Personalarkiv

FORSLAG - UTKAST

Rutiner for fullelektronisk personalarkiv

Egen arkivdel kalt personal (pers)

Alle skal ha personalmappe, også vikarer. Arbeidsavtalen er grunnlaget for opprettelse av en personalmappe. Oppdragstakere skal ikke ha personalmappe.

Hver ansatt får egen personalmappe i sak- og arkivsystemet.

Primærklassering er etter K-kode. Sekundærklassering er etter navn, sortert alfabetisk etter etternavn.

Tilgangsstyring

Personalmapper vil kunne inneholde opplysninger som den enkelte anser som høyst personlig informasjon, og som også er sensitive opplysninger etter personopplysningsloven. Dette betyr at innholdet kun skal være tilgjengelig for en meget begrenset krets av personer, og beskyttes mot uautorisert innsyn. Bare personer med tjenstlig behov for opplysningene skal ha tilgang. Uavhengig av om slike mapper lagres i et fysisk eller elektronisk format må det derfor sørges for god informasjonssikkerhet.

( Ikke innført - pr i dag har stabsleder, lønn og personal tilgang til alle personalmapper, leder med personalansvar har tilgang til ansatte i egen enhet.

Egne tilgangskoder som kun brukes i personalarkiv, P, P1 og P2

P = ordinær skjerming

P1 = færre har tilgang, f.eks. rådmann, leder og arkivpersonalet

P2 = Kun rådmann og arkivleder har tilgang. Rådmann gir tilgang etter behov.

Streng tilgangsstyring – tjenstlig nødvendig tilganger (arkiv, lønn og HR har tilgang til alle ansatte i kommunen) Bare ansatte på arkivet har tilgang til å journalføre personaldokumenter. Dokumenter med tilgangskode P2 journalføres av arkivleder/arkivansvarlig.)

Arkivdel pers publiseres ikke.

Dokumenter som må ligge i personalmappe:

• Arbeidsavtaler
• Taushetserklæring
• Eventuelle andre avtaler
• Kunngjøringsteksten ved ansettelse (Y dokument)
• Søknad på stilling med vedlegg (vitnemål og attester)
• Andre attester/kursbevis
• Oppsigelse
• Svar på oppsigelse
• Sluttattest
• Lønnsmessige forhold feks resultat av lønnsforhandlinger
• Endringer i stillingsforhold
• Korrespondanse med pensjonskasse
• Korrespondanse med NAV
• Hederstegn

Når det gjelder politiattest, så legges det inn en merknad om at politiattest er levert. Denne skal etter det makuleres eller leveres tilbake til den ansatte.

Innsynsretten

Det kan finnes opplysninger i personalmappen som arbeidstaker mener ikke burde ligge der fordi de er feilaktige eller unødvendige. De har i så fall rett til å få vite hvorfor opplysningene er lagret.

Dersom den ansatte mener at arbeidsgiveren arkiverer uriktige, ufullstendige eller unødvendige opplysninger, kan arbeidstakeren kreve at disse rettes eller slettes. Dersom arbeidsgiveren nekter, kan arbeidstakeren kreve en saklig begrunnelse for dette. Retting og sletting av personopplysninger er regulert i personopplysningsloven §§ 27 og 28.

Vanligvis vil du kunne få innsyn ved å henvende deg til nærmeste leder eller til personalavdelingen. Hvis du blir avvist bør du rette en skriftlig henvendelse om innsyn til arbeidsgiveren

Avslutning av ansettelsesforhold

Når en ansatt slutter i en virksomhet skal arbeidsgiveren gjennomgå personalmappen og slette unødvendig informasjon. Arbeidsgiver kan fortsatt lagre opplysninger for eksempel om hvem som har jobbet i virksomheten, hvor lenge og hva de gjorde.

Standardtekster:

Sakstittel:

Personalmappe – NAVN – fødselsdato

K-kode 420 som primærklassering og etternavn som sekundærklassering, må merkes med unntatt offentlighet.

(Tilgangskode P.)

Arkivdel Pers.

Den som har personalansvar skal stå som saksansvarlig på personalmappen.

Journalpost titler:

Arbeidsavtale ved arbeidssted – dato fra/til eller fast - % stilling

Tilbud om stilling ved arbeidssted - tittel – periode

Søknad – type søknad

Svar på søknad – type søknad (avskriver søknaden)

Taushetserklæring

Vitnemål og attester (flyttes/kopieres fra ansettelsessaken)

Oppsigelse

Bekreftelse på mottatt oppsigelse

Sluttattest

Tjenestebevis (lånekassebekreftelser)

Endring i stillingsforhold – type endringer eks .NAV/pensjonskasse

Resultat av lokale lønnsforhandlinger fra dato, det er arbeidsgiver som SKAL sende ut informasjon om dette til den ansatte

Referater og planer i forbindelse med oppfølging av ansatte

• Sykefraværsoppfølging
• Referat av oppfølgingssamtaler og tilrettelegginger
• Dialogsamtaler

Avtale om tjenestetelefon (Denne bør lages som en mal)

Databrukerkontrakt

Personalmappe skal bevares i sin helhet.

Personalsak

Dokumenter som omhandler disiplinære forhold eller advarsler registreres i saksarkivet og tilgangstyres der. Hvis denne type saker ender i oppsigelse må vedtaket om dette flyttes til personalmappen, og oppsigelse opprettes der.