|
Skriveregler og rutiner ved journalføring – Karlsøy kommune Karlsøy kommune må bestrebe seg på felles og ensartede skriveregler for saks- og dokumentbeskrivelse i kommunens elektroniske arkivsystem. Dette sikrer en enkel, hurtig og nøyaktig gjenfinning av dokumenter og saker. En sak i det elektroniske arkivsystemet tilsvarer den fysiske saksmappen i arkivet. Disse, både den manuelle og elektroniske, skal i utgangspunktet være likelydende. En arkivsak i kommunens elektroniske arkivsystem er en samling av alle dokumenter som omhandler samme forhold. En journalpost kan inneholde flere fysiske dokumenter, et hoveddokument og flere vedlegg. Tegnsetting Det skal ikke brukes punktum, komma eller andre tegn i titlene. Vi bruker bindestrek, tankestrek og mellomrom. Unntakene for tegn er / som brukes ved gnr/bnr. Språk i tittelfeltet
- Unngå bruk av anførselstegn, kolon, komma osv. Bruk heller bindestrek.
- Unngå bruk av punktum etter forkortelse, sakstittel eller dokumentbeskrivelse.
- Kun norsk bokmål skal benyttes. Unntak er prosjektnavn, enkelte fremmedspråklige faguttrykk, organisasjonsnavn og lignende som ikke naturlig kan oversettes.
- Det norske alfabetet benyttes uten apostrofer, tødler osv. (Eks. renomè = renome og Mine`s = Mines) Unntak her er personnavn eller adresser på avsender/mottaker.
- Prøv å unngå forkortelser som for eksempel: vedr., ang., o.l.
- Vi skriver ikke titler i bare versaler
Navn skrives slik det opprinnelig skrives av avsender/mottaker. Datoer i tittelfeltet Enkel datobeskrivelse: ddmmåå – eks. 170515 Unntak er datoer for forskrifter og lover – eks. Lov av 17. mai 2015 nr xx om.. Fødselsdato: ddmmåå Datointervall: ddmmåå – ddmmåå – eks. 170515 – 190515 Årsintervall: åååå – åååå – eks. 2012 – 2013 Fødselsnummer: ddmmååxxxxx Sak En sak er en samling av alle dokumenter som omhandler samme forhold. Det er bare de ansatte på arkivet som kan opprette nye saker. Sakstittel: Sakstittelen skal være en dekkende beskrivelse av hele saken (alle sakens dokumenter). Den skal gi mening og skille saken fra andre saker. Det er viktig at en ved journalføring tenker på hvilke opplysninger det kan være aktuelt å søke på senere, slik at gjenfinning forenkles Som regel skrives objektets navn først, deretter hva saken gjelder. Eksempler: Standardiserte sakstitler på enkelte saker: Ansettelsessaker: Sakstittel: Ansettelse % Stilling ved Etat/avdeling – frist ddmmåå Eksempler - Ansettelse 100% Biblioteksjef, Stab – frist 310718 - Ansettelse 50% sykepleier, hjemmetjenesten – frist 010101 Arkivdel: Sentralarkivet Arkivkode: 411 – faste stillinger 412 – midlertidige stillinger 416 - vikarer Borgerlig vigsel: Sakstittel: kommunal vigsel – NN og NN Arkivdel: sentralarkiv Arkivkode: C84 Byggesaker: Sakstittel: type søknad - tiltakets art – gbnr Eksempler - Søknad om tillatelse til tiltak – oppføring av enebolig -gbnr. X/X Stedsangivelse - Søknad om rammetillatelse – oppføring av enebolig – gbnr X/X Stedsangivelse - Søknad om tillatelse til tiltak uten ansvarsrett – oppføring av furtebu – gbnr. X/X Stedsangivelse - Søknad om deling – naust – gbnr X/X Stedsangivelse - Meglerpakke – gbnr. X7X Stedsangivelse Arkivdel: byggesaksarkiv Mappetype: byggesak Arkivkode: gbnr Elevmapper: Sakstittel: Elevmappe – etternavn, fornavn Arkivdel: ELEV Arkivkode: fnr Tilgangskode: E (offentlighetsloven § 13 jfr Fvl § 13 nr 1) Personalmapper: Sakstittel: Personalmappe - etternavn, fornavn Arkivdel: personal Arkivkode: fnr Tilgangskode: P (offentlighetsloven § 13 jfr Fvl § 13 nr 1) Reguleringsplan: Sakstittel: Reguleringsplan gnr/bnr – Navn (eller evt. område) Arkivdel: sentralarkiv Klassering: L12 Mappetype: plansak Journalpost: Journaltittel/innholdsfelt: Journaltittelen skal være en dekkende beskrivelse av det enkelte dokumentet. Det er viktig å presisere type dokument (f.eks. vedtak om, høring, høringsuttalelse, søknad om, innvilget/avslått søknad osv.), og hva det spesielle dokumentet egentlig omhandler. NB! Lengden på overskriften må begrenses. Eks: Arbeidsavtale 100 % pedagogisk leder ved Gamnes barnehage. Eks: Søknad om tillatelse i ett trinn for oppføring av garasje på 45/12 Skriv essensen (hva de ønsker å oppnå med brevet) i dokumentet først, og fyll deretter på med ytterligere informasjon. Eks: Innspill til reguleringsplan Slettmo boligfelt Dette for å lette gjennomlesingen av oppsøkte lister og forstå hvilket dokument som ligger bak registreringen. Forkortelser for betegnelser av dokumenter skal ikke forekomme. Det fulle navnet på dokumentet må skrives, eks: IOP – Individuell opplæringsplan. Hensikten med ovenstående er at du senere lett skal kunne søke opp og identifisere dokument ved kun å lese tittelen i listene/journalføringene du søker opp. Importert epost fra Outlook til Elements må rettes opp i tittelfelt og korrekturleses. Det skal f.eks. ikke bli stående: «vs:svar på spørsmål» o.l. i tittelfeltet. Standardiserte journalposttitler: Oppsigelse av 100 % stilling som …. Ved avdeling. Benyttes konsekvent. Uavhengig om kommunen sier opp eller ansatt sier opp. Bekreftelse på oppsigelse av stilling ved enhet. Tittel brukes konsekvent ved bekreftelse på oppsigelsen. Avsender/mottaker: Forkortelser skal ikke brukes. Firmanavn: fullstendig navn – ikke kun forkortelser. Har avsender/mottaker en godt innarbeidet forkortelse, føres dette på sammen med det fulle navnet. Eks: KLP – Kommunal Landspensjonskasse Personnavn: Fornavn Etternavn Institusjoner: Fullstendig navn Advokater: Advokat Fornavn Etternavn Advokatfirma: Advokatfirmaet Fullt Navn Fylkesmann: Hele navnet og avdeling Departement: Ikke skriv Det kongelige før departement-navnet. Skriv kun Arbeids- og inkluderingsdepartementet Adressefelt: Postboksadresse brukes konsekvent hvis finnes. Gateadresse brukes kun hvis postboks er ukjent. Vi benytter formen Postboks , ikke forkortelser. Interne mottakere: Skriv enheten på firmanavn-linjen, og v/navn på adressefeltet. Eks: Barneverntjenesten, Balsfjord kommune Epost importert fra Outlook: Husk å rette opp avsender/mottaker. epost adresse skal kun stå på epostadresse, navn/firma på avsender/mottaker. |