|
Oppretting av møte
Etter at formannskapet har vedteke møteplanen for komande år, legg servicetorget denne inn i møtebehandlaren i WebSak (Acos Møte). Innlegginga skal gjerast etter at teljarane i WebSak er stilte ved årsskiftet slik at møte-saka får rett årstal. Servicetorget oppdaterer møteplanen fortløpande i møteåret. Kvart møte har to faste saker: 1) Godkjenning av møtebok (frå siste møte), innkalling og sakliste og 2) Referat og orienteringssaker. Vi brukar ikkje "Delegerte saker" som fast sak i møta. Vedtak som er gjort etter delegert mynde blir refererte under sak "Referat og orienteringssaker" i den grad det saksansvarlege utvalet har bede om dette. Med unnatak av møta i kommunestyret, skal "Ordet fritt" vere eit punkt under "Referat og orienteringssaker" i alle møte.
Oppsetting av sakliste og innkalling til møte
Rådmannen - eller den som har fullmakt frå rådmannen - skal godkjenne alle saker som blir lagde fram for folkevalde organ, unnateke kontrollutvalet. Etter at saksbehandlar er ferdig med saksdokumentet, skal ho/han sende dette til rådmannen for godkjennig. Aktuell sektorleiar/einingsleiar avgjer om eventuelt andre skal sjå gjennom saksdokumentet først. Saksdokumentet skal ha arkivstatus "R" når dette blir sendt til godkjenning, og vere oppmeldt til dei utvala som skal behandle saka i rett rekkefølgje. Når rådmannen - eller den som har fullmakt - har godkjent saksdokumentet, skal arkivstatus endrast til "F". Saksbehandar skal ha melding om at saksdokumentet er godkjent eller endra og saksdokumentet blir flytta frå kølista til saklista i møtebehandlaren. Saksdokumentet er då tilgjengeleg for medlemmene i utvalet gjennom møteportalen. Når alle sakene til møtet er godkjende, set møtesekretæren opp saklista. Sidan denne formelt sett skal godkjennast av leiaren i det aktuelle utvalet, må møtesekretæren syte for å ha rutinar for korleis ei slik godkjenning skal gjerast. Når saklista er ferdig produsert, skal denne lagrast i møtebehandlaren. Møtesekretæren skal sjekke i møtebehandlaren at saklista og enkeltsakene med eventuelle vedlegg er tilgjengelege både i møteplanen på kommunen si heimeside og i møteportalen til dei folkevalde. I tillegg skal ein pdf-versjon av saklista leggast ut som nyhendesak på heimesida til kommunen. Møtesekretæren skal syte for at dette blir gjort. Etter reglementet for saksbehandling i folkevalde organ i Gloppen § 2-2 skal utvala til vanleg kallast inn med minst 5 dagars varsel. Det betyr at saklista må vere klar seinast 5 dagar før møtet.
Forfall til møte
Folkevalde har både etter kommunelova og reglementet for saksbehandling i folkevalde organ i Gloppen møteplikt med mindre ho eller han har lovleg forfall. Forfall til møte blir lagt inn i møtebehandlaren - anten av medlemmet sjølv eller av servicetorget. Samstundes legg servicetorget inn i møtebehandlaren kven som eventuelt møter som vara.
Føring av protokoll og møtebok
Skilnaden mellom møteprotokoll og møtebok er: Møteprotokollen er ei framstilling av det som skjedde på møtet, medan møteboka er saklista til møtet påført det som skjedde i møtet - altså saklista + møteprotokollen. Så langt det let seg gjere, skal møteprotokollen førast av møtesekretæren i møtet. Framlegg som blir reiste, skal førast i protokollen og det skal gå fram av denne korleis framlegget/a er handterte. Sjølve debatten i møtet blir vanlegvis ikkje referert i protokollen, men i drøftingssaker kan det vere føremålstenleg at protokollen viser kva som kom fram i drøftinga. Eit framlegg blir protokollert med namnet på den som kjem med framlegget og partiet eller partia som vedkomande legg fram forslaget frå. Det skal som hovudregel ikkje gjerast vedtak i enkelttema under dei to faste sakene i møtet. Dersom utvalet ønskjer å gjere slike vedtak - altså i ei sak som ikkje står på saklista eller berre står som rederatsak - blir det oppretta ei tilleggssak i møtet og vedtaket blir gjort i denne saka. Dette blir gjort for å knyte vedtaket til den arkivsaka det gjeld - ikkje til ei uspesifisert referat eller orienteringssak. Det skal gå fram av møteprotokollen korleis stemmegjevinga i kvar sak har vore. Dersom utvalet vedtek det, skal protokollen vise kva framlegg den enkelte røysta på. Dette gjeld ikkje ved skriftleg røysting. Ei sak som skal avgjerast i kommunestyret skal som hovudregel først behandlast i hovudutvala og/eller formannskapet. Vedtaket i siste organ før kommunestyret er "innstillinga" i saka. Det skal gå tydeleg fram av møteprotokollen om utvalet har avgjort saka eller om utvalet berre har uttala seg. Vedtaksorganet sitt namn skal stå i det endelege vedtaket, t.d. slik: Kommunestyret godkjenner (...), ikkje Gloppen kommune godkjenner (...). Viss Gloppen kommune skal stå i vedtaksnamnet, skal dette skrivast slik: Gloppen kommune v/formannskapet godkjenner (...) Etter møtet blir protokollen gjort ferdig av møtesekretæren eller den ho eller han får hjelp av. Møteprotokollen blir berre lagra i møtebehandlaren - ikkje utskriven og teken vare på i papir.
Påføring av vedtak
Før møteboka blir laga til, skal saksbehandlinga og vedtaka frå møteprotokollen påførast den enkelte saksdokument. Dette blir gjort i møtebehandlaren av møtesekretæren eller den ho eller han får hjelp av.
Møteboka
blir laga til når vedtaka frå møtet er påførte. Møteboka blir produsert i møtebehandlaren og lagra der. I tillegg blir møteboka skriven ut på papir og signert av utvalsleiaren - eller dei som er valde til å skrive under møteboka - når utvalet i neste møte har godkjent møteboka. Inntil møtebøka er godkjent, har denne status som mellombels. Den godkjende og signerte møteboka blir teken vare på og innbunden. Det skal lagast register over alle utvalssakene kvart år som skal stå fremst i den innbundne møteboka. Inntil møteboka er innbunden, blir denne teken vare på av arkivtenesta, som også syter for innbinding og endeleg oppbevaring av møteboka. I papirversjonen skal også saker som er unnateke innsyn vere med. Møtesekretæren skal kontrollere at møteboka er tilgjengeleg både i møteplanen på kommunen si heimeside og i møteportalen til dei folkevalde. Ein pdf-versjon av den førebelse møteboka blir lagt ut på kommune si heimeside som nyhendesak så snart som råd etter møtet. Møtesekretæren skal syte for at dette blir gjort. Denne pdf-versjonen er for ettertida tilgjengeleg på kommunen si heimeside under "Politikk og møte".
Etter møtet
Når den førebelse møteboka er ferdig, påfører møtesekretæren eller den ho eller han får hjelp av, vedtakskode 10 "Vedtak påført" på alle sakene som er ferdig behandla i møtet. Dette blir gjort i møtebehandlaren under fana "Etterbehandling". Den aktuelle saksbehandlaren får då melding om vedtaksoppfølging i saksbehandlarprogrammet (WebSak). Saksbehandlar skal då ekspedere saka og påføre vedtakskode 60 "Vedtak iverksett". Viss arkivsaka no kan avsluttast, skal saksansvarleg sende denne til avslutning.
Eventuelle rettingar
Dersom det blir oppdaga feil i møteboka som må rettast etter at vedtak er påført det enkelte saksdokument og den førebelse møteboka er laga, må feilen rettast både i fanen "Behandling" i møtebehandlaren, i møteprotokollen, på det saksdokumentet feilen står og i møteboka. Feilen blir som hovudregel retta ved å redigere møteprotokollen og møteboka og ved å lage ein ny versjon av saksdokumentet. Møtesekretæren må passe på at rett versjon av dei aktulle dokumenta er publisert - både i møteplanen på kommunen si heimeside og i møteportalen til dei folkevalde. Ein ny pdf-versjon av møteboka må leggast ut på heimesida til kommunen. |