|
Elevarkivet i Kongsberg kommune er koblet opp i Elements mot egen arkivdel og de enkeltes administrative enhet (11 skoler). Det er tilgangsstyrt med tilgangskontroll, tilgangsstyring og single-sing-on. Eleven blir som hovedregel opprettet ved innmeldelse i 1. klasse gjennom innmeldingsskjema gjennom Sem&Stenersen. Skjemaet hentes opp av sentralarkivet og fordeles til den enkelte skoletilhørighet. Både elevmappe og journalpost settes som ufordelt. Merkantilt personell eller rektor fordeler saksmappe og journalpost til dedikert ansvarlig person - i Kongsberg kommune er dette skolesekretær ved den enkelte skole
I Kongsberg så praktiserer vi en mappe pr elev - dvs at all arkivverdig dokumentasjon for eleven blir scannet inn eller opprettet med utgående brev i Elevens mappe. Ettersom Elements har både en intern og sikker sone, så er det vedtatt at selve elevmappa skal arkiveres med tilgangskode E på mappenivå og eventuelle sensitive dokumenter (eks Individuell plan, sakkyndig vurdering) skal arkiveres med tilgangskode ES (Elev sensitiv). Det betyr at ved å logge seg inn på sikker sone (ES) (ekstra innlogging med brukernavn og passord) vil en se hele elevmappa med alle dokumenter. I Intern sone (E) så vil det evt mangle noen journalposter i oversikten pga at det ikke vises de dokumentene som har sensitiv skjerming. På sikker sone så kan den som skal eks scanne inn dokumenter bare gjøre dette via sikker utforsker, de vil ikke ha tilgang til vanlig utforsker. Det er heller ikke mulig å klippe/lime fra andre dokumenter på sikker sone. På intern sone så kan den som skal eks scanne inn dokumenter til vanlig utforsker og tilknytte filen til ny journalspost og automatisk få tilgangskode E. Ettersom selve saksmappa har tilgangskode E så vil alle journalposter også arve denne tilgangskoden. For å endre tilgangskode fra E til ES må saksbehandler fysisk gå inn i sikker sone og endre tilgangskoden på journalposten fra E til ES. IST skole har integrasjon mot Elements, dvs at hvis en elev får opprettet en individuell plan, møtereferater osv via IST, så vil disse dokumentene automatisk overføres til elevens mappe i Elements i PDF-format og med status reservert. I Kongsberg så vil skolesekretær fange opp disse dokumentene i søket "under arbeid". Skolesekretær legger inn foresatte og evt helsestasjon eller andre instanser før dokumentet ferdigstilles og ekspederes ut med KS Svarut. Hvis et dokument ferdigstilles i IST og det ikke forefinnes eksisterende elevmappe i Elements, vil systemet automatisk opprette ny elevmappe og dokumentet vil lagres i denne mappa. Sentralarkivet fanger opp disse sakene som ufordelt og vil deretter fordelte saken til riktig skole. Ved overgang fra barneskole til ungdomskole vil elevmappa overføres til ny skole og skolesekretær. Tidligere dokumenter er tilgangsstyrt og her må det en aktiv handling for at ny skolesekretær skal kunne se tidligere dokumenter i elevmappa. Elements er satt opp med både Svarut og Svarinn, det vil si at edialog er koblet opp og eventuelle svar/tilbakemeldinger på utgående dokumenter til foresatte vil automatisk komme inn i riktig elevmappe til skolen. Når eleven er ferdig på grunnskolen vil elevmappa avsluttes og følge med på uttrekk i Elements. Tidligere elevdokumentasjon som ble registrert i ESA frem til 1. oktober 2019 finnes digitalt i historisk base og papirdokumentasjonen er arkivert fysisk i elevens mappe på skolene. Når eleven slutter på skolen, vil elevmappene overføres til sentralarkivet for videre bevaring og overføring til IKA Kongsberg. Det påføres hver serie arkivskaper, tidsperiode og sortert på f.dato foran hver arkivboks for enklere gjenfinning. Liste over serien på hvilke elever som er arkivert forefinnes foran i 1 arkivboks i serien. |