|
Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter i Elements
- Systemansvarlige i Servicetorget/stabsavdelingen har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.
Ajourhold av brukerrettigheter
- Systemansvarlige har ansvar for at brukerrettighetene blir kontinuerlig ajourholdt
Etatssjefer/avdelingsledere har ansvar for at systemansvarlige blir informert om:
- Tildeling av brukerrettigheter til nye personer i sak/arkivsystemet
- Personer som ikke lengre skal ha brukerrettigheter i sak/arkivsystemet
- Endring av en persons brukerrettigheter i sak/arkivsystemet
- Dette skal gjøres:
- Ved ny tilsetting,
- Ved endring i stilling som fører til endring av rettigheter i sak/arkivsystemet
- Når ansatte slutter
Meldingen skal inneholde:
- Den ansattes fulle navn og stillingstittel
- Dato for endring av brukerrettigheter/ oppretting av ny bruker/ stopp av brukerrettigheter,
- Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den tilsatte skal ha, eller evt. stopp av tilganger
- Spesifisering av den enkeltes roller, evt. klarering for tilgangskoder
Meldingen skal sendes pr. epost til Karlsøy kommunes postmottak og merkes til
systemansvarlig elements: postmottak@balsfjord.kommune.no.
Ajourhold av brukerrettigheter i sak/arkivsystemet er grunnleggende for sikkerheten i systemet, og for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie.
Tildeling av brukerrettigheter er derfor lederen sitt ansvar. Systemansvar for Elements ligger hos arkivansvarlig og arkivarer. Systemansvarlig har rettigheter til:
- autorisasjon av alle brukeres registreringsrettigheter, tilgangskoder og medlemskap i tilgangsgrupper
- vedlikehold av den administrative strukturen i systemet
- oppdateringsansvar for arkivstruktur og arkivfaglig grunnregister
- alle system- og driftsfunksjoner
Opplæringsansvaret ligger hos arkivleder. |