|
Journalføring Ansettelsessaker arkiveres i saksarkivet, og hver ansettelsessak defineres som en egen arkivsak. Dersom en konkret søknad i virkeligheten er en søknad på to eller flere stillinger, registreres søknaden som eget dokument i alle sakene. Dokumentene produseres i Visma Rekruttering og arkiveres i Elements. Fagsystemet Visma Rekruttering ble tatt i bruk fra oktober 2013. Fra 20011 til 2015 brukte kommunen Ansattmodulen i ESA. Innhold En ansettelsessak inneholder følgende dokumenter:
- Eventuell forberedende korrespondanse/vedtak jf hovedavtalen
- Stillingsannonse
- Søknader
- Bekreftelse for mottatt søknad
- Søkerlister
- Brev/notat om innkalling til intervju
- Innstilling med forslag til vedtak
- Evt brev til uttaleinstanser og korrespondanse angående innstillingen
- Vedtak i ansettelsesråd
- Tilbud om stilling /ansettelsesbrev
- Bekreftelse eller avslag fra søker
- Avslagsbrev til øvrige søkere.
Avslutting av saken Når det er kommet positivt svar på ansettelsesbrevet skal det produseres avslagsbrev til øvrige søkere før ansettelsessaken avsluttes. Den som blir ansatt må registreres med tilsettingssak i personalarkivet, og nødvendige dokumenter må føres over til/legges inn her. Det vil vanligvis være søknad, tilbud, svar fra søker, underskrevet arbeidsavtale, tilsettingsprotokoll, taushetserklæring, ev. databrukerkontrakt, ansiennitetsberegning, attester og vitnemål samt oppfølging/veiledning i prøvetiden. |