|
Avleverte uttrekk Per 05.01.2017 har Grimstad kommune avlevert følgende elektroniske saksarkiv:
- For perioden 08.11.1994 - 31.12.1999 - Et godkjent Noark 4 - uttrekk fra ePhorte -SYMFONI uten elektroniske dokumenter
- For perioden 07.12.1999 - 01.03.2010 - Et ikke godkjent Noark 4 uttrekk skapt i WEbSak og senere konvertert til ePhorte. Systemet er avlevert som fullektronisk.
Det er ikke avlevert uttrekk fra fagsystemer. Rutiner for elektroniske uttrekk Kommunens retningslinjer for avlevering/deponering av elektronisk arkivmateriale tar utgangspunkt i Arkivlova med forskrifter og Riksarkivets Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner. Retningslinjene klargjør ansvarsforholdet mellom arkivskaper (kommunen) og arkivdepot (AAma), og beskriver hvordan elektroniske arkiv og registre skal avleveres eller deponeres. Når det skal tas uttrekk av elektronisk arkiv, bør dette skje straks periodisering er fullført, med toårig overlappingsperiode. Aama anbefaler at det foretas prøveuttrekk så tidlig som mulig før endelig avlevering, både som test og sikkerhetsforanstaltning. Kopi av uttrekk skal deponeres hos Aama så tidlig som mulig, men kommunen beholder likevel arkivansvaret i 25 år. Dette innebærer at den administrative enheten som produserte arkivmaterialet har ansvar for vedlikehold av uttrekkene, med sikkerhetskopi hos Aama. Etter 25 år overtar Aama ansvaret. Den administrative enheten som har deponert elektronisk materiale kan ikke slette dette fra sitt eget arkivsystem før endelig avlevering er godkjent. For mer informasjon, se Aamas’ retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale. Avlevering av elektronisk arkivmateriale skal omfatte definerte uttrekk av data fra IT-system, og ikke selve IT-systemene. Ved siden av Noark-baserte arkivsystem har kommunen også ulike elektroniske fagsystemer med viktig rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon. Kommunen har ikke foretatt noen uttrekk av slike systemer. Fagsystemer som er NOARK-godkjent kan avleveres elektronisk. Det er kun Visma Flyt skole |