|
Bortsettingsarkiv: Saksarkivet: Overføring til bortsettingsarkiv skal organiseres slik at alt avsluttet arkivmateriale innenfor en 4 års periode overføres til bortsettingsarkivet samtidig.Det skal føres arkivlister over deponert arkivmateriale. Gran kommune har valgt å ha et skarpt periodeskille på saksarkivet. Dvs. at vi rydder og avslutter alle saker som tilhører saksarkivet for den 4. årsperioden. Arkivet blir deretter satt i bortsettingsarkivet klar for overføring til vårt arkivdepot, IKA Opplandene (Fylkesarkivet i Oppland). I et borsettingsarkiv skal matrialet være ordnet etter den arkivnøkkelen og den oppstillingsplanen som ble brukt da matrialet var et aktivt arkiv. Objektarkivene (arkivdeler): Saker som er aktive i objektarkivene fortsetter som før, her avsluttes sakene etter hvert som de blir ferdige. Objektarkivene blir laget som egne arkivstykker. Fjernarkiv/arkivdepot: Gran kommune har inngått en avtale med IKA Opplandene (Fylkesarkivet i Oppland)14.02.2008 om inngåelse av arkivdepot. Overføring fra bortsettingsarkiv-delarkiver- til felles kommunalt arkivdepot skal skje 10 år etter arkivperiodens utløp. Det vil f.eks. si at arkivmateriale fra perioden 1996-1999 skal overføres til arkivdepotet i 2010. Arkivmateriale som skal avleveres til arkivdepot skal være gjennomgått og arkivbegrensning og kassasjon gjennomført.De enkelte arkivstykke dvs. møtebøker, postkopier, postjournaler, esker, pakker, filmruller og elektroniske lagringsmedium m.m. skal være merket med etiketter og merket fra hvilken periode matrialet omfatter. Møterbøker, postkopier og postjournaler skal være innbundet. Ansvaret for arkivet er den øverste leder for organet. |