|
Bakgrunn Alle offentlige organer plikter å holde arkiv, med hjemmel i Arkivloven med forskrifter. Offentleg organ er statlig, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller enhet i følge Arkivloven. Et offentlig organ skal også til en hver tid ha en ajourført arkivplan som skal inneholde hva arkivet omfatter, hvordan det er organisert og instrukser, regler og planer som gjelder for arkivarbeidet, jf. arkivforskriften. Tinn kommune er ett offentlig organ og en arkivskaper. og har hatt en fullelektronisk sak-/arkivsystem siden 2007. Arkivleder og sentralarkivet har ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste. Sentralarkivet er underlagt organisasjonsenheten. Arkivet holder til på Torget 2, der er det kontorer og arkivmagasiner. Sentralarkivet jobber både med eldre arkiver og moderne arkiver, samt driver opplæring i arkiv- og dokumenthåndtering for kommunens ansatte. Sentralarkivet har systemansvar for kommunens sak- og arkivsystem Elements. Formål Formålet er å tilgjengeliggjøre informasjonen om rutiner, regler og ordningssystemer i arkivforvaltningen, både som informasjon til innbyggerne og som kunnskapsbase for saksbehandlerne. Arkiv = informasjonsforvaltning og dokumentkontroll Arkivplanen skal bidra til at Tinn kommune ivaretar arkivansvaret etter arkivlovens § 6 hvor det heter: "Offentlege organ pliktar til å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid." Arkivplanen skal dokumentere dokumentrutiner, arkivorganiseringen og hvordan arkivene skal forvaltes i Tinn kommune.
Arkivplanen skal samle retningslinjer og rutiner ett sted, slik at alle ansatte til enhver tid har tilgang til hvordan oppgavene knyttet til dokumentbehandling skal løses og hvilke retningslinjer som gjelder. Arkivplanen gjelder for alle ansatte som arbeider med saksbehandling i Tinn kommunes sak/arkivsystem og øvrige fagsystemer.
Ansatte plikter å gjøre seg kjent med og følge rutinene som er nedfelt i arkivplanen. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for arkivplanen. Arkivplanen skal revideres hvert 2. år eller ved behov. Arkivleder har ansvar for at planen til enhver tid er oppdatert. |