| Dokument- og arkivarbeid har tidligere ofte vært svært nedprioritert. Dagens teknologiske utvikling med stadige endringer stiller helt andre krav til arkivarbeid. Arkivet må til enhver tid være ajourholdt etter gjeldende lover og regler. Elektroniske systemer og lagringsmedier skaper en ny arbeidssituasjon, både når det gjelder muligheter og utfordringer. Mulighetene er formidable, men utfordringene på arkivsiden er like store. Og de går helt inn i kjerneområdet av arkivfunksjonen og arkivlovens formålsparagraf, nemlig muligheten for å dokumentere aktiviteter og handlinger i en virksomhet og muligheten for å bevare dokumentasjon over tid. Dokumentbehandling og arkiv er sentrale ledd i en virksomhets informasjonstjeneste. Arkivet er selve hjertet i organisasjonen. Arkivtjenesten og organiseringen av denne, må betraktes som en integrert del av virksomhetens totale informasjonsbehandling. Dette må komme til uttrykk i den overordnede målsettingen for tjenesten, og må være retningsgivende for organiseringen av arkivfunksjonen. Ved å ta stilling til formål, oppgaver og strategisk plassering av arkivtjenesten, vil en samtidig heve bevissthetsnivået rundt dokumentbehandlingen. Forskrift om offentlig arkiv krever at arkivarbeidet skal være tillagt arkivtjenesten. Dersom dette skal tilfredsstilles, og dersom arkivtjenesten skal fungere i sin primær rolle som aktiv støttefunksjon for saksbehandling og oppgaveutførelse, er det naturlig at den både har ansvaret for planlegging, styring og dokumentasjon (bevaringen). Bevisst og målrettet integrerer den funksjonene som virksomhetens kunnskapsbank, hukommelse og informasjonssenter. Dette gjøres ved å skape oversikt, ved å skape sammenheng mellom enkeltdokumenter og saker, ved å forbinde tidligere avgjørelser med dagens saksbehandling, og ved å sørge for at dokumentasjonen til enhver tid er aktuell, oppdatert, tilgjengelig og sikker. Forutsetningen for dette er at tilgang, oppbevaring og bruk av informasjonen er kontrollert. Arkivarbeid er informasjonsbehandling, så mottoet "rett informasjon, med rett omfang, til rett person, i rett tid og til rett kostnad", kan godt stå som rettesnor for dokumentbehandlingen og organiseringen av arkivfunksjonen. Ut fra dette vil det faglige ansvaret for arkivtjenesten omfatte: Å styre dokumentbehandlingen ved å ha ansvaret for funksjoner og arbeidsoppgaver som er sentrale i arkivdanningen og bevaringen, slik som mottak, begrensning, koding, distrubusjon, tilgjengeliggjøring og lagring av informasjon. Dette omfatter all dokumentasjon, både den egenproduserte og den mottatte, papirdokumenter, elektroniske dokumenter, foto, filmer, video og bånd. Dette innebærer oppgaver som:
- oppfange og registrere alle relevante dokumenter med sikte på rasjonell gjenfinning
- sørge for at dokumentasjonen til enhver tid er
- tilgjengelig ved registrering og arkivering etter godkjente retningslinjer - relevant gjennom arkivbegrensning og periodisering - gjennom versjonskontroller og konvertering - sikret mot ødeleggelse, tap og urettmessing innsyn.
- styre dokumentdistribusjonen slik at relevant dokumentasjon når rette vedkommende til rett tid
- oppdatere og utarbeide rutiner for arkivarbeidet
- være fagenhet for klassifikasjonssystemer, både manuelle arkivnøkler og fagsystemer og de elektroniske dokumentbehandlingssystemer
- ansvar og betjening og vedlikehold av fyskiske arkiver og dokumentsamlinger
- ansvar for fysisk arkivutstyr, oppbevaringslokaler og magasiner
- yte faglig støtte til arkivmedarbeidere, saksbehandlere og publikum
- følge med i den arkivfaglige utviklingen og initiere nye muligheter
- ansvar for klargjøring og overføring av materialet til depot.
|