|
Viser til punkt 4.1.1 - Daglige arkivrutiner Arkivdeler som ikke er på kommunens postlister Sentralarkivet behandler objektarkiver med bevisstgjøring av tilgangsstyring og tilgangskontroll.
Arkivdel Barnehagemappe, elevmappe og personalmappe blir ikke publisert på kommunens postlister.
Hvis ønskelig vil foresatte eller den ansatte kunne be om innsyn i saksmappa. Her vil alltid ansvarlig saksbehandler få i oppdrag å gjennomgå de enkelte saksmapper for vurdering av fullt innsyn, delvis innsyn eller nektet innsyn. Ved nektet innsyn kan dette påklages til Fylkesmannen. Sentralarkivet foretar ikke innsynsanmodninger - dette for å bevisstgjøre saksbehandler og leder for avdelingen og at ikke arkivet skal stå ansvarlig for dokumenter som ikke skulle blitt publisert. Svarinn: Sentralarkivet påser at Svarut og Svarinn i de ulike fagsystemer ikke stopper opp og gir beskjed til de enkelte merkantile ved eks Socio, Familia og PPT hvis dokumenter stanger i importsentralen. Da vil arkivleder få en epost om at dokumenter ikke har blitt importert i fagsystemet. Hvis dokumentet har stoppet opp mot Elements, så er det ofte fordi at saksmappa er avsluttet. Da må vi endre status fra Avsluttet til Under behandling, da vil dokumentet automatisk gå inn i Elements og riktig sak. |