henta inn til dokumentsenteret av internt postbud

Telefaks og elektronisk post (e-post) skal handsamast som vanleg post. Inngåande e-post sendt til til Postmottak - tar Dokumentsenteret seg av

Sakshandsamar er ansvarleg for registrering av personleg adressert e-post. Kjem telefaks direkte til sakshandsamar skal den straks leverast arkivtenesta for registrering. Telefaks og e-post som er saksdokument skal skrivast ut på godkjent papir.

Medarbeidarar som mottek personleg adressert post som syner seg å vera til administrasjonen, skal straks levera denne til arkivtenesta for registrering.

Personleg adressert post - dvs. når personnamn er nemnd før namnet til den kommunale eininga - skal leverast uopna til rette vedkomande dersom ikkje arkivtenesta har fått fullmakt til å opna posten.

2. Opning, sortering og arkivavgrensing

Posten skal opnast av arkivtenesta i lukka rom. Ved opning av verdipost skal det vera to tilsette tilstades.

Arkivuverdig (informasjonspost) post skal skiljast ut frå arkivverdig post (sakspost).

Som informasjonspost reknar vi trykksaker, offentlege publikasjonar, rundskriv, utskrifter og kopiar frå andre organ og anna mangfaldiggjort materiale som ikkje fører til saksbehandling. Informasjonsposten skal ikkje journalførast eller leggjast i arkivet, men setjast i eigen perm eller skannast og fordelast på mail eller intranett.

Som arkivverdig post reknar vi post som blir gjenstand for sakshandsaming (sakdokument etter offentlighetslova) og anna post som inneheld vesentleg dokumentasjon i ei sak. Saksposten går til stempling og journalføring.

Klientpost, pasientpost, post som vert ført i andre journalar, og post som skal journalførast i ytre einingar skal leggast i eigne hyller for vidarefordeling og journalføring

Rekningar, lønsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om rekneskap blir datostempla, og går deretter dirrekte til rette vedkomande utan journalføring

3. Stempling

Saksdokumenta blir stempla med journalstempel med rubrikkar for mottaksdato, K-kode eller objektkode, arkivsaksnummer, løpenummer, saksbehandlar og evt. heimel for unntatt offentlegheit.

Arkivtenesta er ansvarleg for gjennomføringa av desse oppgåvene:

Før registrering av posten bør følgjande vere avklart:

• Saksbehandlar
• Offentlegheitsvurdering og avgjerd om lovheimel for unntatt offentlegheit
• Kopi til annan saksbehandlar eller avdeling
• Feilsendt og eventuelt vidaresending.

Rubrikkane i journalstempelet må vere fylt ut før skanninga.

4. Skanning

Når posten er sortert og stempla skal arkivverdige dokument skannast umiddelbart.
Framgangsmåte for skanning frå leverandøren skal følgjast.

Arkivtenesta kontrollerer følgjande:

• at alle mottekne dokument er skanna og arkivert
• at alle sider er komne med i kvart dokument
• at skanninga er kvalitetsmessig god nok

5. Journalføring

Arkivtenesta er ansvarleg for journalføring av den skanna posten og at dei skanna dokumenta vert knytt til sak. Arkivtenesta skal også journalføre arkivverdig e-post innkomen til Postmottaket og faks sendt til Postmottaket.

Dersom journalpostane er det første i ei sak skal arkivtenesta opprette sak. Framgangsmåte for å lage ny sak i systemet skal følgjast. Arkivtenesta fordeler saka til avdeling og saksfordelar.

Arkivtenesta fordeler dokumenta til rett avdeling og sakshandsamar dersom denne er kjend. Arkivtenesta eller sakshandsamar er ansvarleg for vidarefordeling til eventuelle kopimottakarar.

Arkivtenesta fører på tilgangskoden og ser til at naudsynte journalpostar er skjerma. Når alle journalopplysningane er kontrollert skal journalposten få dokumentstatus J (Journalført av arkivet).

Arkivtenesta arkiverer papirversjonane av dokumenta når dei er registrert og fordelt i systemet.

Når sakshandsamar mottar e-post direkte til si adresse pliktar han å vurdere om det er arkivverdig post som må journalførast. Dersom e-post er arkivverdig er vedkommande sakshandsamar ansvarleg for å journalføre e-post. Rettleiing for journalføring av e-post i systemet skal følgjast. (jfr eigen rutine for e-post registrering)

Dersom faks vert sendt direkte til sakshandsamar eller avdelinga skal denne vidaresendast Arkivtenesta for journalføring.

5. Journalføring av klientpost - barnevern

Klientpost blir registrert av barnevernstenesta inn i klientprogram for barnevern.

6. Journalføring av klientpost - sosial

Klientpost blir registrert av sosialtenesta - NAV - inn i klientprogram for sosial,

7. Postfordeling

Avdelingsleiar eller andre med tilsvarande mynde har ansvaret for dagleg gjennomgang av motteken post i det elektroniske arkivet. Vedkomande skal

• kontrollere at saksopplysningar og journalopplysningar er rette
• kontrollere offentlegvurdering og skjerming

Sakshandsamar skal kontrollere

• at saksdokumenta er knytt til rett sak
• at saka har rett klassering
• offentlegvurdering og skjerming av sak og journalpost.

Eventuelle rettingar i journalen skal meldast til arkivtenesta