|
Postmottak er den avdelinga som mottek, sorterar og skannar fysisk post slik at den blir gjort tilgjengeleg
elektronisk for journalføring og vidare fordeling og oppfølging i Fokus. Gloppen kommune har eitt sentralt postmottak der all fysisk post skal sendast til. Vi har ei leveringsadresse som denne posent blir sendt til. Det er tilsette i Servicetorget som opnar posten, og tek første gangsvurdering av arkivverdig og ikkje arkivverdig post. Arkivet blir rådspurt som det skulle vere tvil. Klientpost til PPT, NAV og Barnevern, vert sendt til einingane for journalføring i deira fagsystem. Dokument som gjeld elev og barnehagebarn vert sendt til rett eining for registrering og arkivering, med unntak av søknad om barnehageplass og spesialpedagogiske tiltak (sjå arkivrutinar for einingane). All anna arkivverdig post blir levert arkivet for skanning. Ved skanning blir innhald i journalposten delt opp i hovuddokument og eventuelle vedlegg.
Både hovuddokument og vedlegg blir førstegangsvurdert av arkivet i forhold om dei er offentleg eller ikkje.
Arkivering og journalføring av skanna dokument blir utført i modulen Skan Avansert. |