|
PROFIL Visma Profil er helse- og omsorgstjenestens fagsystem som inneholder brukermapper for personer som trenger helsehjelp i ulike stadier i livet i Kongsberg kommune. Profil ble startet opp i 2002. I 2018 ble det foretatt et skarpt skille i Profil ved overgang fra papirarkiv til fullelektronisk arkiv. Alle brukermapper ble kvalitetssikret og avsluttet. Alle morsmapper er skrevet ut, isteført og deponert til IKA Kongsberg med angitt tidsperiode, arkivskaper og sortert etter fødselsdato. Det ble foretatt et SIARDII-uttrekk som er godkjent og deponert til IKA Kongsberg. Alle aktive brukermapper ble gjenåpnet og koblet mot VSA. Alle utgående dokumenter som blir generert i Profil via brevmaler vil bli ekspedert via Svarut som sikker digital post. Alle dokumenter (inn- og utgående) som er ferdigstilt går automatisk til VSA-kjernen. Ved avslutning av brukermappe i Profil (enten ved død, flytting ut av kommunen eller opphør av behov for helsehjelp) vil brukermappa bli først avsluttet i Profil og deretter settes som avsluttet i VSA-kjernen. Det er kun arkivansvarlig i Profil som vedlikeholder VSA-kjernen. Det skal foretas uttrekk av VSA hvert 10. år. Det er ikke Svarinn i Profil, derfor vil alle inngående dokumenter bli scannet inn i fagsystemet av merkantilt personell. Hvis det kommer inn dokumenter som skal inn i Profil og er stilet til Kongsberg kommune digitalt, så vil disse dokumentene komme inn i Elements. Sentralarkivet overfører disse dokumentene til egen fordelingsmappe som merkantilt personell henter opp. De skriver ut disse dokumentene og scanner de inn i Profil før de setter dokumentet i Elements til status Utgått. Det er bar generell post til helse- og omsorg som arkiveres i Elements (eks høringer, retningslinjer, saksfremlegg som skal legges frem for et utvalg, genelt om omsorgboliger og helsetiltak) som arkiveres i Elements som egne saker. Disse sakene blir registrert som ufordelt til leder i de enkelte uteenheter i helse- og omsorg som igjen fordeler til rett saksbehandler. Saksbehandler svarer evt ut forespørsel før saken i Elements avsluttes. |