|
Personalarkivet i Kongsberg kommune er koblet opp i Elements mot egen arkivdel (personal) og de enkeltes administrative enhet. Det er tilgangsstyrt med tilgangskontroll, tilgangsstyring og single-sing-on. Personalmappa blir som regel opprettet ved tilsettelse i ny stilling. Både personalmappa og journalpost settes som ufordelt.
I Kongsberg så praktiserer vi en mappe pr ansatt - dvs at all arkivverdig dokumentasjon for den ansatte blir scannet inn eller opprettet med utgående brev i den ansattes mappe. Ettersom Elements har både en intern og sikker sone, så er det vedtatt at selve personalmappa skal arkiveres med tilgangskode P på mappenivå og eventuelle sensitive dokumenter (eks dialogmøter, bekymringsmeldinger) skal arkiveres med tilgangskode PS (personal sensitiv). Det betyr at ved å logge seg inn på sikker sone (PS) (ekstra innlogging med brukernavn og passord) vil en se hele personalmappa med alle dokumenter. I Intern sone (P) så vil det evt mangle noen journalposter i oversikten pga at det ikke vises de dokumentene som har sensitiv skjerming. På sikker sone så kan den som skal eks scanne inn dokumenter bare gjøre dette via sikker utforsker, de vil ikke ha tilgang til vanlig utforsker. Det er heller ikke mulig å klippe/lime fra andre dokumenter på sikker sone. På intern sone så kan den som skal eks scanne inn dokumenter til vanlig utforsker og tilknytte filen til ny journalspost og automatisk få tilgangskode P. Ettersom selve saksmappa har tilgangskode E så vil alle journalposter også arve denne tilgangskoden. For å endre tilgangskode fra P til PS må saksbehandler fysisk gå inn i sikker sone og endre tilgangskoden på journalposten fra P til PS. Ved overgang fra et tjenestested til en nytt arbeidssted i kommunen vil personalmappa overføres til ny organisatorsk enhet. Tidligere dokumenter er tilgangsstyrt og her må det en aktiv handling for at ny leder skal kunne se tidligere dokumenter i personalmappa. Elements er satt opp med både Svarut og Svarinn, det vil si at edialog er koblet opp og eventuelle svar/tilbakemeldinger på utgående dokumenter til den ansatte eller andre eksterne mottaker vil automatisk komme inn i riktig personalmappe. Når den ansatte sier opp sin stilling vil personalmappa avsluttes etter at bekreftelse på oppsigelse og informasjon om KLP er sendt ut. Avsluttede personalmapper vil følge med på uttrekk i Elements. Tidligere personaldokumentasjon som ble registrert i ESA frem til 1. oktober 2019 finnes digitalt i historisk base og papirdokumentasjonen er arkivert fysisk ved personalkontoret - ute ved de administrative enhetene forefinnes bare skyggearkiver (kopier). Når den ansatte slutter vil personalmappene overføres til sentralarkivet for videre bevaring og overføring til IKA Kongsberg. Det påføres arkivskaper, tidsperiode og sortert på f.dato foran hver arkivboks for enklere gjenfinning. Liste over serien på hvilke ansatte som er arkivert forefinnes foran i 1 arkivboks i serien. |