Rutine for behandling av personopplysninger i barnehagene

Rutine for behandling av personopplysninger i barnehagen

Formål

Formålet er å etablere et felles regelverk for håndtering av papirbaserte barnemapper i de kommunale barnehagene i Kautokeino, som er innenfor rammene av gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer.

Virkeområde

Retningslinjene gjelder barnemapper som blir behandlet ved den enkelte kommunale barnehage etter lov av 17. juni 2005 (barnehageloven).

Definisjoner

Med barnemappearkiv menes dokumenter som inneholder informasjon om det enkelte barn i barnehagen, og der informasjonen er ordnet alfabetisk etter barnets etternavn i egne papirbaserte barnemapper.

Med barnemappe menes fysiske arkivmapper i barnemappearkivet på det enkelte barn.

All arkivverdig informasjon som skal tas vare på om det enkelte barnehagebarn må være papirbasert. Dokumenter som produseres elektronisk må skrives ut på papir og arkiveres i barnemappen.

Personregistre

Behandling av personopplysninger i barnehagene skal følge reglene i personopplysningsloven. Opplysningene i barnemappene er tilgjengelig for ansatte i barnehagen i den utstrekning som trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning (jf. forvaltningslovens § 13 b, pkt. 3).

Behandlingsansvarlig for barnemappene etter personopplysningslovens § 2 er styrer i den enkelte kommunale barnehage. Opplysninger om håndtering av personopplysninger gis av styrer.

Oppretting av barnemapper

Overordnet prinsipp er at all dokumentasjon om et barn skal arkiveres på ett sted, i barnemappen. I hver barnehage skal det være et felles barnemappearkiv (ikke avdelingsvise arkiv).

Hver barnehage skal opprette barnemappe på alle barn som har vedtak om barnehageplass, og det skal kun opprettes en mappe pr. barn.

Ordningsprinsipp

Hver barnemappe skal opprettes med utgangspunkt i et unikt ordningsprinsipp, der det benyttes alfabetisk inndeling etter barnets etternavn. Navnet på mappen påføres på denne måten: Etternavn, Fornavn. Fødselsdato benyttes for å skille barn med samme for- og etternavn. Personnummer benyttes for å skille barn med samme for- og etternavn, samt fødselsdato.

Innhold i barnemappe

I den fysiske barnemappen skal det ligge følgende dokumenter:

Rødt omslag, dokumenter som skal bevares for ettertiden

• Enkeltvedtak (tilbud) om barnehageplass
• Kontrakt og samtykkeerklæringer
• Henvisning til PPT og andre instanser
• Søknad/halvårsrapport om spesialpedagogisk hjelp
• Individuelle opplæringsplaner/halvårs-rapport (herunder sakkyndig vurdering PPT)
• Referat fra ansvarsgruppemøter
• Referat fra foreldresamtaler og konferanser
• Kopi av bekymringsmelding til barnevernet
• Kartlegging/observasjoner
• Skademeldinger og skaderapportering til forsikringsselskapet
• Individuell plan (kopi av alle)
• Søknad om utsatt eller framskutt skolestart
• Dokumenter/arbeidsdokumenter utformet av personalet ved mistanke om omsorgssvikt eller i saker der sosialtjenesten er involvert.*

(*Etter barnehagelovens § 22 har ansatte i barnehagen – uten at taushetsplikten er til hinder for det, opplysningsplikt til barnevernet når man har grunn til å tro at barnet blir mishandlet i hjemmet eller at det foreligger andre alvorlige former for omsorgssvikt. Etter barnehagelovens § 21 skal barnehagepersonale gi sosialtjenesten bistand i klientsaker. )

Blått omslag, skal bevares i to år etter sluttdato

• Søknad om innsyn i barnemappe (skriftlig søknad)
• Kopi av dokumentasjon fra andre kommuner i forbindelse med skifte av barnehage
• Helseskjema
• Skjema/referat fra oppstartssamtale
• Generelle tillatelser
• Samtykke til overføring av personopplysninger til annen kommune eller annen barnehage i Kautokeino kommune
• Interne notater eller arbeidsdokumenter utformet av personalet, dersom denne dokumentasjonen har, eller kan få, betydning for det tilbudet barnet får i barnehagen.
• Arbeidsdokumenter
• Kopier av dokumenter som er til orientering for barnehagen

Journalføring av dokumenter i barnemappe

I arkivforskriftens § 2-6 er det gitt bestemmelser om at i sak- og arkivsystemet skal ethvert offentlig organ registrere alle inngående og utgående dokumenter som etter offentleglova § 4 må regnes som saksdokumenter, dersom disse er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.

Det er knyttet to krav til dokumenter som skal journalføres; 1) de skal være gjenstand for saksbehandling, og 2) de må ha verdi som dokumentasjon. Barnehagen må derfor utvise et visst skjønn i forhold til hva som skal journalføres, men det nevnes her eksempler på dokumenter som skal journalføres:

1. Enkeltvedtak (tilbudsbrevet) vedrørende barnehageplass
2. Faguttalelser fra f. eks PPT som fører til tiltak
3. Enkeltvedtak om spesialundervisning
4. Kontakt med barnevernet

Dokumenter som mottas i barnehagen og som er gjenstand for saksbehandling, sendes til Sentralarkivet, Kautokeino kommune, for journalføring og skanning.

UTLÅN, OVERFØRING OG INNSYN

Utlån

Barnemappe skal kun lånes ut til ansatte som konkret jobber med barnet. Andre ansatte har ikke tilgang til barnemappen. Ingen barnemapper må fjernes fra arkivet uten at utlån er registrert. Utlån gjøres på følgende måte: ved å fylle ut utlånsbok hvor en fyller i barnets for- og etternavn, låntakers navn og dato for utlån. Når barnemappen leveres tilbake, signeres det i utlånsboka.

Barnemappen skal ikke lånes ut til andre barnehager eller enheter i kommunen, og skal heller ikke tas med utenfor barnehagens lokaler.

Overføring

I tråd med prinsippet om at det primært skal være en barnemappe på hvert barn i Kautokeino kommune, skal barnemappen følge barnet ved bytte av (kommunal) barnehage innen kommunen. Bare opplysninger som er nødvendig for barnets videre utvikling skal overføres. Barnemapper som skal overføres til en annen kommunal barnehage i Kautokeino kommune, gjennomgås og ryddes før overføring.

Innsyn

Krav om innsyn i barnemapper behandles etter reglene om partsinnsyn i forvaltningslovens §§ 18-20, samt etter innsynsbestemmelsene i personopplysningslovens § 18. Barnets foresatte har som hovedregel rett til innsyn i barnemappen. Dokumenter som er utarbeidet for den interne saksforberedelse kan unntas fra innsyn. Det skal praktiseres merinnsyn, jf. offentleglovas § 11. På anmodning kan partene få tilsendt kopi av de saksdokumentene som de har krav på innsyn i.

For å vurdere krav om innsyn skal barnehagen motta skriftlig henvendelse om dette, samt at svar fra barnehagen skal gis skriftlig. E-posthenvendelse regnes her som skriftlig henvendelse.

Oversending av kopier

Kopier som inneholder sensitive opplysninger etter personopplysningsloven (opplysninger om; rasemessig eller etnisk bakgrunn, politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for straffbare forhold, helseforhold, seksuelle forhold, medlemskap i fagforeninger) skal sendes som ordinær post. Oversendelse av hel barnemappe (også kopi av en hel mappe) skal sendes med rekommandert post.

Bruk av telefaks ved overføring av opplysninger om et barn

Man skal som hovedregel aldri sende personsensitive opplysninger over telenettet. Dette fordi telefaksen benytter åpne telelinjer det er enkelt å avlytte, og fordi avsender lett kan sende opplysningene til feil adressat.

Hovedregelen bør kun fravikes dersom det er av vital betydning for barnet eller saken at slike opplysninger utleveres straks. I slike tilfeller bør følgende prosedyre følges:

• Det lages en arbeidskopi av originaldokumentene
• Personopplysninger om barnet sladdes fra arbeidskopien
• Arbeidskopien sendes over telefaks
• Mottaker må bekrefte telefonisk at opplysninger er kommet frem
• Arbeidskopien skal makuleres etter overføringen
• Navn på den som har godkjent forsendelsen noteres på eget ark i barnemappen

Bruk av e-post ved overføring av opplysninger om et barn

Det skal som hovedregel aldri sendes personsensitive dokumenter elektronisk. Kreves likevel dette av foreldre eller foresatte skal man forsikre seg om at dokumentet er forskriftsmessig sikret ved kryptering der dette er innført i de interne sikkerhetsrutinene. Er ikke rutiner for bruk av ”kryptert e-post” innført skal dokumentet anonymiseres før det blir sendt.

Ved overføring av dokumenter skal navnet på den som har godkjent overføringen alltid noteres på barnemappen.

ARKIVERING AV BARNEMAPPER

Arkivering

Barnemapper skal arkiveres som en egen arkivserie.

I aktivt arkiv (dagligarkiv) skal det bare oppbevares barnemapper for barn som går i barnehagen.

Bortsettingsarkiv – arkiv på kommunehuset

Arkivansvarlig i barnehagen (styrer) har ansvar for at barnemapper for barn som ikke lengre er i barnehagen skjer etter gjeldende retningslinjer. Mappe på barn som ikke lenger går i barnehagen skal overføres til arkivet på kommunehuset. Arkivansvarlig har ansvaret for at bortsatte barnemapper er renset for arkivfremmede gjenstander som gummi, binders, plastikk etc.

Ordningsprinsippet i bortsettingsarkivet skal primært være alfabetisk etter barnets etternavn og fornavn, og sekundært etter år. Inndeling i år skal gjøres for å vite hvilke barnemapper det skal ryddes i, og hvilke barnemapper som skal avleveres til arkivet p kommunehuset.

Adgang til bortsettingsarkivet skal tilfredsstille arkivforskriftens § 4-9, tredje ledd: Bygningsdelar som avgrensar arkivlokalet, skal vere utforma slik at arkivmaterialet er fullgodt sikra mot innbrot og mot at uvedkomande elles kan sleppe inn. Spesialrom for arkiv skal vere sikra med særskild innbrotsalarm. Kontorrom der ein har arkiv, skal gå inn i det ordinære tryggingsopplegget for bygningen. Offentlege organ skal ha reglar for kven som har tilgjenge til arkivlokale.

Personalet gis adgang til arkivlokalet av arkivansvarlig i barnehagen.

ARKIVBEGRENSNING OG KASSASJON

All arkivbegrensning og kassasjon av dokumenter skal skje ved at materialet brennes eller makuleres.

Arkivbegrensning

Det skal til enhver tid utføres arkivbegrensning i henhold til arkivforskriftens § 3-19. Etter at barnet har sluttet i barnehagen, skal barnemappen inneholde dokumentasjon av barnehagens lovpålagte tilbud, herunder tiltak som er satt i verk overfor barnet, etter de retningslinjer som er nevnt i dette dokumentet.

.

Kassasjon og bevaring

I mangel av nasjonale retningslinjer for bevaring av barnemapper skal disse mappene i sin helhet bevares, men etter at arkivbegrensing er gjennomført. Etter arkivlovens § 22 kan det medføre straffeansvar hvis man utfører uhjemlet kassasjon.

AVLEVERING AV BARNEMAPPER TIL ARKIVET PÅ KOMMUNEHUSET

Tidspunkt for avlevering

Barnehagene skal avlevere sine barnemapper til sentralarkivet når de er å regne som avsluttet, og senest fem år etter at barnet sluttet.

Avleveringen skal skje etter avtale med arkivansvarlig på servicetorget.

Ansvar for avlevering

Styrer har ansvar for at avlevering utføres i samsvar med retningslinjer for avlevering av kommunalt arkivmateriale.

Ved avlevering blir ansvaret for barnemappene overført til sentralarkivet, som også tar seg av alle henvendelser knyttet til barnemappene.

Pakking, merking og rengjøring av barnemapper

Barnemappene skal primært avleveres i stående arkivbokser (A-4 format), og all merking av bokser skal være gjort med blyant:

• Navn på barnehage
• Barnemapper, alfabetisert fra-til
• Tidsrom (sluttår)
•  

Tilbakelån

Tilbakelån skal skje etter nærmere avtale mellom den enkelte barnehage og arkivansvarlig på kommunehuset.

REVIDERING AV RETNINGSLINJENE

Revidering av retningslinjene

Retningslinjene skal tas opp til revidering årlig, eller når vesentlige endringer i lovverk eller ansvarsforhold gjør det påkrevet. Ansvarlig for revidering er avdelingssjef barnehage når det gjelder barnehagefaglige saker, og arkivleder når det gjelder arkivfaglige saker.