GRADERING AV DOKUMENTER
Deanu gielda-Tana kommune følger offentlighetslovens intensjon om at alle dokumenter i utgangspunktet skal være offentlige, såframt de ikke skal unntas i henhold av lov.
All post som skal registreres i kommunens saksbehandlersystem, skal vurderes mot Offentlighetsloven og Forvaltningsloven. Dokumenter som inneholder sensitive opplysninger skal graderes med hjemmel i Offentlighetsloven. Personalmapper, personalsaker, elevmapper, elevsaker og klientjournaler skal alltid graderes med den strengeste graderingen. Oversikt over tilgangskoder finnes i mappen nedenfor under tittelen: Tilgangskoder, offentlig journal og skjerming av tekst Det skal også settes på hjemmel til Offentlighetsloven, med henvisning til §. Framgangsmåte for gradering
| 1.
|
Arkivet vurderer om hele arkivsaken skal graderes eller om det kun er journalopplysninger som skal skjermes.
|
ARK
|
| 2.
|
Velg Tilgang på det nivået du skal gradere. Legg inn rett graderingskode i tilgangskode. Legg inn avskjerming. Legg inn hvilken § i off. loven som unntar.
|
ARK
|
| 3.
|
Leder har ansvar for å følge opp om det er rett vurdert evt. oppheve graderingen.
|
LED/SB
|
Midlertidig gradering av dokumenter (XX)Oppgaver: Sette midlertidig gradering ved tvilstilfeller før rådføring med leder/saksbehandler Framgangsmåte for midlertidig gradering i tvilstilfeller
| 1.
|
Arkivet vurderer om hele arkivsaken skal graderes eller om det kun er journalopplysninger som skal graderes. Velg tilgang Legg inn XX (Midlertidig sperret) i tilgangskode.
|
ARK
|
| 2.
|
Leder må ta stilling til gradering. Det er leders ansvar å følge opp for midlertidig sperret dokumenter, og fortløpende vurdere om journalposter og/eller saker skal unntas, påføre riktig graderingskode (evt. oppheve graderingen). Fristen for vurdering av gradering er inntil 3 arbeidsdager.
|
LED/SB
|
| 3.
|
Arkivet følger opp de midlertidig unntatte for oppfølging XX etter 3 dager.
|
ARK
|
|