|
Kommunale vigsler – arkivering av dokumentasjon Fra 01.01.2018 overtok kommunene ansvaret for borgerlige vigsler, og dermed og ansvaret for å føre vigselbok. Vi gjør dette på følgende måte: Det opprettes en sak for hver vigsel i Elements. Sakstittel skal være Kommunal vigsel – NN og NN. Brudeparets navn skjermes. Vi bruker arkivkode C84 og saken tilhører arkivdel sentralarkiv. Dokumenter som skal arkiveres i saken: - Prøvingsattest: som inngående med tittel «Prøvingsattest NN og NN»
- Denne skal ikke stemples før skanning. Etter skanning skal original leveres til ansvarlig for vigsel
- Utfylt og signert vigselsbok – som X-notat med tittel «Vigselsbok – vigsel (dato)»
- Denne skal ikke stemples før skanning. Original skal oppbevares i egen boks på postmottak
- Vigselsboka skal signeres under seremonien av brudeparet, to vitne og den som vigsler. Brudeparet får med seg en bekreftet kopi som er «Midlertidig vigselsattest»
- Oversendelsesbrev for utsendelse av bekreftet kopi av vigselsbok til folkeregistermyndigheten – utgående med tittel «Oversendelse av vigselsbok for NN og NN (vigselsdato)» - Eventuell korrespondanse mellom brudeparet og kommunen angående vielsen – som X-notat Det er aktuell vigsler som har ansvar for å sende inn bekreftet kopi av vigselsbok til folkeregisterenheten innen fristen – senest 3 dager etter vigsel Saken og alle dokument skal unntas offentlighet med tilgangskode U (offl § 13, jf fvl § 13). Navn på brudepar i tittel, samt mottaker (brudeparet) skal skjermes. |