Glemt Passord?

Skriveregler - gjelder for alle brukere av systemet

Skriveregler (gjelder for alle brukere av systemet)

Skriveregler for Websak i Salangen kommune 

1. FORMÅL  
Skrivereglene er utarbeidet for å sikre en enhetlig registrering i WebSak slik at søking etter saker og dokumenter skal være enklest mulig for alle brukere. Kommunen er forpliktet til å føre offentlig journal som skal være tydelig og avspeile kommunens dokumenter, og derfor skal registreringer på postlista fremkomme ensartet.  

2. OMFANG 
Reglene gjelder for all produksjon i WebSak, det vil si ved opprettelse av nye saker og alle tilhørende journalposter. Reglene skal anvendes for både inngående og utgående dokumenter, samt for saksfremlegg og notat.  

 

3. BEGREPSDEFINISJONER  

WebSak - Salangen kommunes sak- og arkivsystem.  

Arkivsak (sak) - Oppstår på grunnlag av en henvendelse utenfra eller på initiativ fra egen organisasjon. En sak omfatter de journalposter med saksdokumenter som oppstår eller inngår i et behandlingsforløp. Man får ikke registrert et saksdokument uten at det tilknyttes en journalpost og en sak, enten ved å opprette en ny sak eller til en eksisterende sak. 

Journalpost – er registreringer av opplysninger om et saksdokument med eventuelle vedlegg. Opplysninger i en journalpost vil være tittel, avsender eller mottaker, hvem skal være saksbehandler osv. En journalpost skal alltid være tilknyttet en sak. En journalpost består av et saksdokument (hoveddokument) og eventuelle vedlegg.  

Saksdokument – er brev, notater eller annet medium som lagrer informasjon som er relevant for en sak. Et saksdokument vil alltid være tilknyttet en journalpost. Kan være forskjellige typer avhengig av om det er korrespondanse inn til kommunen, ut fra kommunen, intern korrespondanse eller saksfremlegg. Et dokument kan forefinnes i ulike versjoner, varianter og formater. 

Dokumenttyper i en journalpost:  

I-Inngående - Mottatt som brev eller e-post fra eksterne avsendere  

U-Utgående - Sendt til eksterne avsendere pr. brev eller utgående e-post. 

N-Notat - benyttes som korrespondanse mellom enheter internt i kommunen. Krever oppfølging og avskriving. Skal ikke benyttes til korrespondanse der mottaker er ekstern.  

X-Notat – som har relevans for saksbehandlingen og er arkivverdig. Kan benyttes som korrespondanse mellom enheter internt i kommunen, eller knyttes til en sak uten at mottaker er angitt. X-notat krever ikke oppfølging og skal ikke avskrives. Skal ikke benyttes til korrespondanse der mottaker er ekstern.  

S-Saksfremlegg – Dokumenter som benyttes når en sak skal legges frem for politisk behandling i et politisk utvalg. Inneholder administrasjonens utredning og eventuell innstilling. Saksfremlegg knyttes til en sak uten at noen mottaker er angitt.  

Offentlighetsvurdering og skjerming – Påføring av kode etter lov og instruks for å skjerme saker og dokumenter mot uautorisert innsyn. 

Følg regler på vår språkprofil

4. OPPBYGGING AV SAKS- OG JOURNALPOST-TITTEL 
Tittel skal være så forklarende som mulig. Dette er registreringer som vil være tilgjengelige for saksbehandlere, arkivtjenesten, publikum og pressen via postliste. 

Vi bruker: 

  • Alderspensjon
  • Barnehagesak
  • Bemanning skole- og barnehageår
  • Branntilsyn kommunale boliger
  • Branntilsyn kommunale bygg
  • Byggesak
  • Delesak
  • Drikkevann
  • Eiendomsoverdragelse
  • Elevsak
  • Elgjakt - tildeling av vald
  • Elgjakt feilskyting/skadeskyting
  • Farmasøytisk tilsyn
  • Ferie
  • Fødselspermisjon
  • HMS møter i PRO-avd
  • Kommunalt næringsfond
  • Kommune- og fylkestingsvalg
  • Kulturpris
  • Lederforum
  • Legetjenesten
  • Legetjenesten - tilskudd
  • Lønnstilskudd
  • Motorferdsel i utmark
  • Nydyrking
  • Nydyrking (tilskudd)
  • Oppsigelse
  • Permisjon
  • Personalsak.pdf 407,83 kB
  • Plansak
  • Skatteoppgjør
  • Skjenkebevilling
  • Startlån og tilskudd
  • Stortings-og sametingsvalg
  • Søknad fra politiske verv
  • Søknad om støtte til utdanning
  • Søknader om tilskudd
  • Tilskudd etter avtale med samarbeidspartner
  • TV-aksjonen
  • Uførepensjon
  • Ungdomspris
  • Unntak fra arbeidsgiveransvar

4.1 Sakstittel Før du oppretter ny sak skal du sjekke om du har en eksisterende sak som kan benyttes. Sakstittel skal beskrive innholdet i en sak. Det skal så langt det er mulig gjøres ved å skrive HVA saken gjelder, eventuelt for et bestemt tidsrom for eksempel ”Fødselspermisjon” eller fagområdet saken gjelder  

  • Hovedregel: Tenk søkbarhet, hva vil du selv søke på i ettertid for å få opp akkurat denne saken.  
  • Sakstittel skal være meningsbærende, spesifikk og dekke hele saksforholdet.  
  • Sakstittelen skal også skille saken fra andre saker. Ingen sakstitler skal være helt identiske.  
  • Vær nøye og ikke ha skrivefeil i tittel av hensyn til gjenfinning (søking)  
  • Ikke alltid er brevets overskrift den beste sakstittel, men overskriften kan være et godt utgangspunkt.  
  • Dersom saken over tid endrer karakter, bør sakstittel justeres.  
  • Bokstavformat: Ikke bruk kun store bokstaver. Skriv inn tittel slik, eks: Arkivrutiner for Salangen kommune. 

 Der matrikkel er kjent skal saken starte med hva saken gjelder, deretter på linje to gnr/bnr – veg/gatenavn/nummer/sted.  

  • Eks: Byggesak gnr 58 bnr 10 – Strandgata 12 – oppføring av ny bolig  
  • Andre linje i journalposttittel kan unntas fra offentlighet.  

 

Fra bedrifter/virksomheter: Når brevet kommer fra en offentlig etat eller en bedrift, settes etaten/bedriften som avsender, fyll inn telefon, e-post (firmaets), kontaktperson. Virksomhetens fulle navn med eventuelt AS, ASA og lignende til slutt. Når navnet består av flere ord, er det vanlig at bare det første skal ha stor forbokstav "Statistisk sentralbyrå". Navn skal skrives og forkortes slik virksomheten selv gjør. Eller søk i enhetsregisteret i Brønnøysund  

Fra privatpersoner: Skrives på vanlig måte med fornavn, etternavn og adresse, samt e-post og telefonnummer hvis det er kjent. Eller søk i folkeregisteret. 

 4.2 Journalposttittel Tittelen skal gi en dekkende beskrivelse eller et utdrag av innholdet som gir mening.  

  • Bokstavformat: Skriv inn tittel på journalpost slik, eks: Arkivrutiner for saksbehandlere i Salangen kommune  
  • Der matrikkel er kjent skal journalposten starte med beskrivelse av innhold, deretter gnr/bnr – veg/gatenavn og nummer 
  • Andre linje i journalposttittel kan unntas fra offentlighet.  

 

4.3 Vedlegg Eventuelle vedlegg må navngis korrekt. Dersom det er flere enn ett vedlegg til en og samme journalpost skal ikke disse ha likelydende navn. Konkretiser hva vedlegget gjelder, som f. eks. Brev fra …, Rapport fra….., Dokumentasjon på…… osv. Vedlegg kan unntas fra offentlighet om ikke hoveddokumentet er det  

4.4 Skriveregler for Arealplan: Navngivning av reguleringsplaner Reguleringsplan for XXXXXX boligområde, næringsområde, barnehage osv.  

Skriveregler Arkivsak : 

1.Hovedtittel: Reguleringsplan for XXXXXXXX  
Undertittel: Detaljregulering/områderegulering – planid XXXXX 2.  

2.Hovedtittel: Mindre endring av reguleringsplan for XXXXXXX  
Undertittel: Endring av……… - planid XXXX (gjeldende)  

3. Hovedtittel: Dispensasjon fra XXXXX Gnr/bnr   
Undertittel: Plankrav, høyder etc.  

4. Hovedtittel: Forprosjekt/detaljplan/mulighetsstudie for XXXXXX  
Undertittel: Tema…  

Skriveregler Journalpost:  
Politiske saker:  
Vedtak av planprogram – detaljregulering for XXXXXXX  
Førstegangsbehandling av detaljregulering for XXXXXXX  
Sluttbehandling av detaljregulering for XXXXXXX osv.  

Inngående:  
Innspill til varsel om oppstart – detaljregulering for XXXXXXX 
Merknader – forslag til detaljregulering for XXXXXXX  
Klage - forslag til detaljregulering for XXXXXXX osv.  

Utgående:  
Offentlig ettersyn - forslag til detaljregulering for XXXXXXX   
Høring til berørte parter - forslag til detaljregulering for XXXXXXX  
Melding om godkjent detaljregulering for XXXXXXX  
Tilbakemelding - forslag til detaljregulering for XXXXXXX osv.  

 

Skriveregler plandokumenter: 
Hovedtittel: Planprogram for XXXXXXXX  
Undertittel: Forslag til/godkjent detaljregulering/områderegulering  

Hovedtittel: Plankart for XXXXXXXX  
Undertittel: Forslag til/godkjent detaljregulering/områderegulering  

Hovedtittel: Planbestemmelser for XXXXXXXX  
Undertittel: Forslag til/godkjent detaljregulering/områderegulering  

Hovedtittel: Planbeskrivelse XXXXXXXX  
Undertittel: Forslag til/godkjent detaljregulering/områderegulering osv.  

 

5. EKSPEDERE BREV OG DOKUMENTER TIL EKSTERNE:  
Standard ekspedering skal foregå gjennom SvarUt, som unntak kan du sende som epost.  
SvarUt til bedrifter og virksomheter: Søk i enhetsregisteret i Brønnøysund  
SvarUt til privatpersoner: Søk i folkeregisteret. 

 

6. OFFENTLIGHETSVURDERING  
Arkivet vurderer inngående dokumenter i forhold til offentliglova ved journalføring. Er arkivet i tvil tas kontakt med saksbehandler, eller sak/journalpost får kode XX – (Midlertidig unntatt offentlighet/ikke offentlighetsvurdert) Det er til slutt saksbehandlers ansvar å påse at arkivtjenestens offentlighetsvurdering er korrekt. Postlista publiseres to dager etter journalføring.  

 

7. OPPLYSNINGER UNNTATT OFFENTLIGHET - SKJERMING  
Opplysninger som skal unntas offentlighet og dermed skjermes for innsyn, skal registreres i tittelfeltets andre linje. Dette gjelder for både saks- og journalposttittel.

Ved skjerming må tre felt fylles ut:  
Tilgangskode – eks. UO (Unntatt offentlighet)  
Avskjermingskode – velg riktig avskjermingskode ettersom hvor mange opplysninger som skal unntas.  
Paragraf – velg riktig lovparagraf i forhold til det du unntar fra offentligheten  

Avskjermingskoder for sak:  

1 – Skjerming av dokumenter og filer  

2 – Som kode 1 + linje 2 i sakstittel skjermes  

3 – Som kode 2 + klassering skjermes  (denne skal brukes)

Avskjermingskoder for journalpost:  

1 – Skjerming av dokumenter og filer 

2 – Som kode 1 + linje 2 i journalposttittel skjermes  

3 – Som kode 2 + avsender/mottaker feltet skjermes (denne skal brukes)

 

8. FEILREGISTRERING  

11.1 Feilregistrering av sak  

I Salangen kommune har saksbehandler selv rettigheter til å opprette sak. Hvis du ved en feil har opprettet sak, setter du UTGÅR i sakstittelfeltet.  

11.2 Feilregistrering av ny journalpost  

Ved feilregistrering av ny journalpost sender du beskjed til arkiv , ved å velge NY/Oppgave/beskjed til arkiv.  

 

9. INTERN KONTROLL

Arkivleder skal gjennomføre jevnlige kontroller av at skrivereglene blir fulgt, og gir beskjed hvis det forekommer gjentakende feil.