|
Grunnskolearkivet i Lindesnes kommune skal ha følgende arkivserier arkivert på papir. Møtebøker inneholder referater (protokoller) fra møter i styre, råd og utvalg. I grunnskolen vil det blant annet gjelde SU, FAU og elevrådet. Referatene må være utformet slik at de inneholder den informasjonen som er nødvendig for å tolke vedtakene som er gjort. Det er ikke tillatt å produsere møtebøker ved å lime inn referater på løse ark i protokoller. Møtebøker i løsbladsystem skal bindes inn på godkjent måte før bortsetting. Karakterutskrifter, vitnemål, klasselister og klassedagbøker: disse skrives ut og arkiveres i papirformat. De nedenforstående arkivseriene blir fra 01.08.08 lagret elektronisk i kommunens sak-/arkivsystem ePhorte. Saksarkivet inneholder generelle saker som er behandlet ved skolen, og er ordnet etter arkivnøkkelen som er i bruk i kommunen (K-koder). Egenproduserte rundskriv hører inn under saksarkivet.Her arkiveres egne rundskriv med dokumentasjonsverdi som sendes elever, foresatte m.fl. Elevarkivet i Lindesnes kommune inneholder saksdokumenter som er ordnet etter fødselsnummer. Spesialarkiver som inneholder personsensitive opplysninger er underlagt bestemmelsene i Personopplysningsloven. Ved en skole kommer alle elevarkivene inn under denne kategorien. Når det gjelder personalarkivet, skal alle originale dokumenter med følger for ansettelses-, lønns- og pensjonsforhold arkiveres elektronisk i det sentrale saks og arkiveringssystemet i kommunen. Andre dokumenter som gjelder den daglige forvaltningen, kan man ha i et personalarkiv på skolen. Kommunens saksarkiv er ephorte. Ingenting skal arkiveres på papir, og det er derfor viktig for ettertiden at dokumenter blir skrevet/skannet inn i ephorte. Dette gjelder både elevmapper og generell saksbehandling/korrespondanse. Elevmapper knyttet til hver enkelt elev – ekstra sensitive (EX)
- Tras skjema og skjema overgang barnehage/skole
- Opplysninger om barnet, navn på foresatte, telefonnr, lege osv. (spares følge IKAVA)
- Innmelding/flyttemelding (åpen mappe eller skjermet mappe ?)
- Elevvurderinger
- IOP/TOP og halvårsrapport
- Melding om fare for nedsatt karakter
- Diverse bekymringsmeldinger
- Enkeltvedtak
- Fritak fra karakter i enkelte fag
- Melding om skade (Skjema fylles ut og sendes til post/arkiv – AGB saksbehandler)
- Mail/sms frem og tilbake mellom skole og hjem. Må vurderes. Oppfølging av elever som går via mail skal i ePhorte.
Elevmapper knyttet til hver enkelt elev – ”åpen mappe” (E)
- Søknad om fri (mer enn en uke) og fri utover 14 dager. Ungdomsskolen har det som følgende: Alt utover 2 dager skal inn i ePhorte og rektor skal godkjenne. Inntil 2 dager står i meldingsboken og den enkelte lærer kan gi fri.
Felles saksmappe for hvert klassetrinn eller saksmappe pr. tema
- Halvårs-/årsplaner (gjelder fagplaner)
- Referat fra foreldremøter (felles)
- Turinfo. Vurderes.
- Annen korrespondanse om klassen/trinnet. Vurderes.
Felles saksmappe for hele skolen
- Ordensreglement
- Velkommen til skoleåret, ”Slik gjør vi det” – egenproduserte rundskriv
- Lus (infoskriv om lus)
- Idrettsdag, tema uke osv.
- Klassedagbøker (papir?)
Andre saksmapper
- Foreldreutvalget (innkalling/referater)
- Elevråd (innkalling/referater)
- Samarbeidsutvalg (innkalling/referater)
|