Periodisering av objektordnede arkivdeler (personalarkiv, klientmapper, eiendom og andre typer objektmapper)Se kapittel 2.8.3 i Riksarkivarens Veiledning i periodisering av offentlige arkiver (2006). Med objektordnede arkivdeler menes de deler av arkivet som er ordnet etter objekter (personer, klienter, eiendommer og andre typer objekter). I en objektmappe kan det være arkivert dokumenter som tilhører forskjellige emner, men som det allikevel er mest tjenlig å arkivere samlet. Denne typen materiale kan noen ganger være mindre godt egnet for å periodisere på vanlig måte. Personalmapper ønsker man å ha lett tilgjengelig så lenge ansettelsesforholdet varer. Det samme gjelder klientmapper, som bør være for hånden så lenge klientforholdet er aktuelt. I mange tilfeller vil noen av disse forholdene vare langt utover en vanlig arkivperiode, samtidig som andre igjen blir uaktuelle etter forholdsvis kort tid. For at periodiseringen skal være mest mulig ryddig, kan det allikevel være lurt å periodisere de objektordnede arkivdelene samtidig med resten av arkivet. En praktisk løsning vil da være å sette bort de mappene som er blitt uaktuelle i løpet av perioden og la resten gå videre. Ved starten av en periode kan man opprette en arkivdel for uaktuelle objektmapper. Denne arkivdelen blir tildelt status U. Etter hvert som objekter blir uaktuelle, overføres de til arkivdelen som har status U. Her vil mappene være sperret for vanlig registrering. Man kan velge å overføre ett og ett objekt, eller man kan gjøre en samlet overføring av for eksempel alle objekter som er blitt uaktuelle i løpet av et år. Når den alminnelige perioden så er over, endrer man status på arkivdelen med uaktuelle objekter til B (bortsatt) og registrerer avslutningsdato. Deretter begynner man på nytt med en ny arkivdel med status U. Her finnes det også andre rutiner man kan følge, jfr. Noark-4, kapittel 12.3. ff. En alternativ metode er å overføre alle uaktuelle objekter til en arkivdel med status B når perioden avsluttes. I kommunal sektor er det vanlig å periodisere og avlevere klientmapper hvert 10. år etter at de er ute av aktiv bruk. Grunnen er at man slik sørger for å oppfylle pålegg om informasjonssikkerhet i lov av 14.04.2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger. Det finnes flere typer objektordnede arkivdeler hvor det kan være fornuftig å benytte 10 års perioder, for eksempel personalmapper og elevmapper. Det må dokumenteres i virksomhetens arkivplan hvilke periodiseringsprinsipper som benyttes på de forskjellige arkivseriene. Eksempel fra et personalarkiv: Arkivet gjennomgås og avsluttede saker settes bort samtidig med at sakarkivet periodiseres, eller de skilles ut fortløpende ettersom de blir uaktuelle for så å settes bort når perioden er over. Personalmapper som ikke lenger er aktive, ryddes, ordnes og settes bort i bortsettingsarkiv. De bortsatte mappene ordnes etter fødselsnummer eller alfabetisk. Det noteres på utsiden av mappen når vedkommende sluttet. Når bortsettingsarkivet for personalmapper inneholder mapper for personer som har sluttet for eksempel i løpet av en 10-års-periode og ingen av disse lenger er i administrativ bruk (for eksempel 25 år siden siste person sluttet), kan arkivserien avleveres til arkivdepot. |