Innsyn

Innsyn i journal

Alle kan krevje innsyn i kommunen sine saksdokument, journalar og liknande register jf. offentleglova § 3
Begjæring om innsyn kan skje elektronisk, pr telefon eller brev. Arkivtenesta gir publikum innsyn i arkiv i samsvar med reglane i offentleglova (offentleg innsyn) og forvaltningslova (partsinnsyn). I enkelte saker må sakshandsamar og eventuelt rådmann uttale seg før innsyn vert gjeve. Arkivtenesta sender dokumenta elektronisk dersom ikkje anna er avtalt.

Eit innsynskrav skal avgjerast utan ugrunna opphald. Dersom den som har kravd innsyn ikkje har fått svar innan fem arbeidsdagar etter at kommunen mottok kravet, skal dette reknast som eit avslag som kan påklagast.

Avslag på innsynskrav skal vere skriftleg jf. offentleglova § 31. Det skal visast til den føresegna som gjev grunnlag for avslaget, og kva ledd, bokstav eller nummer i føresegna som er brukt. Det skal opplysast om klagerett og klagefrist, som er tre veker frå avslaget vart motteke. Klage på avslag om innsyn skal journalførast i sak/arkivsystemet.

Meirinnsyn
Når det er høve til å gjere unntak frå innsyn, skal kommunen likevel vurdere å gi heilt eller delvis innsyn. Kommunen bør gje innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn bevhovet for unntak.

Partsinnsyn

Partane sin adgang til å gjere seg kjend med dokumenta i ei sak.
Sjå Forvaltningslova kapittel IV

Innsyn i avlevert materiale

Sjølv om arkivmateriale er avlevert til Fylkesarkivet, er det kommunen som framleis eig det. Alle førespurnader om innsyn skal gå gjennom kommunen. Kommunen skal gje Fylkesarkivet tilstrekkeleg opplysningar til at ein rask gjenfinning av arkivmaterialet vert sikra. Fylkesarkivet sender tilbake mapper med rekommandert post, slik at kommunen kan vurdere innsynskravet. Arkivtenesta skal dokumentere alle typar eksterne førespurnader om partsinnsyn i arkivet.

Innsyn i avlevert personregistermateriale

Ein registrert person har, med visse unntak,  rett til å få innsyn i kva slags opplysingar som blir handsama om seg sjølv. Dersom en tidligare klient eller elev ynskjer partsinnsyn i personregistermateriale som er avlevert til Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane, skal vedkommande ta kontakt med sentralarkivet i kommunen. Arkivleiar tek vidare kontakt med Fylkesarkivet, som sender mappa der dei aktuelle dokumenta ligg. Etter at personen har fått innsyn, vert mappa sendt tilbake til Fylkesarkivet.

Eventuelle avslag om innsyn blir primært eit forhold som må avklarast mellom vedkomande person, sakshandsamar i kommunen og Datatilsynet.