Skjerming, gradering og innsyn

Offentlighetsvurdering og skjerming

Kongsberg kommune skal utvise meroffentlighet. Dette innebærer at alle dokumenter i utgangspunktet skal være offentlige såfremt de ikke skal unntas i henhold til lov. Hele saker skal bare unntas offentlighet hvis opplysninger i ett eller flere av dokumentene er unntatt fra offentlighet og de gjenværende dokumentene gir en feil fremstilling av saken.

Offentlighetsvurdering og skjerming av saker, journalposter og saksdokumenter er saksansvarliges ansvar.

Alle brukere vil automatisk få lese informasjon som ikke er skjermet i de arkivdelene de har fått tilgang til. Informasjon som ligger i arkivdeler som de ikke har noen form for tilgang til vil ikke vises for brukeren.

I Kongsberg kommune brukes følgende tilgangskoder:

Tilgangskode U brukes ved unntatt offentlighet (skal ikke på offentlig journal). Alle brukere autoriseres for bruk av tilgangskoden U og vil kunne gis tilgang til å lese informasjon som er skjermet med denne koden.

Tilgangskode XX ikke vurdert for offentlig innsyn inntil saksbehandler har tatt en avgjørelse. Alle brukere autoriseres for bruk av tilgangskoden XX.

Tilgangskode US brukes for sensitive saker som bare noen saksbehandlere skal ha tilgang til, og bare brukere som er autorisert for tilgangskode US vil kunne gis tilgang til saker, journalposter og saksdokumenter som er skjermet med denne tilgangskoden.

Tilgangskode US brukes i barnevernsarkiv for Fosterhjem og er bare brukere som er autorisert for tilgangskode US vil kunne gis tilgang til saker, journalposter og saksdokumenter som er skjermet med denne tilgangskoden. I tillegg må bruker ha tilgang til aktuelle arkivdeler.

Tilgangskode P brukes i personalarkivet for personalmapper og bare brukere som er autorisert for tilgangskode P vil kunne gis tilgang til saker, journalposter og saksdokumenter som er skjermet med denne tilgangskoden.  I tillegg må bruker ha tilgang til aktuelle arkivdeler.

Tilgangskode PS brukes i personalarkivet for personalmapper og bare brukere som er autorisert for tilgangskode PS vil kunne gis tilgang til saker, journalposter og saksdokumenter som er skjermet med denne tilgangskoden. I tillegg må bruker ha tilgang til aktuelle arkivdeler.

Tilgangskode E brukes i elevarkivet for elevmapper og bare brukere som er autorisert for tilgangskode E vil kunne gis tilgang til saker, journalposter og saksdokumenter som er skjermet med denne tilgangskoden. I tillegg må bruker ha tilgang til aktuelle arkivdeler.

Tilgangskode ES brukes i elevarkivet for elevmapper og bare brukere som er autorisert for tilgangskode ES vil kunne gis tilgang til saker, journalposter og saksdokumenter som er skjermet med denne tilgangskoden. I tillegg må bruker ha tilgang til aktuelle arkivdeler.

Tilgangskode B brukes i barnehagearkivet for barnehagebarnmapper og bare brukere som er autorisert for tilgangskode B vil kunne gis tilgang til saker, journalposter og saksdokumenter som er skjermet med denne tilgangskoden. I tillegg må bruker ha tilgang til aktuelle arkivdeler.

Tilgangskode IP brukes i elevarkivet for elevmapper og bare brukere som er autorisert for tilgangskode IP vil kunne gis tilgang til saker, journalposter og saksdokumenter som er skjermet med denne tilgangskoden. I tillegg må bruker ha tilgang til aktuelle arkivdeler.

Tilgangskode BS brukes i barnehagearkivet for barnehagebarnmapper og bare brukere som er autorisert for tilgangskode BS vil kunne gis tilgang til saker, journalposter og saksdokumenter som er skjermet med denne tilgangskoden. I tillegg må bruker ha tilgang til aktuelle arkivdeler.

Tilgangskode A brukes i ansettelsessaker og bare brukere som er autorisert for tilgangskode A vil kunne gis tilgang til saker, journalposter og saksdokumenter som er skjermet med denne tilgangskoden.  I tillegg må bruker ha tilgang til aktuelle arkivdeler.

Tilgangskode B brukes i barnehagearkivet for barnehagebarnmapper og bare brukere som er autorisert for tilgangskode B vil kunne gis tilgang til saker, journalposter og saksdokumenter som er skjermet med denne tilgangskoden. I tillegg må bruker ha tilgang til aktuelle arkivdeler

Tilgangskode B brukes i barnehagearkivet for barnehagebarnmapper og bare brukere som er autorisert for tilgangskode B vil kunne gis tilgang til saker, journalposter og saksdokumenter som er skjermet med denne tilgangskoden. I tillegg må bruker ha tilgang til aktuelle arkivdeler

Som hovedregel:

Ledere vil ha tilgang til å lese alle saker, journalposter og saksdokumenter som er skjermet med tilgangskode innenfor egen administrativ enhet. Øvrige brukere kan gis tilgang ved at de mottar en oppgave, mottar et notat, legges som kopimottaker på brev eller notat eller legges i tilgangsgruppe til de saker som er skjermet med koder de er forberedt for å få tilgang til.

NOARK-standarden definerer følgende tre nivåer for skjerming:

Saksnivå:

Journalpostnivå: