|
I arkivloven er alle offentlige organ pålagt å ha en eller flere journaler for registrering av dokumenter i de sakene organet oppretter. I forskriften til arkivloven heter det i § 2-6: " Et offentlig organ skal ha en eller flere journaler for registrering av dokument i de sakene organet oppretter. I journalen skal det registreres alle inngående og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven §§ 2 og 3
- må regnes som saksdokument for organet
- er gjenstand for saksbehandling
- har verdi som dokumentasjon
Organinterne dokumenter, jfr, §§ 1-1 – 1-3 registreres i journalen så langt organet finner det tjenlig. Innstillinger som nevnt i § 5 tredje ledd i offentlighetsloven skal likevel alltid journalføres. Dokumenter som skal holdes utenfor arkivet etter §3-19 i arkivlovens forskrifter skal ikke journalføres……" Det presiseres at saksbehandling ikke skal skje i WORD, på saksbehandlers hjemmeområde (H-området) på serveren eller via elektronisk post. Hensikten med ensartede rutiner og felles saksbehandlingssystem er at alle dokumenter som tilhører samme sak skal være samlet og tilgjengelig også for andre enn deg selv og arkiveres i Notodden kommunes arkiv (sentralt emnearkiv, sentralt personalarkiv eller objektarkiver). Hovedregelen er at alle dokumenter som man kan få spørsmål om i ettertid skal journalføres i EDB Sak og Arkiv dersom de ikke registreres i et annet fagsystem som dekker arkivlovens krav til journal. |