|
Barnehagearkivet i Kongsberg kommune er koblet opp i Elements mot egen arkivdel og de enkeltes administrative enhet (8 kommunale barnehager). For de private barnehagene settes oppvekstkontoret som ansvarlig saksbehandler. Det er tilgangsstyrt med tilgangskontroll, tilgangsstyring og single-sing-on. Barnehagebarnet blir som hovedregel opprettet ved innmeldelse av sakkyndig vurdering og særskilte behov. Både barnehagemappe og journalpost settes som ufordelt.
Oversikt over alle barnehager som er kommunale og private:
I Kongsberg så praktiserer vi en mappe pr barnehagebarn - dvs at all arkivverdig dokumentasjon for barnet blir scannet inn eller opprettet med utgående brev i barnets mappe. Ettersom Elements har både en intern og sikker sone, så er det vedtatt at selve barnehagemappa skal arkiveres med tilgangskode B på mappenivå og eventuelle sensitive dokumenter (eks Individuell plan, sakkyndig vurdering) skal arkiveres med tilgangskode BS (barnehage sensitiv). Det betyr at ved å logge seg inn på sikker sone (BS) (ekstra innlogging med brukernavn og passord) vil en se hele barnehagemappa med alle dokumenter. I Intern sone (B) så vil det evt mangle noen journalposter i oversikten pga at det ikke vises de dokumentene som har sensitiv skjerming. På sikker sone så kan den som skal eks scanne inn dokumenter bare gjøre dette via sikker utforsker, de vil ikke ha tilgang til vanlig utforsker. Det er heller ikke mulig å klippe/lime fra andre dokumenter på sikker sone. På intern sone så kan den som skal eks scanne inn dokumenter til vanlig utforsker og tilknytte filen til ny journalspost og automatisk få tilgangskode B. Ettersom selve saksmappa har tilgangskode B så vil alle journalposter også arve denne tilgangskoden. For å endre tilgangskode fra B til BS må saksbehandler fysisk gå inn i sikker sone og endre tilgangskoden på journalposten fra E til ES. Ved overgang fra barnehage til skole vil barnehagemappa avsluttes og ny elevmappe opprettes pga ulikt lovverk. Barnehagemappe vil linkes opp mot elevmappe med toveiskobling for å vise til at det forefinnes en barnehagemappe med relevant informasjon. Skolen vil ikke ha tilgang til denne barnehagemappen på grunn av tilgangskode B som de ikke har autorisasjon til. Det er bare arkivtjenesten som vil se hele historikken. Ved tjenestlig behov Elements er satt opp med både Svarut og Svarinn, det vil si at edialog er koblet opp og eventuelle svar/tilbakemeldinger på utgående dokumenter til foresatte vil automatisk komme inn i riktig barnehagemappe til skolen. Tidligere barnehagedokumentasjon som ble registrert i ESA frem til 1. oktober 2019 finnes digitalt i historisk base og papirdokumentasjonen er arkivert fysisk i barnets mappe på skolene. Når barnet slutter i barnehagen, vil barnehagemappene overføres til sentralarkivet for videre bevaring og overføring til IKA Kongsberg. Det påføres hver serie arkivskaper, tidsperiode og sortert på f.dato foran hver arkivboks for enklere gjenfinning. Liste over serien på hvilke barn som er arkivert forefinnes foran i 1 arkivboks i serien. |