|
Saksmapper for barnehagebarn finnes både elektronisk og som papirarkiv. Når det er søkt om barnehageplass for et barn opprettes en sak i elements med eget saksnummer. Når barnet er tildelt plass i en barnehage, oppretter barnehagen en saksmappe til sitt papirarkiv. Saks- og arkivsystemet Elements – elektronisk arkiv Sakstittel: Saksnummer, barnehagebarn - barnets fornavn og etternavn, eks: " Barnehagebarn – Kim Pekka" og fødselsnummer. Saksmappen unntas offentlighet med graderingskode og navnet skjermes i sakstittelen. Klasseringskoden skjermes ved å hake av uoff. Arkivdel: BHAGE Klassering: Fødselsnummer (uten mellomrom) Graderingskode: Alle journalpostene skal unntas offentligheten og om barnets navn/fødselsnummer fremkommer i journalposten skal disse også skjermes. Styrer i den aktuelle barnehage, virksomhetsleder for barnehager og kommunalleder for kultur og oppvekst skal ha tilgang til saken. Barnehage - papirarkiv Sakstittel: Barnets navn og fødselsnummer Periode: Gjelder til vedkommende barn begynner på skolen, evt. slutter i barnehagen. Saken avsluttes etter dette og går til rådhusets fjernarkiv. Foreldre får kopi av dokumentene dersom de ber om det. Saksmappa kan inneholde følgende: · Søknad fra foreldre samt evt. med tilråding og uttalelser fra bh/ PPT (standard søkeskjema) · IUP (individuell utviklingsplan med foreldrenes påtegning) · Sak jfr. rutiner · Svar til foreldre – kopi barnehage og evt. PPT · Korrespondanse (inkl. forhåndsvarsel, samtykke osv.) · Rapporter · Henvisninger · Sakkyndige vurderinger · Spesialpedagogiske tiltak |