|
Følgende dokumentasjon skal som minimum bevares. Listen er ikke utfyllende. Dersom det finnes andre dokumenter som inngår i saksbehandling så skal de også arkiveres. Dokumentasjon arkiveres i det aktuelle fagsystemet og/eller i sak- og arkivsystemet ePhorte. Dersom dokumentasjon arkiveres kun i fagsystemet må det gjøres en vurdering om det aktuelle systemet ivaretar kravene om bevaring av arkivverdig data. Følgende liste er basert på:
- Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift)
- Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova)
- Forskrift til opplæringslova
1.Generell dokumentasjon innen fagområde Opplæring:
- Prosedyrer og retningslinjer
- Planer (inkludert lokale læreplaner, oppgavetekst lokale eskamener)
- Rapporter og evalueringer
- Kriterier for opplæringens organisering og innhold
- Godkjenning av lærebedrifter
- Saker som er behandlet i skolens øverste samarbeidsorgan, jf. opplæringslova kapittel 11.
- Saker om tilsyn ved hjemmeundervisning
2. Dokumentasjon om alle elever:
- elevlister, inkludert fravær
- Underveisvurdering, inkludert halvårsvurdering med karakter
- Sluttvurdering, inkl. standpunktkarakter og eksamenskarakter, karakter til fagprøve, svenneprøve og kompetanseprøve
- Ved fritak for vurdering med karakter bevares annen dokumentasjon av opplæringen
- Lærekontrakt og opplæringskontrakt
3. Dokumentasjon om enkeltelever
- Inntaksdokument (søknad, tilbod og svar)
- Andre inntaksdokumenter inkludert dokumentasjon knyttet til rett til utvidet opplæringstid, særskilt språkopplæring og opplæring på tegnespråk
- Dokumentasjon knyttet til særskilt tilrettelegging/ tilpasning og støttetiltak
- Dokumentasjon knyttet til fravær inkludert søknader om og svar på permisjon, søknader om fråtrekk av fråvær
- Dokumentasjon knyttet til ulike fritak inkludert fritak i enkeltfag, vurdering med karakter osv.
- Elevvarsel pga fråvær (fråvær, varsel om fare for nedsett karakter)
- Dokumentasjon om innkalling, gjennomføring og oppfølging av avklaringssamtale
- Saker om spesialpedagogisk støtte og spesialundervisning, inkludert tilvisning, pedagogiske rapport, utredning / sakkyndige vurdering, enkeltvedtak og individuell opplæringsplan med vurdering.
- Saker om hospitering
- Saker fra tverrfaglige ansvarsgruppe møter inkludert innkallinger og møtereferater
- Saker om fysisk og psykososialt skolemiljø.
- Skademelding
- Lånekontrakter
- Disiplinære forhold
- Dokumentasjon i andre saker om rettigheter og plikter knyttet til innhold og organisering av opplæringen, jf. opplæringlova kapittel 3, 4 og 4A og opplæringsforskriften kapittel 1
Merknader: Fylkekommunens og enkeltskolenes retningslinjer, planer og evalueringer vedrørende videregående skole skal bevares. Der det har vært tilsyn ved hjemmeundervisning skal enkeltsakene bevares. Rammene for undervisningen legges for en stor del legges sentralt, men den enkelte kommune og den enkelte skole har et visst handlingsrom knyttet til opplæringens organisering og innhold. Dette handlingsrommet kan skape lokale variasjoner og dokumentasjonen av dette skal bevares for ettertiden. En del dokumentasjon skal bevares om alle elever. Fylkeskommunen skal kunne gjøre rede for hvilke elever som gikk på hvilken skole på et gitt tidspunkt. Om alle elever skal vurdering bevares, dette inkluderer underveisvurdering (at slik er avholdt), halvårsvurderinger med karakter, og endelig sluttvurdering samt eventuell annen dokumentasjon av opplæringen. Det er i tillegg skapt en del dokumentasjon som bare gjelder enkelte elever. Dette gjelder saker som knytter seg til innholdet og organiseringen av opplæringen. Der eleven har vært innom PPT har fylkeskommunen ansvar for å dokumentere for ettertiden hvilket vedtak som er fattet og opplæringsplan med vurdering av denne. Der det har forekommet mobbing skal sakene bevares for ettertiden. Det samme skal skademeldinger. Dokumentering av vurdering: For det nye regelverket er det foretatt en presisering av hva som skal bevares fra oppgaven vurdering. For videregående skole gjelder at opplæringsloven skiller mellom underveisvurdering og sluttvurdering og kravene til dokumentasjon av de to vurderingstypene er ulike. For å dokumentere sluttvurdering kreves vitnemål, kompetansebevis, fag- og svennebrev og kompetansebevis for lærekandidater. Dette er dokumentasjon som skal langtidsbevares i henhold til de nye bevarings- og kassasjonsbestemmelsene for ylkeskommuner. Når det gjelder underveisvurdering krever opplæringsloven at det dokumenteres at underveisvurdering har funnet sted. Samme dokumentasjon av underveisvurdering skal langtidsbevares i henhold til bevarings- og kassasjonsbestemmelsene. Eleven har altså krav på underveisvurdering og det skal dokumenteres at slik vurdering er gitt, for eksempel ved hjelp av avkrysningsliste. Opplæringsloven stiller ikke krav til skriftlig dokumentasjon av underveisvurderingens utførelse. Den kan også foregå muntlig. Bevarings- og kassasjonsbestemmelsene stiller ikke ytterligere krav til dokumentasjon av underveisvurderingens utførelse. Fagsystem og digital læringsplatform De fleste skolene bruker digitale læringsplattformer og det finnes et mylder av ulike former for læringsplattformer. Bruksmåten er forskjellig og det vil variere i hvilken grad arkivmateriale lagres på læringsplattformen. Det er viktig å understreke at læringsplattformer ikke er, eller har som formål å fungere som, arkivsystemer. I utgangspunktet bør det derfor ikke legges arkivverdig informasjon på plattformene. I hvert fall bør ikke arkivverdig informasjon legges bare der. Selv om læringsplattformer ikke er arkivsystemer må man ta høyde for at det kan oppstå dokumentasjon og opplysninger på slike plattformer som er omfattet av arkivplikt etter arkivloven. Det er viktig at offentlige skoler er oppmerksom på forholdet til arkivplikten, og tar hensyn til de reglene som gjelder for sletting av offentlig arkivmateriale. Riksarkivarens bevarings- og kassasjonsbestemmelser beskriver hva som skal bevares fra ansvarsområdet opplæring og oppvekst i fylkeskommunen, uavhengig av hvor dokumentasjonen oppbevares. Bevarings- og kassasjonsbestemmelsene må sjekkes. Med mindre det er tillatt i henhold til slike bestemmelser, kan skoler med arkivplikt etter arkivloven ikke slette arkivpliktige opplysninger uten at Riksarkivaren høres først, jf. personopplysningsloven § 28 første ledd, jf. arkivloven § 9 bokstav c. Utover bevaringsverdige opplysninger vil det sannsynligvis være en stor mengde ikkebevaringsverdige personopplysninger i læringsplattformer. Læringsplattformene har mulighet for kontinuerlig logging av elevens aktivitet. Dette kan være opplysninger om når på døgnet eleven leverer oppgaver, hvor lang tid eleven bruker på oppgaveløsning, kommunikasjon med lærer og andre elever samt hvilke fag eleven har jobbet aktivt med i leksearbeidet. På dette området støtter arkivloven og personopplysningsloven opp under samme mål om god arkivdanning og godt arkivhold. I de fleste tilfeller skal ikke personopplysningene i læringsplattformer langtidsbevares, hvis noen i det hele tatt. Eksempel på sakstyper som kan kasseres:
• Elevarbeider, innleveringsarbeider, prosjektoppgaver og lærernes vurdering av slike
• Daglig fraværsføring. Fravær dokumenteres på vitnemål
• Varsler om fare for nedsatt karakter eller ikke karakter
• Når saker fra skolens øverste samarbeidsorgan for brukermedvirkning i skolen bevares kan saker fra øvrige samarbeidsorgan kasseres.
Endringer fra tidligere retningslinjer for bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv: Tidligere regelverk tilsa bevaring av eksamensprotokoller for alle elever. Eksamensprotokoll er en type sluttvurdering og det nye regelverket krever at dokumentasjon fra oppgaven sluttvurdering skal bevares uansett dokumenttype. En annen forskjell fra tidligere regelverk er at saker om spesialpedagogisk støtte og spesialundervisning nå skal bevares for alle elever. Tidligere skulle alle slike saker bevares i 25 år og deretter skulle det tas et utvalg på 20 % for langtidsbevaring. |