Oppbygning, bruk og plan for vedlikehold av det elektronisk arkivet

1. Hvilke kategorier av saker, herunder typer av saksdokumenter, som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir

Se: Arkivserier

2. Hvilke arkivformat som skal brukes

Følgende arkivformater skal registreres i Public360:

Lagringsformat Beskrivelse Arkivformat filtype:

- Worddokumenter, regneark, powerpoint o.l konverteres til PDF

- Skannede dokumenter benytter seg av PDF

- E-posten  som kommer inn bli konvertert itl PDF

3. Digital signatur.

Foreløpig benyttes det ikke digital signatur. Før dette tas i bruk skal det utarbeides en oversikt over hvilke dokumenter som skal autentiseres.

4. Retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter er skannet og arkivert i Public360.

Papirarkivet som hører til fullelektronisk arkiv oppbevares i 3 mnd før dokumentene makuleres. Samme rutine gjelder for mottatte eposter til kommunens postmottak. Originale avtaler oppbevares i permer i dokumentsenteret.

5. Plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av det elektroniske materialet inntil det kan avleveres til arkivdepot.

Periodisering ved overgang til Public 360:

Ved overgang til Public 360 ble det gjennomført skarpt periodeskille. Det er foretatt uttrekk av den aktive , samt den historiske basen i ePhorte som det nå jobbes med å legge inn i Public 360 .

Løsningen er levert med eArkiv 360 som støtter målbildet for historisk arkiv.

Plan for periodisering etter innføring av Public 360.

I løpet av høsten 2017 skal det i prosjektet besluttes om det fortløpende skal overføres saker og Journalposter fra produksjonsmiljøet over til historisk base. Det er derfor ikke satt noe årstall for periodisering. Dette vil bli vurdert etter litt erfaring med denne løsningen

 Uttrekk til depot

Det er ikke planlagt at det skal gjøres uttrekk før avtalen med leverandør går ut om ti år.