|
RETNINGSLINJER FOR BRUK AV ESA (ELEKTRONISK SAK- OG ARKIVSYSTEM) Fra 01.01.08 ble det innført et fullelektronisk post og arkivsystem (ESA). ESA er både et postjournalsystem, saksbehandlerverktøy og elektronisk arkiv. All saksbehandling foregår i ESA. (unntatt det som skal i våre fagsystemer) ESA er bygd opp på samme måte som et manuelt papirarkiv – med saksmapper og journalposter (brev og notater m.v.). En saksmappe kan bestå av flere journalposter, og en journalpost kan bestå av flere dokumenter (for eksempel brev med tilhørende vedlegg i form av notater, tabeller og lignende). Alle dokumenter og vedlegg konverteres til pdf-A via vår server fortløpende. Konverteringen kan leses av i logg på SLK serveren. Det er Evry som har satt opp konverteringen på vår server - de får tilgang via vår IT-avdeling. All inngående post mottar saksbehandler på sin oppgaveliste i ESA. Det eneste som arkiveres på papir etter 01.01.08 er personalmapper, elevmapper og pasientmapper. I tillegg oppbevares avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter i særskilte permer i hvelvet i 2.etg. Fra 1.10.2013 ble ESA oppgradert til ESA08. Samtidig ble alle avdelinger innlemmet som ESA-brukere, og tilknyttet det elektroniske arkivet. Det ble også opprettet nye arkivdeler: Felles: For ordinære saker. Eiendom: For alle saker som berører spesifikke eiendommer. Arkivkode er GBNR. Personal: For personalforvaltning. Avmerket som et papirarkiv, og originaler arkiveres i gjeldende personalmappe. Her benyttes egne tilgangsgrupper. Det er leder og den leder tillater som har tilgang til disse gruppene, foruten arkivpersonale og rådmannsgruppen. Rekrutteringssaker opprettes i VISMA av personalkontoret. Saken veltes over i ESA i egen arkivsak under tilgangsgruppen PERSxxxx tilhørende den enkelte avdeling. De elektroniske søknadene går via VISMA over i saken i ESA. All videre korrespondanse utføres ESA, men det er gitt åpning for at personalkontoret kan skrive tilbudsbrev i VISMA og velte disse over i aktuell ESA-sak. Det er post- og arkivpersonalet i avdeling for Fellestjenester som er ansvarlig for at all inngående post til kommunen blir postført og fordelt til den aktuelle saksbehandler. Hvis det er valgt feil saksbehandler, kan saksbehandler selv overføre til korrekt saksbehandler, eller ta kontakt med post- og arkivpersonalet for oppretting. E-post som kommer direkte til den enkelte saksbehandler skal som hovedregel den enkelte saksbehandler selv arkivere i ESA. Det er også mulig å videresende disse til kommunens E-postmottak for postføring. Dersom en mottar relevante saksopplysninger via telefonsamtaler og/eller SMS, skal opplysningene noteres med angivelse av dato og navn på den som en har fått opplysningene fra. Bruk dokumentmal «Notatmal» og Type «internt notat u/oppfølging». Det er ikke tatt i bruk svarInn eller svarUt enda, så digital signatur benyttes ikke. Registrering- og arkiveringsrettigheter: Ledere og saksbehandlere kan opprette sak i ESA, disse blir kodet med status R. Arkivleder kjører liste over alle saker med status R hver morgen. Sakene sjekkes for riktig arkivkode, arkivdel og tilgangsgruppe, samt at sakstittel er informativ og fullstendig. .Ved tvil kontaktes saksbehandler for avklaring. Får status B når klarert. Ledere og saksbehandlere kan også arkivere inn- og utgående eposter. Inngående eposter får status S, og disse sjekkes på lik måte som nye saker hver morgen av arkivleder. Det sjekkes også at avsender har korrekt adresse. Får status J når klarert. Ikke arkivverdig: Eksempler: reklame, trykksaker, fakturaer, regnskapsbilag, alle rutinemessige henvendelser vedr: skattekort, lønn, perm, ferie, timelister. Eksterne kursinvitasjoner og eksterne rundskriv. |