|
Generelt For at effektiviteten i arkivarbeidet skal ivaretas må det være klare og entydige ansvars- og myndighetsforhold. Det må avklares hvilke stillinger som har det overordnede ansvaret for arkiver og arkivarbeidet og hvordan det faglige ansvaret fordeler seg i virksomheten. Særlig viktig er det å ha avklart ansvar og oppgaver for de ulike stillingskategorier som har dokumentbehandling og arkivering som oppgaver. Overordnet ansvar og ledelse Kommunestyret har det formelle ansvaret for at arkivordningen fungerer, og fastsetter rammene for denne virksomheten. I kommunalforvaltningen er administrasjonssjefen (rådmannen), i kraft av å være øverste administrative leder for hele forvaltningen, tillagt et overordnet ansvar for arkivene. De øverste politiske organer, kommunestyre/formannskap og fylkesting/fylkesutvalg, har styringsansvar med derav følgende myndighet til å fastsette økonomiske og praktiske rammer for arkivarbeidet. Faglig ansvar og ledelse Administrasjonssjef (rådmann)har det overordnede ansvaret for alle arkivene og skal sørge for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og regler for dokument- og arkivarbeid og regler for offentlig saksbehandling. Arkivene skal være innredet og ordnet slik at dokumentasjonen er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid (jfr. lov om arkiv § 6). Administrasjonssjefen har ansvaret for at intensjonene i arkivplanen kan etterleves. Kommuneloven gir departementet myndighet til å gi forskrifter, mens arkivloven gir Riksarkivaren den overordnede faglige myndighet over alle offentlige arkiver. Datatilsynet er ombud, konsesjonsgiver og kontrollorgan når det gjelder personopplysninger og personregistre. I følge forskrift om offentlige arkiv skal det daglige arkivarbeidet i et offentlig organ utføres av arkivtjenesten under ledelse av en arkivansvarlig. Arkivtjenesten skal være underlagt den leder som har ansvaret for virksomhetens administrative fellessaker. Også i privat sektor er denne funksjonen oftest organisert som en del av foretakets administrative støtteapparat, og da gjerne som en del av administrasjonsavdelingen. Gran Kommunes arkivtjeneste er organisert med sentral faglig arkivledelse, hvor arkivleder har ansvaret/tilsynet med kommunens samlede arkiv ( jfr. foa §2-1). Arkivleder skal samordne arkivarbeidet og påse at dette skjer i overensstemmelse med gjeldene lover, forskrifter og rutiner. Arkivtjenesten er samlet i informasjonsavdelingen, dokumentsenteret. Hver enkelt virksomhetsleder/stabsleder har ansvaret for at saksbehandlingen og dokumenthåndteringen i deres virksomhet/stab skjer etter gjeldene lover, forskrifter og rutiner. Den saksbehandler/virksomhet/stab som er ansvarlig for behandlingen av en sak, har ansvaret for å ta vare på arkivmateriell under hele saksbehandlingen, og videre sørge for at de til enhver til gjeldene rutiner for arkivlegging/avslutning av en sak blir fulgt. |