Rutine for innsynsbegjæringer

Hovedregler og hovedhensyn.

Off.l. § 3 = Enhver har rett til å gjøre seg kjent med forvaltningens dokumenter.

Hvem innsynskravet skal rettes til og hvem som avgjør kravet?:

Innsynsbegjæringer som kommunen mottar på kommunens e-post adresse:

e-post@kautokeino.kommune.no, skal

1. ekspederes fortløpende av den som betjener skranken den dagen.
2. videresende til postansvarlig for ekspedering.

Hvis andre enheter/kontorer/saksbehandlere mottar innsynsbegjæringer direkte enten muntlig eller skriftlig eller på annet måte skal de:

1. Ekspederes fortløpende av saksbehandleren. Innsynskravet og avgjørelsen sendes til servicetorget for journalføring og arkivering. Hvis muntlig innsynsbegjæring, skal det fremkomme på svarbrevet at henvendelsen var muntlig.

1. Sendes til servicetorget for journalføring og ekspedering.

Hvis servicetorget er usikker på om dokumentet kan utleveres, skal de konferere med saksbehandleren eller evt. med rådmannen.

Hvilke lov skal vi bruke:

Reglene om hvordan begjæringer om innsyn skal behandles finner man i Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksnemnd (offentlighetsloven) kap. 4 (§§ 28 – 32)

Saker som gjelder begjæring om innsyn i dokumenter etter forvaltningsloven omfattes ikke av reglene om saksbehandling av enkeltvedtak i forvaltningsloven. Dette skyldes at avgjørelsene ikke er å regne som enkeltvedtak.

Innsynskravets form og innhold:

I henhold til offentlighetslovens § 28 kan innsyn kreves skriftlig eller muntlig. Det betyr at det ikke er noe formkrav til hvordan en begjæring om innsyn skal være. Det stilles imidlertid krav til innsynskravets innhold; Kravet må gjelde en bestemt sak eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art.

Saksbehandlingstid:

I henhold til offentlighetslovens § 29 skal kravet om innsyn avgjøres ”uten ugrunnet opphold”. Kurante saker bør normalt avgjøres samme dag eller i alle fall innen 3 virkedager. I unntakstilfeller (spesielle tilfeller) kan saksbehandlingstiden etter omstendighetene være mellom 4 – 6 virkedager.

Dersom en innsynsbegjæring er svært arbeidskrevende kan det i gitte tilfeller være akseptabelt å bruke mer enn 3 dager. En begjæring om innsyn skal imidlertid behandles så raskt som mulig, og det må foreligge en saklig begrunnelse for å fravike lovens utgangspunkt.

Trenger saksbehandleren mer tid – skal det gis beskjed til den som krever innsyn om dette og når vedkommende forventes å få svar.

Dersom den som har krevd innsyn, ikke har fått svar innen 5 arbeidsdager etter at kommunen mottok kravet, skal dette regnes som et avslag som kan påklages, jfr. offentlighetslovens § 32, 2. avsnitt.

Krav til avgjørelsen.

I offentlighetskovens § 29 heter det at det organ som mottar et innsynskrav skal vurdere kravet konkret og selvstendig. Det betyr at organet ikke kan avslå kravet ved å henvise til at andre organer (eks. avsenderorganet) har unntatt dokumentet fra offentlighet, eller fordi organet selv har klassifisert det som unntatt offentlighet ved tidligere anledninger.

I hovedreglene stilles det ikke noe krav til avgjørelsens form og innhold. Avgjørelsen kan altså være både skriftlig og muntlig. Dette gjelder imidlertid KUN de sakene der det blir gitt innsyn i tråd med begjæringen.

Dersom det blir gitt avslag (helt eller delvis) skal avgjørelsen være skriftlig, jf. Off.l. § 31.

Ved avslag skal det i avgjørelsen henvises til de lovbestemmelsene som er grunnlaget for avslaget, og videre til hvilke ledd, hvilke bokstav eller hvilket nummer i bestemmelsen som er brukt.

Dersom grunnlaget for avslaget er lovbestemt taushetsplikt, (jf. Off.l. § 13), så skal det også vises til de relevante særbestemmelsene – i vedkommende lov eller forskrift.

Avslaget skal også opplyse om retten til å klage og om klagefristen (jf. Off.l. § 32 og kap. VI i forvaltningsloven)

Hvordan skal det gis innsyn.

Kommunen fastsetter ut i fra hensyn til forsvarlig saksbehandling hvordan dokument skal gjøres kjent, jf. Off.l. § 30. Det kan kreves papirkopi eller elektronisk kopi av dokumentet.

Kommunen har som praksis å sende elektronisk kopi pr. e-post av de dokumenter som det blir gitt helt innsy i. Det blir sendt kopi pr. faks av de dokumenter som det blir gitt delvis innsyn i (sladdete utgaver).

Innsyn skal være gratis:

Kommunen kan ikke kreve betaling for gjennomføringen av innsynet. I forskrift til offentlighetsloven er det imidlertid åpnet for at organet kan kreve betaling når antallet kopier overstiger 100 ark i A4-format. Jf. § 4 i forskrift for offentlighetsloven.

Journalføring og arkivering av sakens dokumenter.

Inngående og utgående dokumenter knyttet til innsynssaker skal journalføres og arkiveres i tråd med arkivforskriftens bestemmelser. Det framgår av off.l. § 10 og arkivforskriften § 2-6.

Alle innsynsbegjæringer blir journalført på en saksmappe. Det lages ny mappe for hvert år.

Klagebehandling:

Dersom den som har krevd innsyn, ikke har fått svar innen 5 arbeidsdager etter at kommunen mottok kravet, skal dette regnes som et avslag som kan påklages, jfr. Offentlighetslovens § 32, 2. avsnitt.

Den som har fått avslag, kan innen 3 uker fra avslaget var mottatt, kreve nærmere forklaring, jfj. Off. l. § 31.

Ved helt eller delvis avslag kan den som har krevd innsyn klage på avgjørelsen.

Avslag på krav om innsyn skal være skriftlig.

Klageinstansen er Fylkesmannen i Finnmark. Klagen går via kommunen?