Periodedeling og deponering av elektroniske arkiver

Periodedeling og deponering av elektroniske arkiver

Generelt

IKA Kongsberg er ansvarlig for depot - både på papir og digitalt. Selv om arkivet i sin helhet også er på papir, avleveres elektronisk journaler fra fagsystemene.

Går et system ut av administrativ bruk uten at datainnholdet flyttes til et nytt system eller virksomheten opphører, foretas en samlet avlevering, jf. arkivforskriften § 5-3.

Fra elektroniske journal- og arkivsystemer skal en arkivversjon deponeres straks en arkivperiode er avsluttet, jf. arkivforskriften § 3-17. Elektroniske dokumenter som er tilknyttet, skal følge med deponeringen. Tilhørende dokumenter på papir skal følge som ledd i den ordinære avleveringen når materialet er ca. 25-30 år gammelt.

I systemer som følger Noark-standarden, kan det registreres en blanding av elektroniske dokumenter og dokumenter i papirform under forutsetning av

- at alle journalførte dokumenter innenfor én og   samme sak lagres enten elektronisk eller på papir, med visse unntak for   vedlegg, jf. Noark

- og at elektroniske og papirbaserte saker   arkiveres i hver sin arkivdel.

Dersom det forekommer en blanding av elektroniske dokumenter og papirdokumenter innenfor samme sak, må hele saken arkiveres og avleveres samlet på papir.

NOARK-systemer

Kongsberg Kommune har følgende fullelektroniske arkivsystemer (kun elektroniske dokumenter).

Ephorte Elements (saksarkivet) - NOARK 5

Visma Flyktning, Visma Velferd (sosiale tjenester), Visma Familia (barnevern) - NOARK 5

Arkivformatet for elektroniske saksdokumenter er PDF/A.

De elektroniske arkivsystemene i Kongsberg kommune periodiseres helst hvert fjerde år, sammenfallende med Fylkes- og kommunestyresvalg.

Periodisering skjer fortrinnsvis med "mykt skille" dersom ikke spesielle forhold ligger til grunn. Se Periodisering i elektroniske journaler og arkiv i arkivplanen.

Periodeoversikt for elektronisk saksarkiv (ephorte Elements) i Kongsberg kommune