- Halde fristar for forfall av restansar, og sende ut førebels svar dersom sakshandsaminga tek meir enn 3 veker.
- Alle mottekne journalpostar skal avskrivast, enten med svarbrev eller kode.
- Ha ansvar for at arkivverdige e-postar, sms og andre meldingar dei får tilsendt vert vidaresendt fortløpande til postmottak for registrering. (Send heller over for mykje enn for lite.). Saksdokument skal journalførast før sakshandsaming kan starte.
- All sakshandsaming skal skje i kommunen sitt sak-/arkivsystem eller fagsystem. Ingen saksdokument skal lagrast i personlege filer eller mapper.
- Utføre offentlegvurdering og skjerme opplysningar i journalen som er unnateke offentlegheit.
- Når sakshandsamar produserar eit dokument i ein arkivdel som er i papir (alle arkivdeler unntatt emnearkivet) skal det alltid leggjast eit eksemplar i arkivmappa.
- Dersom det skal vere vedlegg som ikkje er i word-format til eit utgåande brev, skal desse leverast til serviceekspedisjonen for skanning
- Vedlegg i word-format skal produserast i ESA (vedleggsmal VED – tomt word dokument)
- Sakshandsamar har sjølv ansvaret for ekspedering av utgående brev. I eit fullelektronisk arkiv er det avgjerande at statuskodar for dokument, journalpostar og saker vert nytta korrekt, men rutinene gjeld både elektroniske arkiv og papirarkiv – på sikt vil alle arkiv bli elektroniske.
Avslutting av saker:
Når ei sak er ferdighandsama, dvs at du ikkje skal gjere noko meir med saka og du ikkje forventar fleire brev i saka, set du status på saka til F, og så lagre.
Arkivet kan opne saka igjen dersom det skulle vise seg å vere nødvendig. Fråvær/avslutning av tilsetjingsforhold
- Sakshandsamar må sikre at motteken e-post kan handsamast også ved fråvær over lengre tid.
- Før ein tilsett sluttar skal vedkommande informere leiar om aktive saker, slik at desse blir overført til annan sakshandsamar
|
|