|
Offentlige organer har arkivplikt, og arkivene skal være ordnet og innrettet slik at de er tilgjengelige som kilder for innsyn og forskning i samtid og ettertid. Kassasjon av arkivdokumenter kan bare skje i samsvar med regler som er godkjent av Riksarkivaren eller den han har gitt fullmakt. Arkivmateriale som går ut av bruk skal som hovedregel etter en viss tid overføres til bortsettingsarkivet i kommunen. Skolens arkiv er etter 01.08.2008 elektronisk arkiv, og skal periodiseres/avleveres i hht. regler for dette. Deler av elevmapper vil frem til 2015 fortsatt være arkivert i papir.
- Vitnemålsprotokoller og klassedagbøker (fraværsprotokoll) skal skrives ut på papir og avleveres til kommunens bortsettingsarkiv. Skolens navn, hva slags protokoll det er og ytterår skal stå på protokollens tittelark.
- Sensitive elevarkiv - elevmapper, skal avleveres til depot hos IKAVA 10 år etter at eleven har gått ut av skolen. Avleveringen gjelder også elektonisk arkiv.
- Elevmapper skal legges i arkivbokser i alfabetisk orden, eventuelt etter fødselsdato hvis det er brukt. Hver arkivboks skal merkes med navnet på kommunen, navnet på skolen, ”elevarkiv”, ytterårene for arkivtilfanget, fra/til-oversikt over forbokstavene til etternavnene på elevmappene og løpenummer til boksen. Det skal også følge med lister over det avleverte materialet. Listene skal inneholde oversikt over alle elevmappene med fødselsdato og nummer på boksen mappen ligger i.
|
|