|
Hver morgen søker arkivleder opp gårsdagens nye saker. Det kontrolleres at disse har riktig offentlighetsvurdering, tilknyttet riktig arkivdel, og har korrekt arkivkode. Det kontrolleres også at riktig tilgangsgruppe er valgt. Ufullstendig eller uklar sakstittel rettes og mail sendes saksansvarlig for bekreftelse på at endring er formålstjenlig. Så kjøres en liste over alle journalposter med status S. Dette er journalposter som saksbehandler har arkivert selv (direkte mottatte eposter). Her sjekkes: korrekt adresse på avsender(e), journalposttittel skal være informativ, gradering og mottaker. Det sjekkes også at alle vedlegg er i korrekt og lesbart pdf-A format. Dersom det foretas endringer i journalposttittel informeres saksbehandler om dett via mail. Deretter kjøres liste over journalposter med status M. Status M oppstår på inngående journalposter med innskannede dokumenter dersom innskanning har feilet. Disse journalpostene hentes frem og aktuelt papirdokument finnes frem fra gårsdagens skanning og jobben gjøres på nytt. Denne rutinen skal i utgangspunktet være unødvendig dersom rutinen under kontroll av skanning har blitt utført, men rutinen utføres a likevel for å være 100% sikker på at dokumentene er i aktuell journalpost. Det sjekkes også at elektronisk innsendte skjemaer er postført i ESA. Dette sjekkes i K2000 under "ikke arkiverte eposter" (etter oppgradering til ESA 8.2 og installering av SvarUt og SvarInn, kommer alle skjemaer i ESA) Det finnes rutinebeskrivelser for hvordan de forskjellige søkene kjøres i vår kvalitetssystem Compilo. |