ARKIVNØKKEL OG KASSASJONSPLAN FOR DE STATLIGE HØGSKOLENE 01.07.1994 Revidert oktober 1996 og mars 2001 Kassasjonsplan mai 2001 FORORD Foreliggende arkivnøkkel er laget så generell at den skal kunne brukes ved alle de statlige høgskolene, med muligheter for lokale og faglige tilpasninger. Arkivnøkkelens klasser 0 - 2 bygger på «Felles arkivnøkkel for statsforvaltningen», som i følge bestemmelser fastsatt av Riksarkivaren 5. juli 1988 skal benyttes som grunnlag og mønster for institusjoner og etater i statsforvaltningen. De statlige høgskolene er: Høgskolen i Agder Høgskolen i Akershus Høgskolen i Bergen Høgskolen i Bodø Høgskolen i Buskerud Høgskolen i Finnmark Høgskolen i Gjøvik Høgskolen i Harstad Høgskolen i Hedmark Høgskolen i Lillehammer Høgskolen i Molde Høgskolen i Narvik Høgskolen i Nesna Høgskolen i Nord-Trøndelag Høgskolen i Oslo Høgskolen i Sogn og Fjordane Høgskolen i Stord/Haugesund Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolen i Tromsø Høgskolen i Telemark Høgskolen i Stavanger Høgskolen i Vestfold Høgskolen i Volda Høgskolen i Østfold Høgskolen i Ålesund Sámi allaskuvla / Samisk høgskole Oslo, 1. juli 1994 Tromsø, 3. juli 2001 INNHOLD Side ARKIVNØKKEL – INNLEDNING …………………………………………… 4 1 Hovedprinsipper………………………………………………………………… 4 1.1 Inndeling…………………………………………………………………………. 4 1.2 Rekkeordning……………………………………………………………………. 4 1.3 Hierarki………………………………………………………………………….. 4 1.4 Emnet……………………………………………………………………………. 5 1.5 Sak bestående av flere emner……………………………………………………. 6 2 Sekundærsystemer…………………………………………………………… 6 2.1 Inndeling………………………………………………………………………… 6 2.2 Rekkeordninger…………………………………………………………………. 6 2.3 Sorteringsrekkefølge……………………………………………………………. 8 3 Eksempler på koding av avdelinger og studietilbud ………………………… 9 3.1 Avdelinger og utdanninger……………………………………………………… 9 3.2 Studietilbud……………………………………………………………………… 10 4 Henvisninger…………………………………………………………………. 11 5 Ledige arkivkoder….………………………………………………………… 11 OVERSIKTSPLANSJER ……………………………………………………… 12 KASSASJONSPLAN…………………………………………………………… 22 1 Innledning…………………………………………………………………... 22 1.1 Lov- og regelverk…………………………………………………………….. 22 1.2 Hvilke arkiv retningslinjene skal gjelde for………………………………….. 22 1.3 Hvilket tidsrom retningslinjene gjelder fra…………………………………… 22 1.4 Hvorfor kassere – hvorfor bevare?…………………………………………… 22 1.5 Personsopplysningsloven og kassasjonsbestemmelser………………………. 23 2 Retningslinjene……………………………………………………………… 23 2.1 Definisjoner…………………………………………………………………. 23 2.2 Hva menes med arkivbegrensning?…………………………………………. 23 2.3 Hvilket materiale skal arkivbegrenses………………………………………. 23 2.4 Arkivbegrensning – praktisk gjennomføring………………………………… 24 2.5 Generelle kassasjonsregler…………………………………………………… 24 a) kassasjonsprinsipper…………………………………………………… 24 b) kassasjonsfrister……………………………………………………….. 24 c) kassasjon – praktisk gjennomføring…………………………………… 25 3 Bevaringspåbud og kassasjonsregler for………………………………………… 26 - arkivmateriale i henhold til allment arkivskjema……………………. 26 - forskningsmateriale………………………………………………….. 29 - digitalt materiale……………………………………………………… 30 - de enkelte saksområder……………………………………………….. 35 BESTEMMELSER KNYTTET TIL DE ENKELTE KLASSER I ARKIVNØKKELEN…………………………………………………………… 35 ALFABETISK STIKKORDREGISTER Vedlegg : Spesielle kassasjonsregler for universiteter og høgskoler om søknader om opptak av 11.6.1985 og om eksamensbesvarelser, eksamensprotokoller og eksamensoppgaver av 14.12.1984 INNLEDNING 1 HOVEDPRINSIPPER 1.1 Inndeling Arkivnøkkelens primære inndelingsprinsipp er emneinndeling (dokumentets innhold). I nøkkelens systematiske del er saksområdene listet opp ved hjelp av logiske emnebetegnelser. Emneinndelingen er hierarkisk, dvs. at store omfattende emner deles inn i mindre emner etter behov. 1.2 Rekkeordning Ordning av emnegruppene, og dermed av mappene i det fysiske arkivet, gjøres etter desimalsystemet. Prinsippet i desimalsystemet er at emneområdene inndeles i inntil 10 grupper som nummereres med sifrene 0 - 9. Hver av disse gruppene blir igjen inndelt i 10 nye grupper, alle avledet av og bundet av det overordnede emnet. Disse kan igjen inndeles i 10'er-grupper, osv. Av de 10 gruppene som et emneområde kan inndeles i, gis den første gruppen (0) alltid betegnelsen "Generelt" og reserveres for generelt om emneområdet. Den siste gruppen (9) gis betegnelsen "Annet om ..." og reserveres for saker innen emneområdet som ikke har fått plass i gruppene 0 - 8 og dokumenter av liten eller meget kortvarig verdi.. 1.3 Hierarki De gruppene som oppstår ved første inndeling av institusjonens/etatens saksområder i emnebegreper (ett siffer) kalles klasser og nummereres med sifrene 0 - 9. Neste nivå (to siffer) kalles hovedgrupper. Neste nivå (tre siffer) kalles grupper, og alle deretter følgende nivåer (fire eller flere siffer) kalles undergrupper. Dette er framstilt i fig. 1 på neste side. Etter hvert tredje siffer settes det punktum. Tallkodene som framkommer kalles arkivkoder. Den hierarkiske emneinndelingen gir en logisk ordning av arkivmaterialet. Enkeltsaker blir ikke spesifisert i nøkkelen, men alle saker om et bestemt emne vil bli fysisk samlet i arkivet og saker med beslektet innhold vil bli arkivert i nærhet av hverandre. Klasser: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Hoved- grupper: 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Grupper: 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 Under- grupper: 151.0 151.1 151.2 151.3 151.4 151.5 151.6 151.7 151.8 151.9 Fig.1: Hierarkiet til arkivnummer 151.3 Foreliggende arkivnøkkel er inndelt i disse klassene: • Klasse 0 - 2: Egenforvaltningssaker • Klasse 3: Faglig samarbeid innen høgere utdanning og forskning • Klasse 4 - 6: Fagsaker angående studier/studenter/forskning 1.4 Emnet Det må understrekes at saken hovedsakelig skal plasseres på emnet det dreier seg om. Et brev fra Statens lånekasse angående utdanningsstatistikk for høgskolen plasseres f.eks. på 508 Studentstatistikk. Korrespondansepartneren er ikke emnet. En sak angående innkjøp, innhenting av tilbud, inngåelse av kontrakter, serviceavtaler etc. plasseres på emnet (varen) det dreier seg om. Serviceavtale ang. kopimaskin gis f.eks. arkivkode 052 Kontorteknisk utstyr. I nøkkelen nevnes en del lover. Her skal korrespondanse og andre dokumenter der loven i seg selv er emnet ligge, f.eks. melding om at loven er under revisjon. De sakene som behandles i henhold til lovens bestemmelser plasseres under sine respektive emner. Likestillingsloven er f.eks. plassert under 201, mens saker angående anvendelse av likestillingsloven ofte kan høre hjemme under 271 Personalpolitikk (herunder rekrutteringspolitikk). 1.5 Sak bestående av flere emner I saksbehandlingen i statsforvaltningen skilles det mellom dokumenter og saker, der en sak kan bestå av ett eller flere dokumenter. Dokumentene legges fysisk i et saksomslag. Det er saken som skal gis arkivkode og ikke de enkelte dokumentene. Dette kan bli et problem hvis dokumentene i en sak representerer flere forskjellige emner. Tilsvarende blir det når et enkelt dokument omhandler flere emner, f.eks. referat fra et møte der flere emner blir behandlet. Hovedprinsippet er at saken skal legges på ett av emnene, med henvisninger eller kopier lagt på de andre emnene. 2 SEKUNDÆRSYSTEMER 2.1 Inndeling Hovedprinsippet for arkivnøkkelens inndeling er emneinndeling. I en del tilfeller er imidlertid emneprinsippet brutt og arkivmaterialet tenkt delt inn etter fysiske eller abstrakte enheter. Dette er gjort for at alt som vedrører enheten skal kunne arkiveres samlet uavhengig av emne. Av sekundære inndelingsprinsipper er det i foreliggende arkivnøkkel brukt inndeling etter personer, utvalg, organisasjoner, eiendommer, avdelinger, studietilbud, fag og prosjekter. 2.2 Rekkeordninger Av og til vil det være hensiktsmessig å benytte en rekkeordning som ikke er begrenset av desimalsystemet, dvs som tillater en underinndeling i flere enn ti underliggende enheter. Den vanligste formen for slike rekkeordninger er mapper oppstilt alfabetisk etter navn. Andre metoder kan f.eks. være kronologisk rekkefølge eller fortløpende nummerering. Når det gjelder koder og fortløpende nummer vil disse oftest inngå som en del av arkivkoden (f.eks. 011.4-E, der E er koden for en avdeling). En er da sikret at en innførsel i journalen viser til én bestemt mappe (011.4-E) i arkivet. Ved alfabetisk ordning etter navn vil flere mapper få samme arkivkode. Slik ordning bør derfor bare foretas dersom det finnes andre opplysninger i journalen som peker til riktig mappe1, eller når dokumentene under arkivkoden ikke blir journalført. For å markere overgang til en sekundær rekkeordning brukes bindestrek (eksempelvis 012.2- 01). I foreliggende arkivnøkkel er følgende sekundære ordningsmetoder brukt: • Personale ordnes alfabetisk etter navn, med én mappe pr person (jf 221 Personalmapper). Innholdet i hver mappe kan inneholde dokumenter vedrørende flere emner, som tilsetting, lønn, permisjon, osv. Tilsvarende ordnes studentarkivet, med én mappe pr student (jf 52 Studentmapper). • Utvalg og organisasjoner nummereres fortløpende (01, 02, osv). Numrene inngår som siste del av arkivkoden. Eks.: 014-03 (tjenestemannsorganisasjon nr 03) • Eiendommer nummereres fortløpende (01, 02, osv). Numrene inngår som del av arkivkoden. Eks.: 033-04 (eiendom nr 04) Den enkelte eiendom kan videre underinndeles etter arkivkode for emne. Eks.: 033-04-34 (ombygging (kode 34) ved eiendom nr 04) • Avdelinger/utdanning gis koder og ordnes etter disse. Kodene inngår som del av arkivkoden. Eks.: 011.4-E (styret ved avdeling E) Den enkelte avdeling/utdanning kan i enkelte tilfeller underinndeles med fortløpende nummerering. Eks.: 012.2-LF-01 (administrativt organ nr 01 ved underavdeling LF) Dersom det gjelder høgskolen generelt tar en i disse tilfellene bort avdelingskoden. Eks.: 012.2-01 (administrativt organ nr 01 ved høgskolen) 1 Andre opplysninger i journalen som kan brukes til entydig gjenfinning av f.eks. avdeling 011.4) kan være: - avdelingskode (henviser til fysisk delarkiv, kan ikke brukes til gjenfinning dersom et av delarkivene inneholder dokumenter til flere avdelinger/ utdanninger) - kryssreferanse (kode for avdeling skrives inn her hvis mulig, dette må da imidlertid innføres som en konsekvent rutine) - tittel/beskrivelse (avdelingsnavnet eller kode for dette skrives inn som del av tittelen/beskrivelsen, men dette må da innføres som en konsekvent rutine) ____ • Studietilbud gis koder og ordnes etter disse. Kodene inngår som del av arkivkoden. Eks.: 512.2-LA21 (opptak ved studietilbud nummer LA21). • Fag/delfag ordnes etter kode for faget (jf 413 Fagarkiv). Kodene inngår ikke som del av arkivkoden. Journalførte dokumenter angående et fag plasseres imidlertid i 423-xx, der xx er koden for studietilbudet, for å sikre at edb-journalen henviser til én bestemt mappe (dvs 423-xx). • Prosjekter ordnes etter prosjektnummer (jf 666 Prosjektvirksomhet). Det kan f.eks. være rapportserier for hver avdeling/utdanning. Eks.: BR 0383-2/93 (rapport nr 2 som kom i 1993 i prosjekt nr 0383, ved avdeling BR) Prosjektnumrene inngår ikke som del av arkivkoden, men de bør skrives i felt/rubrikk for kryssreferanse (alternativ kode) hvis dette er mulig. En kan da lete fram alle journalførte dokumenter ved hjelp av prosjektnummeret. Dersom en også gir prosjektnummeret til dokumentene som inngikk i planleggingsfasen av prosjektet (jf 665), kan prosjektet framsøkes samlet ved prosjektnummeret. Hver avdeling kan ha ansvar for vedlikehold av register over egne rapportserier. 2.3 Sorteringsrekkefølge Bindestrek kommer før siffer i sorteringsrekkefølgen, og siffer kommer før bokstav. 3 EKSEMPLER PÅ KODING AV AVDELINGER OG STUDIETILBUD 3.1 Avdelinger og utdanninger Den faglige virksomheten ved høgskolen er (kan være) organisert i avdelinger. Høgskolens styre kan opprette en eller flere grunnenheter underlagt den enkelte avdeling. En grunnenhet kan, i spesielle tilfeller, legges direkte under styret. Avdelingen ledes av et avdelingsstyre. Administrativt kan avdelingene inndeles i flere nivåer med utdanninger, med betegnelser som seksjoner, institutter, etc. Koder for avdelinger og utdanninger ved Høgskolen i Oslo kan f.eks. settes slik: ET Avdeling for estetiske fag HF Avdeling for helsefag IU Avdeling for ingeniørutdanning JB Avdeling for journalistikk, bibliotek og informasjons LU Avdeling for lærerutdanning ALU Allmennlærerutdanningen FLU Førskolelærerutdanningen SU Avdeling for sykepleierutdanning ØK Avdeling for økonomi, kommunal- og sosialfag For å ivareta sorteringsrekkefølgen må første del av koden for utdanningen være lik koden for avdelingen, og koden må bestå av bokstaver, ikke siffer, for å atskille fra kode for studietilbud (se neste avsnitt). Videre må det være samme antall tegn i alle avdelingskoder. Antall tegn i kodene for utdanningene kan imidlertid variere. 3.2 Studietilbud Studietilbudene gis nummer under de enkelte avdelinger/utdanninger. Eksempel 1: Avdeling for lærerutdanning ved Høgskolen i Oslo: LU01 Allmennlærerutdanning LU02 Førskolelærerutdanning LU91 Videreutdanningstilbud for allmennlærerutdanningen LU92 Videreutdanningstilbud for førskolelærerutdanningen Bokstavkoden angir hvilken avdeling/utdanning det gjelder, mens tallkoden angir et nummer på studietilbudet. Numrene 91 og 92 er her samlebetegnelser for studietilbud/kurs en ikke har behov for å gi egne nummer. En kan hvis ønskelig underinndele videre på de enkelte kursnavn, og legge kursplaner etc. her, mens journalførte dokumenter legges på hovednummeret. Sorteringsordenen vil alltid bli ivaretatt så lenge kodene for studietilbudene er tall mens kodene for avdelinger og grunnenheter er bokstaver. Tallkodene trenger ikke ha samme antall siffer. Sorteringen blir også riktig selv om det underinndeles videre. Eksempel 2: Høgskolen i Agder, (tidligere Agder distriktshøgskole) Grunnstudier: DH11 2-årig økonomisk-administrativt studium DH12 2-årig studium i offentlig administrasjon DH13 2-årig studium i systemering og databehandling DH14 3-årig studium i analytisk kjemi DH15 3-årig kjemiøkonomstudium DH16 3-årig fagoversetterstudium (fransk eller engelsk) DH17 3-årig studium i informatikk DH17 3-årig sosionomstudium Fagstudier: DH31 Årsstudium/grunnfag i norsk DH32 Mellomfagstillegg i norsk - ½ år DH33 Storfagstillegg i norsk - ½ år DH34 Årsstudium/grunnfag i engelsk DH35 Mellomfagstillegg i engelsk - ½ år DH36 Årsstudium/grunnfag i fransk DH37 Årsstudium/emnegruppe i matematikk DH38 1-4 -årig realfagsstudium i kjemi, matematikk, EDB DH39 1-årig u-landsstudium DH40 Årsstudium/grunnfag i historie . Påbyggingsstudier: DH51 1-årig revisorstudium DH52 Siviløkonomstudium med spesialisering i internasjonalisering eller prosjektadministrasjon - 2 år DH53 2-årig påbyggingsstudium i offentlig administrasjon og økonomi DH54 2-årig påbyggingsstudium i EDB . Andre studier: DH71 Examen philosophicum - ½ år DH72 Helse- og sosialadministrasjon - 1 år DH73 Kommunal ledelse - 10 vekttall DH91 Diverse forkurs 4 HENVISNINGER I foreliggende arkivnøkkel benyttes BRUK-henvisninger. En BRUK-henvisning viser til den arkivkoden hvor arkivmaterialet skal plasseres. Dersom denne arkivkoden er videre underinndelt må brukeren selv bestemme hvilket av disse som skal brukes. 5 LEDIGE ARKIVKODER Ledige arkivkoder er i foreliggende arkivnøkkel markert med tre bindestreker etter arkivkoden. Eks.: 007 --- For arkivkoder som kan underinndeles med fortløpende nummerering (01, 02, osv.) er oftest bare de tre første numrene angitt Eks.: 071-01 --- 071-02 --- 071-03 --- Bare laveste nivå av arkivkoder skal brukes. Overliggende nivåer fungerer som overskrifter. Ledige arkivkoder som ønskes tatt i bruk må meldes til Riksarkivet, og må gjelde samlet for alle høgskolene. Den enkelte høgskole kan altså ikke selv ta i bruk slik ledig kode. OVERSIKTSPLANSJER Arkivnøkkel for de statlige høgskolene - Oversikt over klasser og hovedgrupper 0 ORGANISA- SJON OG ADMI- NISTRASJON 1 ØKONOMI 2 STILLINGER OG PERSONALE 3 SAMARBEID INNEN HØGERE UTDANNING OG FORSKNING 4 STUDIER. UNDERVIS- NING. EKSAMEN 00 Generelt 10 Generelt 20 Generelt 30 Generelt 40 Generelt 01 Høgskolens organisasjon 11 Budsjett 21 Stillinger 31 Samarbeid mellom avdelingene ved høgskolen 41 Studier 02 Intern planlegging 12 Økonomi- forvaltning 22 Personale 32 Nasjonalt samarbeid 42 De enkelte studietilbud 03 Eiendommer, anlegg, bygnin- ger, lokaler 13 Regnskap og revisjon 23 Lønn og pensjon 33 Nordisk samarbeid 43 Undervisning 04 Tjenester 14 24 Reise, flytting, beordring 34 Europeisk samarbeid 44 05 Inventar, utstyr og transportmidler 15 Erstatninger, refusjoner, tilskudd 25 Arbeidsvilkår, arbeidsforhold, tjenestetvister 35 Globalt samarbeid 45 Eksamen avlagt ved høgskolen 06 Forbruksvarer - rekvisita 16 Fond, legater. Lån og garantier 26 36 46 Eksamen avlagt ved andre institusjoner 07 Internasjonalt samarbeid 17 Plassering av midler 27 Personalpolitikk, -utvikling, -opplæring 37 47 08 18 28 38 48 09 Annet 19 Annet 29 Annet 39 Annet 49 Annet 5 STUDENTER. STUDENT- FORHOLD 6 FORSKNING OG UTVIKLING 7 8 9 50 Generelt 60 Generelt 70 80 90 51 Opptak 61 Forskningsorg. Forskningsråd 71 81 91 52 Studentmapper (studentarkiv) 62 Forskerutdanning 72 82 92 53 Spesielle studentforhold 63 Forsknings- finansiering 73 83 93 54 Studieveiledning 64 74 84 94 55 Studentorganer, - utvalg, -organisasjoner 65 75 85 95 56 Studentsosiale forhold. Velferd 66 Prosjekt- virksomhet 76 86 96 57 Stønader. Stipendier. Lån 67 Forsknings- formidling og -informasjon 77 87 97 58 68 78 88 98 59 Annet 69 Annet 79 89 99 KLASSE 0: ORGANISASJON OG ADMINISTRASJON 00 Generelt 01 Høgskolens organisasjon 02 Intern planlegging 03 Eiendommer, anlegg, bygninger, lokaler 04 Tjenester 05 Inventar, utstyr og transport- midler 06 Forbruks- varer - rekvisita 07 Inter- nasjonalt samarbeid 08 09 Annet 000 Generelle instrukser og bestemmelser 010 Generelt 020 030 Generelt 040 Generelt 050 Generelt 060 Generelt 070 Generelt 080 090 Generelt 001 Stortinget og statsforvalt- ningens org. og adm. 011 Høgskolens styrings- organer 021 031 Nye eiendommer 041 Kontor- tjenester og støtte- funksjoner 051 Inventar 061 Arbeidstøy, uniformer, verneutstyr m.v. 071 Nordisk samarbeid 081 091 Interne administra- sjonsspørsmål 002 Departe- mentet 012 Faste kollek- tive utvalg og råd. Verneombud 022 032 Samlede eksisterende eiendommer ved høgsk. 042 IT-tjenester 052 Kontor- teknisk utsyr 062 Kontor- rekvisita 072 Europeisk samarbeid 082 092 003 Universitets- og høgskole- systemet 013 Midlertidige utvalg 023 033 De enkelte eiendommer 043 Teletjenester 053 Edb - maskinvare og program- vare 063 073 Globalt samarbeid 083 093 004 Beredskap 014 Tjeneste- mannsorga- nisasjoner - samarb.org. 024 034 Kunstnerisk utsmykning 044 Bibliotek- tjenester 054 Undervisningsmateriell 064 074 084 094 005 Generelle kontroll- ordninger 015 Høgskolens administra- sjon 025 035 Leie av eksterne lokaler 045 Tekniske tjenester 055 065 075 085 095 006 Generelle rasj.- og eff.- tiltak 016 026 036 046 Informasjons- tjenester 056 066 076 086 096 007 017 Fellesorganer med andre institusjoner 027 037 047 057 Transport- midler 067 Sanitær- og renholds- midler 077 087 097 008 Eksterne utredninger, hørings- uttalelser 018 028 038 Tjeneste- boliger 048 058 068 079 088 098 009 Annet 019 Annet 029 039 Annet 049 Annet 059 Annet 069 Annet 079 Annet 089 099 Annet KLASSE 1: ØKONOMI 10 Generelt 11 Budsjett 12 Økonomi- forvaltning 13 Regnskap og revisjon 14 15 Tilskott, refusjoner, erstatninger m m 16 Fond, legater, lån og garantier 17 Plassering av midler 18 19 Annet 100 110 Generelt 120 Generelt 130 Generelt 140 150 Generelt 160 Generelt 170 180 190 101 111 Langtids- budsjett 121 Økonomi- forvaltningen i staten 131 Regnskaps- saker/ Økonomi- forvaltning 141 151 Erstatninger 161 Fond 171 181 191 102 112 Interne budsjett- forslag 122 Overføring av midler fra foregående år 132 Ettersyn/ kontroll- tiltak 142 152 Refusjoner 162 Legater/ priser 172 182 192 103 113 Høgskolens budsjett- forslag 123 Håndtering av gitt bevilgning 133 Avsluttet regnskap 143 153 Tilskotts- regler/ tilskotts- ordninger 163 Lån 173 183 193 104 114 124 134 Revisjon, antegnelser, desisjoner 144 154 164 Garantier 174 184 194 105 115 Meddelt budsjett (St.prp. nr 1) 125 135 145 155 165 175 185 195 106 116 Budsjett- fordeling 126 136 146 156 166 176 186 196 107 117 Endringer i årets budsjett 127 137 147 157 167 177 187 197 108 118 128 138 148 158 168 178 188 198 109 119 Annet 129 Annet 139 Annet 149 159 Annet 169 Annet 179 189 199 KLASSE 2: STILLINGER OG PERSONALE 20 Generelt 21 Stillinger 22 Personale 23 Lønn og pensjon 24 Reise, flytting, beordring 25 Arbeidsvilkår - arbeidsfor- hold, tjeneste- tvister 26 27 Personal- politikk, -utvikling, -opplæring 28 29 Annet 200 Generelt 210 Generelt 220 Generelt 230 Generelt 240 Generelt 250 Generelt 260 270 Generelt 280 290 201 Lover og reglementer om tjeneste- menn 211 221 Personal- mapper 231 Regulativer og tariffer 241 Tjeneste- reiser 251 Arbeidstid 261 271 Personal- politikk 282 291 202 Lover om arbeidervern og arbeids- miljø 212 Tilsettinger 222 Ansiennitet, opprykk 232 Særlige tillegg og godtgjørelser 242 Flytting og beordring m.v. 252 Ferie 262 272 Introduksjon av nytilsatte 282 292 203 Lover om tjeneste- og arbeidstvister 213 Oppsigelse av stilling 223 233 Honorarer 243 253 Aldersgren- sebestem- melser 263 273 Intern opp- læring, kurs, egenutvikling 283 293 204 Avtaleverk 214 Permisjoner – fravær 224 Uttalelser om personale (attester) 234 Utbetalings- regler - fradrag i lønn 244 Eget skyss- middel 254 Arbeidsmiljø, helse- og vernetjeneste 264 274 Eksterne kurs, konfe- ranser m.v. 284 294 205 215 Bistillinger 225 Særlige påskjønnelser (ordener m.v.) 235 Pensjoner, trygder 245 255 Velferdstiltak 265 275 Studiereiser, stipend, utveksling, hospitering 285 295 206 216 Prosjekt- stillinger/ Stipendiat- stillinger 226 Ordensstraff m.v. 236 Arbeidsgiver- avgift 246 256 266 276 Lærlinge- bedrift 286 296 207 217 227 Avskjedig- else 237 247 257 Tjeneste- tvister - arbeidstvister 267 277 287 297 208 Personal- statistikk 218 228 238 248 258 268 278 288 298 209 Annet 219 Annet 229 Annet 239 Annet 249 Annet 259 Annet 269 279 Annet 289 299 KLASSE 3: FAGLIG SAMARBEID INNEN HØGERE UTDANNING OG FORSKNING 30 Generelt 31 Samarbeid mellom avdelinger ved høgsk. 32 Nasjonalt samarbeid 33 Nordisk samarbeid 34 Europeisk samarbeid 35 Globalt samarbeid 36 37 38 39 Annet 300 310 320 Generelt 330 Generelt 340 Generelt 350 Generelt 360 370 380 390 301 311 321 Samarbeids- tiltak 331 Nordiske samarbeids- organisasjo- ner/-progr. 341 Europeiske samarbeids- organisasjo- ner/-progr. 351 Globale samarbeids- organisasjo- ner/-progr. 361 371 381 391 302 312 322 332 342 352 362 372 382 392 303 313 323 333 343 353 363 373 383 393 304 314 324 Nasjonale elektroniske kunnskaps- nettverk 334 344 354 Globale elektroniske kunnskaps- nettverk 364 374 384 394 305 315 325 Fag- og forsknings- bibliotekene 335 Nordisk forsknings- samarbeid 345 Europeisk forsknings- samarbeid 355 Globalt forsknings- samarbeid 365 375 385 395 306 316 326 336 346 356 366 376 386 396 307 317 327 337 347 357 367 377 387 397 308 318 328 338 348 358 368 378 388 398 309 319 329 Annet 339 Annet 349 Annet 359 Annet 369 379 389 399 KLASSE 4: STUDIER. UNDERVISNING. EKSAMEN 40 Generelt 41 Studier 42 De enkelte studietilbud 43 Undervisning 44 45 Eksamen avlagt ved høgskolen 46 Eksamen avlagt ved andre institusjoner 47 48 49 Annet 400 Generelt 410 Generelt 420 Generelt 430 Generelt 440 450 Generelt 460 Generelt 470 480 490 401 Kunngjøring av studier, undervisning, eksamen 411 Nye studier og prosjekter 421 Utvikling av studiet, studie- planer, fag- planer 431 Organisering av undervisningen 441 451 Avvikling av eksamen 461 Eksamen/grad avlagt ved andre institusjoner i Norge 471 481 491 402 Markeds- føring av studietilbud 412 Etablerte studietilbud 422 Pensumlister, programmer for samlinger o.l. 432 Forelesninger, seminar, kollokvier, grupper 442 452 Eksamens- oppgaver og -besvarelser 462 Eksamener avlagt i utlandet 472 482 492 403 Kompetanse- utvikling i arbeidslivet 413 423 Fagene 433 Seminar- og semesteroppg., prosjektoppg., fordypn.oppg. 443 453 Sensoropp- nevning. Sensur, eksaminasjon 463 Andre inst.'s godkjenning av egen eksamen/grad 473 483 493 404 414 424 Fagvalg 434 Læremidler 444 454 Karakter- utskrifter. Vitnemål 464 474 484 494 405 Studieformer 415 425 Ekskursjoner, studiereiser 435 Klage, anke i forbindelse med undervisningen 445 455 Klage, anke i forbindelse med eksamen 465 475 485 495 406 Studietyper 416 426 Praksis 436 Evaluering av undervisningen 446 456 Kontinuasjon, utsatt prøve 466 476 486 496 417 Studier ved andre institu- sjoner 427 Evaluering 437 447 457 Dispensasjon fra eksamens- forskriftene 467 477 487 497 408 Under- visnings- og eksamens- statistikk 418 428 438 Andre institusjoners undervisning 448 458 468 478 488 498 409 Annet 419 Annet 429 Annet 439 Annet 449 Annet 459 Annet 469 Annet 479 489 499 KLASSE 5: STUDENTER. STUDENTFORHOLD 50 Generelt 51 Opptak 52 Studentarkiv 53 Spesielle student- forhold 54 Studievei- ledning 55 Studentorga- ner, -utvalg, -organisa- sjoner 56 Studentsosi- ale forhold. Velferd 57 Stønader. Stipend. Lån 58 59 Annet 500 Generelt 510 Generelt 520 530 Generelt 540 Generelt 550 Generelt 560 Generelt 570 Generelt 580 590 501 511 Samordnet opptak 521 531 Fravær 541 Studie- veiledning 551 Student- organer og tillitsvalgte 561 Helse- og sosialtjeneste 571 581 591 502 Planer, programmer, prognoser 512 Opptak ved høgskolen 522 532 542 Student- /studie- håndbøker 552 Student- parlament. Studentråd. Studentutvalg 562 Fritids- aktiviteter 572 Studie- og andre lån. Student- stipender 582 592 503 Studieinfor- masjon 513 523 533 Funksjons- hemmede studenter 543 553 Student- demokrati. Studentrepre- sentasjon 563 Student- boliger 573 Dekning av ekstra boutgifter 583 593 504 514 Overflytting til andre studieretn. ved høgsk. 524 534 Studenturo. Student- demonstra- sjoner 544 554 Studentorga- nisasjoner 564 Barnehager 574 Bidrag/refu- sjon for utgifter til eksamensarb. 584 594 505 515 Overflytting til andre høgskoler/ universiteter 525 535 Disiplinær- saker 545 555 Midlertidige student- utvalg 565 Kantiner for studenter 575 585 595 506 516 Norske studenter i utlandet Utvekslings- studenter 526 536 Skikkethet 546 556 566 Adgang til og bruk av velferdsbygg/ -lokaler 576 586 596 507 Vurdering av teoretisk og faglig status 517 Avbryting av studiet 527 537 547 557 567 577 Bidrag til reiser, konferanser o.l. 587 597 508 Student- statistikk 518 528 538 548 558 568 578 588 598 509 Annet 519 Annet 529 539 Annet 549 Annet 559 Annet 569 Annet 579 Annet 589 599 KLASSE 6: FORSKNING OG UTVIKLING 60 Generelt 61 Forsknings- organer. Forsknings- råd 62 Forsker- utdanning 63 Forsknings- finansiering 64 65 66 Prosjekt- virksomhet 67 Forsknings- formidling og -informasjon 68 69 Annet 600 Generelt 610 Generelt 620 Generelt 630 Generelt 640 650 660 Generelt 670 680 690 601 611 621 Forskerrek- ruttering og -utdanning 631 641 651 661 Forsknings- og utviklings- arbeid 671 681 691 602 612 Norges forskningsråd 622 632 Forsknings- midler 642 652 662 Forsøks- arbeid. Utrednings- arbeid 672 682 692 603 613 Regionale/ lokale forsknings- organ 623 Forsker- veiledning 633 643 653 663 Oppdrags- virksomhet 673 683 693 604 Forsknings- politikk 614 624 634 644 654 664 Rådgivning 674 684 694 605 Forsknings- metoder 615 625 635 Forsknings- stipend 645 655 665 Planlegging av nye prosjekter/ programmer 675 685 695 606 616 626 636 646 656 666 De enkelte prosjekter/ programmer 676 686 696 607 617 627 637 Støtte til formidling/ publisering 647 657 667 Foredrag, forelesninger, artikler 677 687 697 608 Forsknings- statistikk 618 628 638 648 658 668 678 688 698 609 Annet 619 Annet 629 Annet 639 Annet 649 659 669 Annet 679 689 699 KASSASJONSPLAN FOR STATLIGE HØGSKOLER 1 INNLEDNING 1.1 Lov- og regelverk Kassasjonsplan for statlige høgskoler er utarbeidet med hjemmel i Forskrift om arkiv, kgl.res.11.12.1998 §§ 3-19, 3-20 og 3-21, Jf Lov om arkiv av 4.12.1992, §§ 7 og 12. Kassasjonsplanen er sammenholdt med lov- og regelverk som allerede eksisterer på området: - Arkivloven med forskrifter her: forskrift av 1.12.1999 nr 1566: Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver - Spesielle kassasjonsregler for universiteter og høgskoler om opptak, eksamensbesvarelser mv - Universitets- og høgskoleloven - Personopplysningsloven - Personalreglement for statlige høgskoler - Økonomireglement for staten - Lov om pliktavlevering - Lov om behandlingsmåten i statsforvaltningen (forvaltningsloven) - Lov om offentlighet i forvaltningen (offentlighetsloven) - Gjeldende Noark-standard 1.2 Hvilke arkiv retningslinjene skal gjelde for: Kassasjonsplanen omfatter statlige høgskolers arkiv (jf Forord side 2), og gjelder for alle typer arkivmateriale som har oppstått som følge av høgskolens virksomhet - uansett lagringsmedium. For materiale som er produsert og lagret elektronisk, følges altså samme prinsipp for bevaring og kassasjon som materiale produsert og lagret på papir. Retningslinjene gjelder også for offentlige utvalg nedsatt av høgskolen, jf arkivforskriftens § 1-1. 1.3 Hvilket tidsrom retningslinjene gjelder fra: Retningslinjene gjelder fra og med 1. august 1994. Kassasjon av arkivmateriale tilhørende de tidligere statlige høgskolene, og eldre enn 1. august 1994, må i hvert enkelt tilfelle gjøres i samråd med, eller etter tillatelse gitt av Arkivmyndigheten. 1.4 Hvorfor kassere – hvorfor bevare? Hovedformålet med å gjennomføre arkivbegrensning og kassasjon er både å redusere omfanget av papirarkivene, men også å strukturere og tilrettelegge informasjon i edb- arkivene. Samtidig skal det sikres at arkivmateriale som har varig verdi blir bevart for ettertiden. Det er først og fremst økonomiske hensyn som gjør at det oppstår behov for kassasjon. Andre hensyn gjør det nødvendig med påbud om tidsbegrenset eller permanent bevaring av arkivsaker: - Enkeltpersoners behov og juridiske rettigheter må kunne dokumenteres. - Høgskolens eget behov for presedens og likebehandling i saksbehandlingen, og som dokumentasjon av eiendomsrett, økonomiske og juridiske rettigheter. - Forskningen må sikres et tilstrekkelig og representativt kildemateriale. 1.5 Personopplysningsloven og kassasjonsbestemmelser Arkivlovens § 9 c hjemler bestemmelser om sletting av personopplysninger. Uten i samsvar med forskrifter gitt i medhold av § 12 i denne loven eller etter særskilt samtykke fra Riksarkivaren, kan ikke arkivmateriale kasseres. Dette forbudet går foran bestemmelser om kassasjon i eller i medhold av andre lover. Personregister eller deler av personregister kan likevel slettes etter bestemmelsene i personopplysningsloven. Slik sletting kan først skje etter at det er innhentet uttalelse fra Riksarkivaren. 2 RETNINGSLINJENE 2.1 Definisjoner: Begrepene arkivbegrensning, kassasjon og bevaring er nærmere definert i arkivforskriftens § 3-18. 2.2 Hva menes med arkivbegrensning? Med arkivbegrensning menes at det ikke registreres eller arkivlegges materiale som er uten verdi for senere saksbehandling eller dokumentasjon. Arkivbegrensning går ut på både å hindre at overflødig arkivstoff oppstår, og at unødvendig stoff blir opptatt i arkivet. Kriterier som avgjør om skrevet eller trykt materiale hører til i arkivet, gjelder også for kart, tegninger, edb-medier, fotografisk materiale mv. 2.3 Hvilket materiale skal arkivbegrenses? Trykksaker, rundskriv, mangfoldiggjort materiale, blanketter. Unntatt herfra er: a) trykksaker, rundskriv, publikasjoner mv som høgskolen selv utgir. Dette skal arkiveres i ett eksemplar, ev sammen med de nødvendige forarbeider. b) dokumenter som fører til saksbehandling, eller som er nødvendige vedlegg til en sak - skal arkiveres i ett eksemplar. Konsepter, utkast, kladder/kladdenotat, ekstra kopier, interne meldinger og lignende som ikke har verdi som saksbehandling. Unntatt herfra er: a) konsept som har noteringer og påtegninger som er nødvendige for å forstå saken og sakens sammenheng – arkiveres i ett eksemplar b) kopi av utgående dokumenter skal arkiveres c) andre kopier mv som er nødvendige vedlegg i en sak skal arkiveres Tekstbehandlingsfiler Unntatt det som eventuelt inngår i elektronisk saksarkiv Sakspapirer som medlemmer i offentlige utvalg mottar Unntatt dersom dokumentene regnes som saksdokumenter for det organet medlemmet representerer. Annet materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon 2.4 Arkivbegrensning - praktisk gjennomføring Arkivbegrensning foretas normalt ved postbehandling, når saken er ferdigbehandlet eller før den arkivlegges, senest ved avlevering til arkivdepot. Utskilt materiale tilintetgjøres eller oppbevares separat utenfor arkivet, for eksempel i bibliotek, rundskrivmapper, egne kurspermer mv. 2.5 Generelle kassasjonsregler Arkivforskriftens § 3-21 gjør nærmere rede for hva slags materiale det skal utarbeides kassasjonsregler for. For høgskolene gjelder dette blant annet for egne fagsaker. a) Kassasjonsprinsipper: Bestemmelsene for de enkelte saksområdene er basert på forskjellige prinsipper for kassasjon. Dette kan være saksrettet kassasjon, kassasjon etter utvalgsmetode eller vannrett kassasjon. Ved saksrettet kassasjon blir arkivmaterialet vurdert etter saklig innhold og historisk kildeverdi. Det må i hvert enkelt tilfelle vurderes om saken har en slik betydning at den har interesse for ettertiden. Dette kan være problematisk fordi man ikke vet i dag hva fremtidens forskere etterspør. Kassasjon etter utvalgsmetoden innebærer at deler av arkivserier av ensartet karakter blir bevart etter bestemte utvalgskriterier. I hovedsak skal det ikke foretas utvalgskassasjon i statlige høgskolers arkiver. Unntatt herfra er studentmapper og bestemmelser gitt i Spesielle kassasjonsregler for universiteter og høgskoler om blant annet opptak til studier, eksamensbesvarelser mv (jf vedlegg). Vannrett kassasjon innebærer at saker som blir behandlet ved flere avdelinger på høgskolen, bare skal bevares på ett sted, forutsatt at saken her er komplett. Som generell regel oppbevares saken der den er produsert eller der endelig avgjørelse er tatt. Forutsetning må være at det ikke er gitt kassasjonstillatelse for sakstypen i spesielle kassasjonsregler for de enkelte saksområder. b) Kassasjonsfrister: Kassasjonsplanen gir oversikt over hva slags arkivmateriale som skal kasseres, og eventuelt hvor lenge det skal bevares før kassasjon. Planen opererer med frister på henholdsvis 5, 10, 25 og 50 år. Fristene er knyttet til og ført opp på de ulike emnekodene i arkivnøkkelen. For elektronisk lagrete dokumenter, følges de samme frister for kassasjon. For enkelte saksområder gjelder spesielle kassasjonsfrister, jf Spesielle kassasjonsregler for universiteter og høgskoler om opptak, eksamensbesvarelser mv (jf vedlegg). Kassasjon av regnskapsmateriale følger reglene i Økonomireglement for staten og i forskrift til arkivloven av 1.12.1999 nr 1566; Felles kassasjonsbestemmelser for statsforvaltningen Sistnevnte inneholder også slettingsbestemmelser for elektronisk lagret regnskapsmateriale. Som generell regel skal kassabelt materiale oppbevares så lenge hensynet til saksbehandlingen og rettslige hensyn gjør det påkrevet. c) Kassasjon - praktisk gjennomføring: Når saken avsluttes i edb-journalen, påføres de saker som skal kasseres sakskode og bevaringsår. Det vil si at det angis hvor mange år det skal gå fra saken er ferdig behandlet til den kan kasseres. Når saken avsluttes, beregner systemet automatisk tidspunkt for kassasjon, jf Noark. Kassasjon av saker hvor det er påført kassasjonsår, utføres i en automatisert operasjon i det elektroniske arkivsystemet, jf Noark. Den fysiske saksmappa merkes tilsvarende med frist for kassasjon. Destruksjon av dokumenter i fullelektroniske dokumentarkiv skal foretas slik at det ikke er mulig å finne elektroniske spor av dokumentene senere. Ved arkivkoder der det skal vurderes bevaring eller kassasjon, bør det tas hensyn til mengden arkivsaker. Ved liten mengde bør det vurderes å bevare alt. Arkivmateriale som skal kasseres, skilles ut og stilles opp for seg ved overføring til bortsettingsarkiv. Arkivforskriftens § 3-14 pålegger offentlige organ å lage liste over arkivmateriale som blir kassert. En slik samlet oversikt kan fås ved å ta ut kassasjonsliste, jf Noark. Tilsvarende liste (avleveringsliste) skal kjøres over det materialet som skal bevares. Destruksjon av arkivmateriale skal som hovedregel skje ved bruk av forbrenningsovn eller makuleringsmaskin. Arkivpersonalet sørger for, og er ansvarlig for, at det materiale som skal kasseres blir forsvarlig tilintetgjort slik at ingen uvedkommende får adgang til det. 3 BEVARINGSPÅBUD OG KASSASJONSREGLER Med utgangspunkt i Arkivforskriftens § 3-20 over bevaringspåbud og med en systematisk oppstilling etter allment arkivskjema, er det utarbeidet oversikt over hvilket arkivmateriale som skal bevares og hva som skal kasseres, og hvilke regler materialet skal kasseres etter: A Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller, møtereferat og eventuelle vedleggsserier til disse (arkivforskriftens § 3-20 pkt b) Protokoller/referat og endelige vedtak fra styre, råd, nemnder og utvalg, grunnlagsmateriale, innstillinger (arkivforskriftens § 3-20 pkt k) Alle typer Bevares Bevares B Kopibøker (jf arkivforskr § 3-9) (arkivforskriftens § 3-20 pkt d) Alle typer, ev med egenproduserte vedlegg, (eksterne brev, interne notater, brev unntatt offentlighet) Bevares C Journaler, journaldatabaser, journalregister (arkivforskriftens § 3-20 pkt e) Manuelle journaler/journalregistre Journalutskrifter i hht Noark-3 og Noark-4: Det kreves ingen avlevering av papirutskrifter fra Noark-3 og Noark-4 systemene, jf forskrift til arkivloven av 1.12.1999 nr 1566. Kap VIII Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket. Noark-3 system som konverteres til Noark-4 standard, skal følge reglene for denne Forøvrig skal alltid siste versjon av Noark- standarden følges Journaldatabaser: Før journaldatabasen for avsluttet arkivperiode saneres, skal en eksportversjon av Noark-basen tas ut slik det er definert i Noark-standarden og deretter straks deponeres i arkivdepot (arkivforskriftens § 3-17). Eventuelle tilknyttede elektroniske dokumenter skal medfølge ved deponering. Riksarkivarens arkivbestemmelser følges, jf ovenfor. Bevares Bevares D Saksarkivet Arkivmateriale arkivert etter arkivnøkkel, inkl tilhørende register og databaser (arkivforskriftens § 2-4 a og b) - Høgskolens egne årsmeldinger (arkiveres på emne) (jf arkivforskriftens § 3-20 pkt c) - Presedenssaker (arkiveres på emne) (jf arkivforskriftens § 3-20 pkt h) - Statistikk (arkiveres på emne) - Personalmapper (jf forskrift til arkivloven av 1.12.1999 nr 1566. Kap III Felles bevarings- og kassasjonsregler for statsforvaltningen) - Inventarprotokoller Kassasjonsregler for de enkelte saksområder følges. Kassasjon av elektroniske dokumenter i Noark- basen vil si å slette dokumentet og beholde journalposten. Fremgangsmåten er nærmere beskrevet i Noark. Bevares Bevares Kassasjonsregler for de enkelte saksområder følges Bevares (jf arkivkode 221) Kasseres etter 25 år E Sideordnet korrespondanse F eks egenproduserte rundskriv mv Ett eksemplar av egenproduserte rundskriv mv bevares F-O Egne arkivserier innenfor høgskolens fagområder Studentopptak Eksamensbesvarelser Eksamensoppgaver (jf spesielle kassasjonsregler) Eksamensprotokoller (jf spesielle kassasjonsregler) Studentmapper/kullmapper (for elektronisk materiale, se pkt IV, side 32/33) Forskningsmateriale (se side 29) Spes.kass.regler følges Spes.kass.regler følges Bevares Bevares Kasseres etter 25 år (jf arkivkode 52) P Personalarkivet Se saksarkivet (bokstav D) Q Eiendomsforvaltning, inventar Se saksarkivet (bokstav D) R Regnskap Hovedbok (etter kontantprinsippet) (jf økonomireglement for staten § 13 og kap 6-4 ) Regnskap (jf forskrift til arkivloven av 1.12.1999 nr 1566. Kap III Felles bevarings- og kassasjonsregler for statsforvaltningen) Lønn (jf forskrift til arkivloven av 1.12.1999 nr 1566. Kap III Felles bevarings- og kassasjonsregler for statsforvaltningen) (for elektronisk materiale, se pkt II og III, side 31/32) Bevares Kasseres 10 år etter siste regnskapsår Kasseres 10 år etter siste regnskapsår S Statistikk Se saksarkivet (bokstav D) T Kart og tegninger (arkivforskriftens § 3-20 pkt i og j) Kart og tegninger over egne bygg og anlegg skal i hovedsak ligge i saksarkivet (bokstav D) Bevares U Foto (arkivforskriftens § 3-20 pkt j) Fotosamlinger organisert av arkivskaper (f eks album) eller til ”løsfunn” . Bevares V Film, lydopptak, magnetiske media NB! Skal primært arkiveres på emne i saksarkivet (sekundært i biblioteket) Kassasjonsregler for de enkelte saksområder følges W Gjenstander Stempel, modeller, faner, flagg, eldre dørskilt, ordstyrerklubbe m m (i hovedsak museumsmateriale) Kasseres etter behov X Egenproduserte trykksaker (jf Lov om pliktavlevering § 8) Internaviser/-blad, tidsskrift, skriftserier, bøker, håndbøker, kataloger, brosjyrer mv Det vises også til arkivforskriftens § 3-19 om arkivbegrensning. Ett eksemplar av egenproduserte trykksaker bevares ved høgskolen. Dersom materialet bevares i høgskolens bibliotek, skal det legges en referanse i arkivet. Y Andre utskilte arkivdeler Z Referansemateriell Arkivplan (jf arkivforskriftens § 3-20 pkt g) m/vedlegg. Arkivnøkler, arkivkataloger, arkivlister mv (jf arkivforskriftens § 3-20 pkt f) Avisutklipp Bevares Bevares Kasseres etter behov (kan ev bevares i høgskolens bibliotek, med referanse i arkivet) FORSKNINGSMATERIALE Forskningsmateriale NB! Gjelder den delen av forskningsmaterialet som ikke kommer inn under saksarkivet klasse 6 - Forskning Det ferdige produkt (jf Lov om pliktavlevering § 8) Forskningsrapporter – publiserte skriftserier Fagbøker Fagartikler Upublisert: Stensiler, kompendier o l Lydfestinger: Lydbånd, CD o l (Kan kontrolleres opp mot Forskningsdatabasen i BIBSYS). NB! Utredninger (resultat av FoU-arbeid – oppdragsforskning) skal primært arkiveres på emne i saksarkivet Ett eksemplar av egenprodusert, publisert forskningsmateriale bevares i høgskolens bibliotek Forskningsdatabasen i BIBSYS inneholder oversikt over pågående forskningsprosjekter (FoU) og publiserte produkter. Utskrift fra denne basen vil til enhver tid kunne gi den enkelte høgskole en samlet oversikt over egen høgskoles produksjon. Bakgrunnsmateriale/ datamateriale (for det ferdige produkt) Intervjumateriale, spørreskjemaer, observasjoner, bearbeidet materiale (f eks fra gamle saksarkiv), bildemateriale, lydmateriale m m m Spesielle regler kan gjelde for denne type forskningsmateriale: Den enkelte høgskole vurderer selv oppbevaring/bevaring av ”sitt” forskningsmateriale. Bevaringen gjøres tidsbegrenset, f eks 50 år. Forskerne kan eventuelt selv regulere adgangen til materialet, f eks ved hjelp av retningslinjer. En eventuell avlevering må i hvert enkelt tilfelle tas opp med Arkivmyndigheten 2 Avlevering: Arkivdepot overtar råderetten over materialet, etter 25-30 år. 3 Deponering: Arkivskaper har fortsatt råderett over materialet, og har ansvar for teknisk vedlikehold av IT-systemet, slik at materialet kan brukes fram til avleveringstidspunktet. ____ DIGITALT MATERIALE Fagsystemer/ internadministrative systemer: Edb-systemer som har gått ut av aktiv bruk (NB! gjelder ikke NOARK-systemer) Riksarkivaren skal fatte vedtak om kassasjon før eldre edb- systemer slettes (jf arkivlovens § 9 c og d) Konsesjonsbelagte registre skal avleveres når konsesjonen opphører, og for systemer som går ut av aktivt bruk, skal det foretas avlevering (se forskrift til arkivloven av 1.12.1999 nr 1566; Kapittel VIII: Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket. Sammen med avleveringen skal det følge en fullstendig og detaljert dokumentasjon over struktur og innhold samt nødvendig informasjon om det systemet som har skapt dataene. Dette er nødvendig for å kunne gjenbruke informasjonen fra systemet (jf arkivforskriftens §§ 2-14 og 5-4). Hvilken dokumentasjon og informasjon Arkivverket etterspør, er nærmere beskrevet i forskrift til arkivloven av 1.12.1999 nr 1566; Kapittel VIII: Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket. Internadministrative systemer/fagsystemer som er i aktiv bruk (NB! gjelder ikke NOARK-systemer) I aktivt arkiv inngår registre, fagsystemer og databaser (jf arkivforskriftens § 2-4) Opplysninger som ikke lenger er aktuelle, skal ikke slettes uten at Riksarkivaren har gitt tillatelse til kassasjon (jf arkivforskriftens § 2-14). Dersom ikke annet er særskilt avtalt med Riksarkivaren, skal elektronisk arkivmateriale avleveres i form av uttrekk hvert 5. år fra det tidspunkt materialet er 25-30 år gammelt (arkivforskriftens § 5-2). Ved avlevering 2eller deponering 3 av opplysninger fra registre, fagsystemer og databaser, følges forskrift til arkivloven av 1.12.1999 nr 1566; Kapittel VIII: Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket. Dokumentasjon av systemene, f eks system- og brukerhåndbøker skal inngå som del av arkivplanen. I Arkivsystemer i henhold til NOARK- standard En kopi av avsluttet del av Noark- basen skal deponeres i arkivdepot. Dokumentasjon og beskrivelse av Noark-systemene er ikke nødvendig, da det allerede i standarden er bestemt både hva som skal avleveres og hvordan filene skal avleveres, jf Noark. Eldre avsluttede Noark-3 systemer (f eks OFFSAK og andre) En elektronisk kopi av basen for den avsluttede journalperioden tas ut og deponeres straks i arkivdepot (jf arkivforskriftens § 3-17). Uttrekk fra Noark-systemet er nærmere beskrevet i forskrift til arkivloven av 1.12.1999 nr 1566; Kapittel VIII: Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket. Det kreves ingen avlevering av papirutskrifter. (Det anbefales å ta utskrift i henhold til bestemmelsen gitt i Noark-4). Noark-3 systemer, som bl a ModuLink, ARK-Cinet, DocuLive og andre, konverteres til senere versjoner av Noark- standarden. Periodisering, sanering og avlevering av Noark- basene følger reglene i gjeldende Noark- standard. Det må i tillegg produseres en eksportversjon av det utskilte materialet for deponering i arkivdepot, jf ovenfor. For elektronisk lagrede dokumenter, tilknyttet journalen, følges forkrift til arkivloven av 1.12.1999 nr 1566; Kapittel VIII: Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket (jf arkivforskriftens § 2-13). Kassasjon av elektronisk lagrede saksdokumenter, se Saksarkivet, bokstav D, side 27. II Lønns- og personalsystemer Gjelder både eldre og nye lønns- og personalsystemer (eks SLP-3, SLP-4 og andre) Data fra lønns- og personal- systemene rapporteres til skattefogden og videre til sentralt SLP-register. Slettes 10 år etter siste regnskapsår. (jf forskrift til arkivloven av 1.12.1999 nr 1566; Kap III Felles bevarings- og kassasjons- bestemmelser for statsforvaltningen). Eksportversjon av databasen for deponering i arkivdepot ikke nødvendig. NB! Dersom lønnssystemet er knyttet sammen med et personalsystem, må kassasjon vurderes i hvert enkelt tilfelle. Eksportversjon av deler av denne databasen for deponering i arkivdepot må vurderes i samråd med Arkivverket. III Regnskapssystemer Eldre regnskapssystemer: DØS-3, DØS-4 og andre Slettes 10 år etter siste regnskapsår. (jf forskrift til arkivloven av 1.12.1999 nr 1566; Kap III Felles bevarings- og kassasjons- bestemmelser for statsforvaltningen) . Eksportversjon av databasen for deponering i arkivdepot ikke nødvendig. Nye regnskapssystemer: Agresso og andre - Regnskapsrapportering (elektronisk) til Database for høgre utdanning en gang pr måned samt endelig årsrapport en gang pr år. - Elektronisk rapportering til det sentrale statsregnskapet en gang pr måned (jf Økononireglementet for staten, funksjonelle krav pkt 3-1,3) Hovedbok etter kontantprinsippet bevares (jf økonomireglement for staten kap 6-4 og § 13) Eksport av hovedbok til historisk database i regnskapssystemet følger arkivperiodene. Dvs at man f eks hvert 5. år gjør et uttrekk fra databasen for hele perioden og legger disse over i historisk modul. En eksportversjon deponeres straks i arkivdepot. Forskrift til arkivloven av 1.12.1999 nr 1566; Kapittel VIII: Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket følges. Endelig avlevering av historisk database (hovedbok), følger samme avleveringstidspunkt som papirarkivene, dvs etter ca 25-30 år. Øvrig informasjon i regnskapssystemene slettes etter 10 år (jf forskrift til arkivloven av 1.12.1999 nr 1566; Kap III Felles kassasjonsbestemmelser for statsforvaltningen). Eksportversjon av denne delen av databasen for deponering i arkivdepot er ikke nødvendig. IV Studentsystemer Eldre studentsystemer: MSTAS og andre DOS-systemer Data fra eldre studentsystemer er rapportert elektronisk til Statistisk sentralbyrå (SSB) og Database for høgre utdanning (NSD). Registeret må ikke slettes uten tillatelse gitt av Arkivverket. Det skal gjøres uttrekk fra databasen for deponering i arkivdepot. Uttrekket skal inneholde studentens navn, adresse, personnr., studieretning og enkeltkarakterer. For avlevering og deponering i arkivdepot skal forskrift til arkivloven av 1.12.1999 nr 1566; Kapittel VIII: Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket følges. NB! Avleveringsreglene ovenfor gjelder bare inntil Riksarkivaren har fastsatt endelige bevaringsregler. Nye windows-baserte student- systemer: FS, MSTAS og andre Data fra studentsystemene rapporteres elektronisk til sentrale databaser: - Database for høgre utdanning (NSD/DBH) - Statistisk sentralbyrå (SSB) - Norsk institutt for studier av forskning og utdanning (NIFU) og - Statens lånekasse for utdanning Registeret må ikke slettes uten tillatelse gitt av Arkivverket. Inntil Riksarkivarens endelige bevaringsregler for digitalt arkivmateriale er fastsatt, gjelder følgende: Det skal gjøres uttrekk fra databasen for deponering i arkivdepot. Uttrekket følger arkivperiodene. Dvs at man f eks hvert 5. år lager en eksportversjon for hele perioden, med uttrekk av informasjon om studentens navn, adresse, personnr., studieretning og enkeltkarakterer. Forskrift til arkivloven av 1.12.1999 nr 1566; Kapittel VIII: Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket følges. For endelig avlevering av uttrekket til arkivdepot følges samme bestemmelser som ovenfor. V Materiale på høgskolens vev-sider (Internett/Intranett) Dokumenter av ulik karakter, eks; egne reglementer, regler, retningslinjer, informasjon av ulik karakter (studiehåndbøker, internavis, valginfo mv) Dokumenter som etter arkivforskriftens § 3-20 er arkivverdige, skal bevares i ett eksemplar. Annet materiale på vev, også det som ikke dokumenteres i arkivet, må vurderes med tanke på arkivbegrensning, kassasjon eller bevaring, jf arkivforskriftens §§ 3-19, 3-20 og 3-21; her: kassasjonsplan for statlige høgskoler. KLASSE 0: ORGANISASJON OG ADMINISTRASJON 00 Generelt om organisasjon og administrasjon 01 Høgskolens organisasjon 02 Intern planlegging 03 Eiendommer, anlegg, bygninger, lokaler 04 Tjenester 05 Inventar, utstyr og transportmidler 06 Forbruksvarer - rekvisita 07 Internasjonalt samarbeid 08 --- 09 Annet om organisasjon og administrasjon BESTEMMELSER KNYTTET TIL DE ENKELTE KLASSER I ARKIVNØKKELEN ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 00 Generelt om organisasjon og administrasjon 000 Generelle instrukser og bestemmelser (som ikke kan henføres til bestemte fagområder) Her saksbehandlingsregler, forvaltningslov, offentlighetslov, sikkerhets- og beskyttelsesinstruks, personregisterlov, flagging og målbruk Egne instrukser og bestemmelser og saker som har medført saksbehandling bevares. Trykte lover og bestem- melser kasseres ved fornyelse. 001 Stortinget og statsforvaltningens organisasjon og administrasjon Kasseres etter 10 år 002 Departementet (overordnet høgskolen) Saker som har medført saksbehandling bevares. Annet kasseres etter 10 år 003 Universitets- og høgskolesystemet Her Lov om universiteter og høgskoler Saker som gjelder egen høgskole og saker som har medført saksbehandling bevares. Annet kasseres etter 25 år 004 Beredskap Saker som gjelder egen høgskole og saker som har medført saksbehandling bevares. Egen beredskapsplan bevares. Annet kasseres etter 10 år 005 Generelle kontrollordninger Saker som gjelder egen høgskole og saker som har medført saksbehandling bevares. Annet kasseres etter 10 år 006 Generelle rasjonaliserings- og effektiviseringstiltak Saker som gjelder egen høgskole og saker som har medført saksbehandling bevares. Annet kasseres etter 10 år 007 --- 008 Eksterne utredninger, høringsuttalelse Saker som høgskolen selv sender ut på høring skal alltid plasseres på emne Saker som har medført saksbehandling bevares. 009 Annet generelt om organisasjon og administrasjon Annet kasseres etter 10 år Annet kasseres etter 5 år Kasseres etter 5 år 01 Høgskolens organisasjon 010 Generelt Saker som gjelder egen høgskole, saker av prinsipiell karakter og saker som har medført saksbehandling bevares. Organisasjonskart for egen høgskole bevares. Annet kasseres etter 10 år 011 Høgskolens styringsorganer 011.0 Generelt Her logo 011.1 Styringsordningen Her valgordning/valgstyre 011.2 Høgskolestyret Her Styrets klagenemnd 011.3 Høgskolerådet 011.4 Styringsorganene ved de enkelte avdelinger og utdanninger Underinndeling kan foretas med koder for avdelingene/utdanningene. Eksempelvis: 011.4-ET Avdeling for estetiske fag 011.4-LU Avdeling lærerutdanning 011.4-ALU Grunnenhet for allmennlærerutdanning 011.4-FLU Grunnenhet for førskolelærerutdanning 011.5 --- 011.6 --- 011.7 --- 011.8 --- 011.9 Annet om høgskolens styringsorganer Hele pkt 011; Møtebøker/protokoller/referat, innkalling, saksliste og saksframlegg/innstillinger til høgskolens styringsorganer bevares, jf bokstav A, side 26. Reglement for høgskolens styringsorganer bevares. Oppnevning/valg av medlemmer, mandat, korrespondanse vedr høgskolens styringsorganer bevares. Ad pkt 011.4; Kopier som høgskolens sentraladministrasjon mottar ang styringsorgan ved de enkelte avdelinger og utdanninger kasseres dersom dette materialet bevares lokalt ved hver avdeling. Korrespondanse om egen logo bevares. Annet kasseres etter 10 år Kasseres etter 5 år 012 Faste kollektive utvalg og råd. Verneombud Her plasseres saker om forvaltningen av utvalget/rådet. Saker om utvalgets/ rådets faglige virksomhet plasseres på sakens emne. Avdelingene/utdanningene kan ordnes etter avdelingskoder. De enkelte utvalg kan nummereres fortløpende under hver avdeling/ utdanning, eksempelvis: -01 Innstillings-/tilsettingsråd/tilsettingsutvalg Her: Regler om oppnevning og saksbehandling. Oppnevninger til rådet. For de konkrete tilsettingssakene: BRUK 212 -02 Likestillingsutvalg -03 Arbeidsmiljøutvalg -04 Verneombud etc. Eksempel: 012-03 (arbeidsmiljøutvalg for høgskolen) 012-JB-03 (arbeidsmiljøutvalg for avdeling JB) Hele pkt 012; Innstilling-/tilsettingsråd: Referat/møtebok, innkalling, saksliste og saksframlegg/ innstilling bevares, jf bokstav A, side 26. Andre faste kollektive råd og utvalg: Referat/møtebok bevares. Ev saksframlegg bevares. Oppnevning av medlemmer, mandat, korrespondanse vedr faste råd og utvalg bevares. NB! Rapporter, handlingsplaner mv som utvalgene utarbeider skal arkiveres på sakens emne i arkivet. 013 Midlertidige utvalg Her plasseres saker om forvaltningen av utvalget. Saker om utvalgets faglige virksomhet plasseres på sakens emne. -01 Vurderingskommisjoner for opprykk -02 -03 Eksempel: 013 –ET-02 (f eks IT-utvalg ved avdeling ET) Hele pkt 013; Referat/møtebok fra midlertidige utvalg bevares. Oppnevning av medlemmer, mandat, korrespondanse vedr midlertidige utvalg bevares. Rapporter mv som utvalgene utarbeider skal arkiveres på sakens emne i arkivet. Annet kasseres etter 10 år 014 Tjenestemannsorganisasjoner – samarbeidsorganer Her plasseres saker angående regler for organisasjonenes representasjon samt meldingene fra organisasjonene om hvem som vil være deres representanter i forskjellige samarbeidsorganer. De sakene som blir behandlet i slike organer legges på det emnet der de hører hjemme. De enkelte organisasjoner kan nummereres fortløpende, eksempelvis: 014-01 Norsk tjenestemannslag 014-02 Forskerforbundet 014-03 Etatenes landsforbund etc. Hele pkt 014; Referat/forhandlingsprotokoller fra møter med tjenestemanns- organisasjoner/samarbeids- organer bevares. Oppnevning av medlemmer, korrespondansen vedr tjenestemannsorganisasjoner bevares. Annet kasseres etter 10 år Annet kasseres etter 10 år 015 Høgskolens administrasjon 015.0 Generelt Her administrative regler og bestemmelser 015.1 Administrativ oppbygging Her de administrative enhetenes arbeidsoppgaver 015.2 Administrative møter Underinndeling kan foretas med koder for avdelingene/ utdanningene. De enkelte møter kan nummereres fortløpende under hver utdanning, eksempelvis: -00 Generelt -01 Ledermøter -02 Personalmøter etc. Eksempel: 015.2-01 (ledermøter på høgskolenivå) 015.2-LF-01 (ledermøter ved utdanning LF) 015.3 --- 015.4 --- 015.5 --- 015.6 --- 015.7 --- 015.8 --- 015.9 Annet om høgskolens administrasjon Egne regler, bestemmelser og saker av prinsipiell karakter bevares. Annet kasseres etter 10 år Jf ovenfor Jf ovenfor Møtereferat fra administrative møter bevares Kasseres etter 5 år 016 Fellesorganer med andre institusjoner, eksterne organer, prosjekter, utvalg 016.0 Generelt 016.1 Representasjon i faste organer 016.2 Deltakelse i utredningsutvalg, prosjekter o.l. 016.3 --- 016.4 --- 016.5 --- 016.6 --- 016.7 --- 016.8 --- 016.9 Annet om fellesorganer med andre institusjoner, eksterne organer, prosjekter, utvalg Saker som gjelder egen høgskole, saker av prinsipiell karakter og saker som har medført saks- behandling bevares. Annet kasseres etter 10 år Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor Kasseres etter 5 år 017 --- 018 --- 019 Annet om høgskolens organisasjon Kasseres etter 5 år 02 Intern planlegging Her virksomhetsplaner, strategiske planer, langtidsplaner, målstruktur Kan underinndeles etter koder for avdeling/ utdanning, eksempelvis 02-X (planer for avdeling X) Virksomhetsplaner, strategiske planer, langtidsplaner, målstruktur og annet om intern planlegging som gjelder egen høgskole bevares i ett eksemplar. Annet kasseres etter 10 år 03 Eiendommer, anlegg, bygninger, lokaler 030 Generelt Kart og tegninger over egne bygg og anlegg bevares. Hjemmelsdokumenter / tinglysingsdokumenter bevares. Annet kasseres etter 10 år 031 Nye eiendommer, anlegg, bygninger, lokaler Her behovsvurderinger, utbyggingsplaner 32 Samlede eksisterende eiendommer, anlegg, bygninger, lokaler ved høgskolen For den enkelte eiendom: BRUK 033 032.0 Generelt Her leiekontrakter 032.1 --- 032.2 Disponering av eiendom 032.3 Anlegg, bygging, ombygging 032.30 Generelt 032.31 Ytre tilførsels/avløpslinjer: vann, avløp, strøm, telenett 032.32 Adkomstveier, parkeringsanlegg 032.33 Oppføring av bygning/anlegg 032.34 Ombygging 032.35 --- 032.36 --- 032.37 --- 032.38 --- 032.39 Annet om anlegg, bygging, ombygging 032.4 Bygningsmessig utstyr og inventar 032.5 Disponering av lokaler, romfordeling 032.6 Vedlikehold 032.7 Drift av bygning/anlegg 032.70 Generelt 032.71 Lys, varme, VVS 032.72 Nøkler, vakthold, adgang Hele pkt 032: Jf ovenfor Kontrakter vedr leieforhold kasseres 10 år etter at leieforholdet er opphørt. Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 5 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Jf ovenfor 032.73 Renhold 032.74 Utleie av egne lokaler 032.75 Brannsikring 032.76 Kabling 032.77 --- 032.78 --- 032.79 Annet om drift av bygning/ anlegg 032.8 --- 032.9 Annet generelt om samlede eiendommer, anlegg, bygninger, arealer ved høgskolen Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 5 år Kasseres etter 5 år 033 De enkelte eiendommer Eiendommene nummereres fortløpende, eksempelvis: -01 Strandveien 1 -02 Kongens gt. 145 -03 Planetveien 31 etc. Mappen for en eiendom kan videre underinndeles som vist i det følgende, der xx er nummeret på eiendommen. Eksempel: 033-04-34(ombygging ved eiendom nr 04) Hele pkt 033; Kart og tegninger over egne bygg og anlegg bevares. Hjemmelsdokumenter / tinglysingsdokumenter bevares. Kontrakter vedr leieforhold kasseres 10 år etter at leieforholdet er opphørt. Annet kasseres etter 10 år 033-xx-0 Generelt om eiendom nr xx 033-xx-1 Behovsvurderinger og planer 033-xx-2 Disponering av eiendommen 033-xx-3 Anlegg, bygging, ombygging 033-xx-30 Generelt 033-xx-31 Ytre tilførsels/avløpslinjer: vann, avløp, strøm, telenett 033-xx-32 Adkomstveier, parkeringsanlegg 033-xx-33 Oppføring av bygning/anlegg 033-xx-34 Ombygging 033-xx-35 --- 033-xx-36 --- 033-xx-37 --- 033-xx-38 --- 033-xx-39 Annet om anlegg, bygging, ombygging 033-xx-4 Bygningsmessig utstyr og inventar 033-xx-5 Disponering av lokaler, romfordeling 033-xx-6 Vedlikehold 033-xx-7 Drift av bygning/anlegg 033-xx-70 Generelt 033-xx-71 Lys, varme, VVS 033-xx-72 Nøkler, vakthold, adgang 033-xx-73 Renhold 033-xx-74 Utleie av egne lokaler Jf ovenfor Jf ovenfor Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 5 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år 033-xx-75 Brannsikring 033-xx-76 Kabling 033-xx-77 --- 033-xx-78 --- 033-xx-79 Annet om drift av bygning/anlegg 033-xx-8 --- 033-xx-9 Annet om eiendom nr xx Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 5 år 034 Kunstnerisk utsmykning 035 Leie av eksterne lokaler Leiekontrakter kasseres 10 år etter at leieforholdet er opphørt. Annet kasseres etter 10 år 036 --- 037 --- 038 Tjenesteboliger Leiekontrakter kasseres 10 år etter at leieforholdet er opphørt. Annet kasseres etter 10 år 039 Annet om eiendommer, anlegg, bygninger, lokaler Kasseres etter 5 år Bevares Kasseres etter 5 år 04 Tjenester 040 Generelt Saker som gjelder egen høgskole, saker av prinsipiell karakter og saker som har medført saks- behandling bevares. Kontrakter/avtaler kasseres 10 år etter opphør. Annet kasseres etter 10 år 041 Kontortjenester og støttefunksjoner 041.0 Generelt 041.1 Arkivtjeneste 041.2 Skrivetjeneste 041.3 Post- og budtjeneste 041.4 --- 041.5 Kopiering, hustrykkeri Her Kopinor-avtalen 041.6 Publikasjonsvirksomhet Her salg m.v. av publikasjoner 041.7 --- 041.8 --- 041.9 Annet om kontortjenester og støttefunksjoner Jf ovenfor Jf ovenfor. Avleveringslister/arkivkataloger (fjernarkiv) bevares. Arkivplan, m/vedlegg, bevares. Arkivnøkkel bevares. Annet kasseres etter 10 år Jf 040 ovenfor Jf 040 ovenfor Jf 040 ovenfor Egenproduserte publikasjoner bevares i ett eksemplar Dersom materialet bevares i høgskolens bibliotek, jf pkt X, side 28, skal det legges en referanse i arkivet. Annet kasseres etter 10 år 042 IT-tjenester (jf 053) Her regelverk, IT-planlegging, brukerstøtte, WEB- sider Egne planer, regelverk mv og saker av prinsipiell karakter bevares. Saker som har medført saksbehandling bevares. Annet kasseres etter 10 år 043 Teletjenester 044 Bibliotektjenester 045 Tekniske tjenester. AV-tjenester Kasseres etter 5 år Jf pkt 042 ovenfor Jf pkt 042 ovenfor Jf pkt 042 ovenfor 046 Informasjonstjenester Her materiale om organiseringen av informasjonsvirksomheten samt informasjon om egen virksomhet. Her legges også ett eksemplar av skriftlig materiale som er gått ut som generell informasjon, for eksempel pressemeldinger. Ellers plasseres saken på emnet 046.0 Generelt 046.1 Informasjon til presse og kringkasting 046.2 Generelle rapporter Her høgskolens årsmeldinger 046.3 Spesielle publikasjoner 046.4 Besøk, omvisning 046.5 Jubilèer, arrangementer o.l. Arrangert av høgskolen, arrangert av andre, herunder åpning av nytt studieår, festtaler m.v. 046.6 --- 046.7 --- 046.8 Utstillinger, messer 046.9 Annet om informasjonstjenester Hele pkt 046: Saker som gjelder egen høgskole, saker av prinsipiell karakter og saker som har medført saks- behandling bevares. Annet kasseres etter 10 år Jf ovenfor Egne pressemeldinger bevares. Egne årsmeldinger, rapporter mv bevares i ett eksemplar. Egenproduserte publikasjoner bevares i ett eksemplar. Dersom materialet bevares i høgskolens bibliotek, jf pkt X, side 28, skal det legges en referanse i arkivet. Generelle regler vedr besøk og omvisning bevares. Annet kasseres etter 10 år Saker som gjelder egne jubilèer samt festtaler bevares. Annet kasseres etter 10 år Saker vedr egne utstillinger/ messer bevares. Annet kasseres etter 10 år 047 --- 048 --- 049 Annet om tjenester Kasseres etter 5 år Kasseres etter 5 år 05 Inventar, utstyr og transportmidler Her anskaffelser, kontrakter, vedlikehold, avgang, salg o.l. 050 Generelt Her anbudsforskrifter, innkjøpsregler o.l. Kasseres etter 10 år eller når lengste garantitid er utløpt 051 Inventar Kasseres etter 10 år eller når lengste garantitid er utløpt. Inventarprotokoller kasseres etter 25 år 052 Kontorteknisk utstyr Kasseres etter 10 år eller når lengste garantitid er utløpt 053 Edb - maskinvare og programvare (jf 042) Kasseres etter 10 år eller når lengste garantitid er utløpt 054 Undervisningsmateriell Her teknisk/vitenskapelig utstyr Kasseres etter 10 år eller når lengste garantitid er utløpt 055 --- 056 --- 057 Transportmidler Kasseres etter 10 år eller når lengste garantitid er utløpt 058 --- 059 Annet om inventar, utstyr og transportmidler Her inventarliste Kasseres etter 5 år 06 Forbruksvarer - rekvisita 060 Generelt Kasseres etter 10 år 061 Arbeidstøy, uniformer, verneutstyr m.v. Godtgjørelse for arbeidstøy: BRUK 232.7 Kasseres etter 10 år 062 Kontorrekvisita Kasseres etter 10 år 063 --- 064 --- 065 --- 066 --- 067 Sanitær- og renholdsmidler Kasseres etter 10 år 068 --- 069 Annet om forbruksvarer – rekvisita Kasseres etter 5 år 07 Internasjonalt samarbeid 070 Generelt Saker som gjelder egen høgskole, saker av prinsipiell karakter og saker som har medført saksbehandling bevares. Annet kasseres etter 10 år 071 Nordisk samarbeid Her saker angående selve medlemskapsforholdet (samarbeidsavtaler m.v.) til organisasjonene. Saker som omhandler organisasjonenes faglige virksomhet legges på gruppe 331 eller på emne. De enkelte organisasjoner/prosjekter kan nummereres fortløpende (-01, -02, osv.) 071-01 --- 071-02 --- 071-03 --- Jf arkivkode 331 Samarbeidsavtaler og korre- spondanse om samarbeidet bevares. Saker som gjelder den faglige virksomheten legges på 331 eller på emne i arkivet. Materiale som ikke er ledd i saksbehandlingen kasseres etter behov. 072 Europeisk samarbeid Her saker angående selve medlemskapsforholdet (samarbeidsavtaler m.v.) til organisasjonene. Saker som omhandler organisasjonenes faglige virksomhet legges på gruppe 341 eller på emne. De enkelte organisasjoner/prosjekter kan nummereres fortløpende (-01, -02, osv.) 072-01 --- 072-02 --- 072-03 --- Jf arkivkode 341 Samarbeidsavtaler og korre- spondanse om samarbeidet bevares. Saker som gjelder den faglige virksomheten legges på 341 eller på emne i arkivet. Materiale som ikke er ledd i saksbehandlingen kasseres etter behov. 073 Globalt samarbeid Her saker angående selve medlemskapsforholdet (samarbeidsavtaler m.v.) til organisasjonene. Saker som omhandler organisasjonenes faglige virksomhet legges på gruppe 351 eller på emne. De enkelte organisasjoner/prosjekter kan nummereres fortløpende (-01, -02, osv.) 073-01 --- 073-02 --- 073-03 --- Jf arkivkode 351 Samarbeidsavtaler og korre- spondanse om samarbeidet bevares. Saker som gjelder den faglige virksomheten legges på 351 eller på emne i arkivet. Materiale som ikke er ledd i saksbehandlingen kasseres etter behov. 074 --- 075 --- 076 --- 077 --- 078 --- 079 Annet om internasjonalt samarbeid Kasseres etter 5 år 08 --- 09 Annet om organisasjon og administrasjon 090 Generelt 091 Interne administrasjonsspørsmål Her dokumenter som har kortvarig interesse. Foreløpige tildelinger av utstyr. Medlemskap i foreninger, forbund, lag. Innsamling av opplysninger til håndbøker m.v. 092 --- 093 --- 094 --- 095 --- 096 --- 097 --- 098 --- 099 Annet Kasseres etter 5 år Kasseres etter 5 år Kasseres etter 5 år KLASSE 1: ØKONOMI 10 Generelt 11 Budsjett 12 Økonomiforvaltning 13 Regnskap og revisjon 14 --- 15 Erstatninger, refusjoner, tilskott 16 Fond, legater, lån og garantier 17 Plassering av midler 18 --- 19 Annet om økonomi 10 Generelt om økonomi Håndbøker, instrukser, planer mv for egen høgskole bevares i ett eksemplar. Annet kasseres etter 10 år 11 Budsjett 110 Generelt Her bevilgningsreglement, kontoplaner, modeller Høgskolens egne reglementer, planer mv bevares i ett eksemplar. Mottatte reglement, planer mv kasseres ved fornyelse. 111 Langtidsbudsjett Høgskolens eget langtidsbudsjett bevares i ett eksemplar. 112 Interne budsjettforslag (fra avdelingene) 113 Høgskolens budsjettforslag Her budsjettdokument, programnotat (det ferdige produkt - inkl budsjettforslag for avdelingene) Høgskolens eget budsjettforslag/ budsjettdokument/programnotat (inkl avdelingene) bevares i ett eksemplar. 114 115 Meddelt budsjett (St.prp. nr.1) 116 Budsjettfordeling Budsjettfordeling foretatt av departementet 117 Endringer i årets budsjett Omfordeling, innsparinger, tilleggsbevilgninger kasseres 10 år etter siste budsjettår 118 119 Annet om budsjett Annet kasseres 10 år etter siste budsjettår Annet kasseres 10 år etter siste budsjettår Jf 113 nedenfor Annet kasseres 10 år etter siste budsjettår --- Meddelt budsjett kasseres 10 år etter siste budsjettår Saker om budsjettfordeling mv kasseres 10 år etter siste budsjettår Endringer i årets budsjett mv --- Her budsjetter utenfor høgskolen Kasseres 10 år etter siste budsjettår 12 Økonomiforvaltning Gjelder bruk av Stortingets bevilgning 120 Generelt Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten, fastsatt av Finansdepartementet 24.10.1996 Egne regler og bestemmelser bevares i ett eksemplar. Mottatt, trykt materiale kasseres ved behov. 121 Økonomiforvaltningen i staten Ivaretakelsen av de funksjonelle kravene til økonomiforvaltningen i staten. Her regelverk og instrukser om økonomistyring- og regnskapsordninger, attestasjon, anvisningsmyndighet, fullmakter o l, merinntekstfullmakt, håndkasse, plassering av midler, oppgjørs- og konsern- kontoordninger 121.0 Generelt Her statens konsernkontoordning 121.1 Div fullmakter, anvisningsmyndighet, attestasjon (jf 121 ovenfor) 121.2 Håndkasse 121.3 --- 121.4 --- 121.5 --- 121.6 --- 121.7 --- 121.8 --- 121.9 Annet om økonomiforvaltningen i staten Høgskolens egne instrukser, reglementer, planer, håndbøker mv bevares i ett eksemplar. Saker vedr plassering av midler, oppgjørs- og konsernkonto- ordninger mv kasseres 10 år etter siste regnskapsår. Jf ovenfor Kasseres 10 år etter at gyldighet er opphørt. Kasseres 10 år etter siste regnskapsår 122 Overføring av midler fra foregående år Her søknad til Finansdepartementet om overføring av ubrukte bevilgninger til neste år. Jf kode 115 Kasseres 10 år etter siste regnskapsår 123 Håndtering av gitt bevilgning (Gjelder disponering og videre tildeling av Stortingets bevilgninger fordelt på kapitler og poster. Herunder justering av bevilgning i løpet av året). Se også kode 153. Kasseres 10 år etter siste regnskapsår 124 --- Annet kasseres 10 år etter siste regnskapsår Kasseres 10 år etter siste regnskapsår 125 --- 126 --- 127 --- 128 129 Annet om økonomiforvaltning --- Kasseres 10 år etter siste regnskapsår 13 Regnskap og revisjon Omfatter alle regnskap som høgskolen har ansvar for 130 Generelt Saker som gjelder egen høgskole og saker av prinsipiell karakter bevares. 131 Regnskapssaker/økonomiforvaltning Her kasserapporter, økonomirapporter (interne og eksterne), periodiske rapporter, regnskaps- og årsrapporter, rapporteringer til det sentrale statsregnskapet, utgifter, inntekter, kopierings- og semesteravgifter, kurs- og seminaravgifter, utestående fordringer 131.0 Generelt 131.1 Div regnskaps- og økonomirapporter (jf ovenfor) 131.2 Utgifter 131.3 Inntekter Her kopierings- og semesteravgifter, kurs- og seminaravgifter, utestående fordringer mv 131.4 --- 131.5 --- 131.6 --- 131.7 --- 131.8 --- 131.9 Annet om regnskapssaker/økonomikontroll Hele pkt 131: Hovedbok etter kontantprinsippet bevares (se pkt R regnskap, side 28 og digitalt materiale pkt III regnskapssystemer, side 31/32) . Forutsatt at revisjon og desisjon er avsluttet, kasseres materiale omkring regnskapssaker, regnskapsrapporter mv 10 år etter siste regnskapsår. Samme kassasjonsbestemmelser gjelder for regnskapsmateriale som ikke er klassert etter arkivnøkkel. Regnskapsmateriale kan kasseres etter 3 ½ år dersom det blir mikrofilmet eller lagret på CD-R. Lønnsbilag, lønnsjournaler, lønnsrapporter mv kasseres 10 år etter siste regnskapsår Kasseres 10 år etter siste regnskapsår 132 Ettersyn/kontrolltiltak Her kontrollordninger Kasseres 10 år etter siste regnskapsår 133 Avsluttet regnskap (jf 131) Omfatter saker vedr regnskapsavslutningen hvert år, herunder omposteringer i avsluttet regnskap Kasseres 10 år etter siste regnskapsår 134 Revisjon, antegnelser, desisjoner Her saker rettet mot Riksrevisjonen, gjennomgang av høgskolens regnskap, gjennomgang av regnskaper regnskapsår 135 --- 136 --- 137 --- Annet kasseres 10 år etter siste regnskapsår Kasseres 10 år etter siste 138 139 Annet om regnskap og revisjon --- Kasseres 10 år etter siste regnskapsår 14 --- 15 Tilskott, refusjoner, erstatninger m m 150 Generelt Saker som gjelder egen høgskole og saker av prinsipiell karakter bevares. 151 Erstatninger Her forsikringer. Erstatning f eks i forbindelse med rettssak, dersom erstatningen utbetales over høgskolens budsjett Kasseres 10 år etter siste regnskapsår 152 Refusjoner 153 Tilskottsregler/tilskottsordninger Kasseres 10 år etter siste regnskapsår 154 155 156 157 158 159 Annet om tilskott, refusjoner, erstatninger Annet kasseres 10 år etter siste regnskapsår Kasseres 10 år etter siste regnskapsår --- --- --- --- --- Kasseres 10 år etter siste regnskapsår 16 Fond, legater, lån og garantier 160 Generelt 161 Fond Mappe for hvert av de aktuelle fond, nummerert fortløpende (01, 02, osv.) 162 Legater/priser Riksarkivaren gir kassasjons- bestemmelser for det enkelte legat. 163 Lån 164 Garantier Ved lån etc 165 166 167 168 169 Kasseres 10 år etter siste regnskapsår Riksarkivaren gir kassasjons- bestemmelser for det enkelte fond. Annet kasseres 10 år etter siste regnskapsår Kasseres 10 år etter siste regnskapsår Kasseres 10 år etter siste regnskapsår --- --- --- --- Annet om fond, legater, lån og garantier Kasseres 10 år etter siste regnskapsår 17 Plassering av midler Kasseres 10 år etter siste Bankgiro/postgiro regnskapsår 18 --- 19 Annet om økonomi Kasseres 10 år etter siste regnskapsår KLASSE 2: STILLINGER OG PERSONALE 20 Generelt 21 Stillinger 22 Personale 23 Lønn og pensjon 24 Reise, flytting, beordring mv 25 Arbeidsvilkår - arbeidsforhold, tjenestetvister 26 --- 27 Personalpolitikk, -utvikling, -opplæring 28 --- 29 Annet om stilinger og personale 20 Generelt om stillinger og personale 200 Generelt Egne reglementer, avtaler mv bevares i ett eksemplar. Mottatte, trykte lover, reglementer og avtaler kasseres ved fornyelse. Annet kasseres etter 10 år 201 Lover og reglementer om tjenestemenn, lærlinger mv Jf ovenfor 202 Lover om arbeidervern og arbeidsmiljø Jf ovenfor 203 Lover om tjeneste- og arbeidstvister Jf ovenfor 204 Avtaleverk Her hovedavtale, særavtaler og andre Jf ovenfor 205 --- 206 --- 207 --- 208 Personalstatistikk Her statskalenderen, fraværsregisteret Personalstatistikk for egen høgskole bevares. Annet kasseres etter 10 år 209 Her personalreglement, likestillingslov, lærlingelov Her arbeidsmiljølov, arbeidervernlov Her tjeneste- og arbeidstvistlov suppleringsavtaler Annet generelt om stillinger og personale Kasseres etter 5 år 21 Stillinger 210 Generelt Her stillingsoversikter, personalplan, bemanningsplan Saker som gjelder egen høgskole, saker av prinsipiell karakter og saker som har medført saks- behandling bevares. Egne planer mv bevares. Annet kasseres etter 10 år 211 --- 212 Tilsetting Prosessen fra utlysning av en stilling til tilsetting samles i en sak og plasseres under 212.1 - 212.5 212.0 Generelt Her generelle stillingsbeskrivelser, instrukser etc. 212.1 Tilsetting i faste stillinger Her fast tilsetting, vikar, konstitusjon 212.2 Midlertidige tilsettinger 212.3 Tilsetting av lærlinger 212.4 Tilsetting av sivilarbeidere 212.5 Tilsetting av eksternt lønnet personale Her arbeidsmarkedstiltak 212.6 --- 212.7 Anke i tilsettingssaker De enkelte tilsettinger: BRUK 212.1 - 212.5 212.8 --- 212.9 Annet om tilsetting Hele pkt 212: Saksframlegg/innstilling, utlysingstekst, utvidet søkerliste bevares i ett eksemplar, jf 012 innstilling-/tilsettingsråd. Ett eksemplar av søknad med vedlegg (vitnemål, attester mv) fra den som blir tilsatt/utnevnt arkiveres i vedkommendes personalmappe og bevares. Søknader, med bilag, til de som ikke ble tilsatt returneres søker Korrespondanse om tilsetting i korttidsengasjementer, deltids- og ekstrahjelper bevares. NB! Tilsettingsmapper 212.1-212.5 bevares Saker av prinsipiell karakter bevares. Anke som gjelder de enkelte tilsettinger, bruk 212.1 - 212.5 Kasseres etter 5 år 213 Oppsigelse av stilling Avskjedigelse: BRUK 227 Bevares 214 Permisjoner - fravær 214.0 Generelt 214.1 Sykepermisjoner 214.2 Fødsels- og omsorgspermisjoner 214.3 Militærtjeneste-, sivilarbeidertjeneste, sivilforsvarstjeneste-permisjon o.l. 214.4 Utdanningspermisjoner og permisjon for å gå inn i annen stilling 214.5 Permisjon for å utføre offentlige verv og organisasjonsmessige oppdrag 214.6 Velferdspermisjoner og idrettspermisjoner 214.6 Permisjoner for å delta i internasjonalt samarbeid 214.8 --- 214.9 Annet om permisjoner, fravær Hele pkt 214: Saker av prinsipiell karakter bevares. Saksframlegg, med vedlegg, bevares, jf 012 innstilling-/ tilsettingsråd. Annet kasseres når mistet sin administrative betydning, ev når opplysningene er tilstrekkelig dokumentert på annen måte, f eks i personalmappe, lønns- og personalsystem, kopibok mv. Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor Søknader og innberetninger om utdanningspermisjon bevares. Jf 214 ovenfor Jf 214 ovenfor Jf 214 ovenfor Jf 214 ovenfor 215 Bistillinger Gjelder egne tilsattes bistillinger i annen institusjon. Saker vedr bistillinger i egen høgskole plasseres på 212 Korrespondanse om tilsetting i bistillinger bevares. Kontrakter den enkelte har inngått i forbindelse med bistillingen bevares i vedkommendes personalmappe 216 Prosjektstillinger /stipendiatstillinger Gjelder som for pkt 212 ovenfor 217 --- 218 --- 219 Her oppdragshjemler Annet om stillinger Kasseres etter 5 år 22 Personale 220 Generelt Saker av prinsipiell karakter og saker som har medført saks- behandling bevares. Annet kasseres når mistet sin administrative betydning. 221 Personalmapper (personalarkiv) I tillegg til arkivnummer 221 kan saken gis tilleggsnummer for emnet det dreier seg om. Henvisning kan legges i arkivet på tilleggsnummeret. Personalmapper skal arkiveres for seg, fysisk atskilt fra det øvrige arkivmaterialet. Taushetserklæringer legges i de enkelte mapper, og ev samlet oversikt kan legges i en generelt-mappe Bevares Med utgangspunkt i forskrift til arkivloven av 1.12.99 nr 1566 om behandling av offentlige arkiver. Kap III Felles bevarings- og kassasjonsbestemmelser for statsforvaltningen, anbefales den enkelte høgskole selv å utarbeide retningslinjer for hvilket innhold personalmappene skal ha ved bortsetting til fjernarkiv, og senere ved bevaring/avlevering. Det anbefales å legge materiale som ikke skal avleveres, i egne, farga omslag.(Enkelt å luke ut når mappene skal avleveres. Samtidig ligger nødvendig dokumentasjon tilgjengelig dersom vedkommende kommer tilbake til stillingen senere). NB! Retningslinjene bør også inneholde oversikt over hvilket materiale som ikke skal legges på personalmappene. 222 Ansiennitet, opprykk 222.0 Generelt om ansiennitet, opprykk 222.1 Tjenesteansiennitet 222.2 --- 222.3 Opprykk i faglige/vitenskapelige stillinger 222.4 Opprykk i gjennomgående/administrative stillinger 222.5 --- 222.6 --- 222.7 --- 222.8 --- 222.9 Annet vedr ansiennitet, opprykk Saker av prinsipiell karakter bevares. Annet kasseres når mistet sin administrative betydning. Jf ovenfor Bevares Bevares for de som får opprykket Bevares for de som får opprykket Kasseres når mistet sin administrative betydning 223 --- 224 Bevares 225 Bevares 226 Bevares 227 Bevares 228 229 Uttalelser om personale (attester) Særlige påskjønnelser (ordener mv) Ordensstraff mv Avskjedigelse --- Annet om personale Kasseres når mistet sin administrative betydning 23 Lønn og pensjon 230 Generelt Egne regler, retningslinjer og saker av prinsipiell karakter bevares. Annet kasseres når mistet sin administrative betydning. 231 Regulativer og tariffer 231.0 Generelt 231.1 Hovedtariffavtalen 231.2 Lokale årlige forhandlinger (2.3.3-forhandlinger) 231.3 Lokale forhandlinger, særlige grunnlag (2.3.4-forhandlinger) 231.4 --- 231.5 --- 231.6 --- 231.7 --- 231.8 --- 231.9 Annet om regulativer og tariffer Hele pkt 231: Jf ovenfor Trykte regulativer og tariffer kasseres ved fornyelse Jf ovenfor Jf ovenfor Protokoll fra lokale lønnsforhandlinger bevares. Søknader kasseres når mistet sin administrative betydning. Forutsetningen er at dokumentasjon finnes annet sted for den/de som fikk tilleggene, f eks i personalmappe, lønns- og personalsystem, virksomhetsplan, kopibok o l Kasseres når mistet sin administrative betydning 232 Særlige tillegg og godtgjørelser 232.0 Generelt 232.1 Stedfortredergodtgjørelse 232.2 Overtidsgodtgjørelse 232.3 Tillegg og godtgjørelser som tilligger tjenesteplikten, styrertillegg 232.4 Godtgjørelse for og eiendomsretten til oppfinnelser gjort av arbeidstakere 232.5 --- 232.6 --- 232.7 Uniformsgodtgjørelse, godtgjørelse for vareklær o.l. 232.8 --- 232.9 Annet om særlige tillegg og godtgjørelser Hele pkt 232: Saker av prinsipiell karakter bevares. Annet kasseres når mistet sin administrative betydning Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor 233 Jf ovenfor 234 Jf ovenfor 235 Jf ovenfor 236 Jf ovenfor 237 238 239 Honorarer Utbetalingsregler - fradrag i lønn Pensjoner, trygder Arbeidsgiveravgift --- --- Annet om lønn og pensjon Jf ovenfor 24 Reise, flytting, beordring Her godtgjørelser 240 Generelt Saker av prinsipiell karakter bevares. Annet kasseres når mistet sin administrative betydning. 241 Tjenestereiser 241.0 Generelt 241.1 Tjenestereiser innenlands 241.2 Tjenestereiser utenlands 241.3 --- 241.4 --- 241.5 --- 241.6 --- 241.7 --- 241.8 --- 241.9 Annet om tjenestereiser Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor 242 Flytting og beordring m.v. 242.0 Generelt 242.1 Flyttegodtgjørelse 242.2 Kompensasjonstillegg 242.3 Beordringstillegg 242.4 --- 242.5 --- 242.6 --- 242.7 --- 242.8 --- 242.9 Annet om flytting og beordring m.v. Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor 243 --- 244 Jf ovenfor 245 --- 246 --- 247 --- 248 --- 249 Eget skyssmiddel Annet om reise, flytting, beordring m.v. Jf ovenfor 25 Arbeidsvilkår - arbeidsforhold, tjenestetvister 250 Generelt Her arbeidsavtaler Saker av prinsipiell karakter bevares. Arbeidsavtaler som gjelder den enkelte tilsatte bevares i vedkommendes personalmappe. Annet kasseres når mistet sin administrative betydning. 251 Arbeidstid 251.0 Generelt Her arbeidsplaner 251.1 Ordinær arbeidstid Her fleksitid 251.2 Overtid 251.3 Avspasering 251.4 --- 251.5 --- 251.6 --- 251.7 --- 251.8 --- 251.9 Annet om arbeidstid Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor 252 Ferie 252.0 Generelt 252.1 --- 252.2 Opptjening av ferie - feriens lengde 252.3 Tidspunkt for ferie - overføring av ferie 252.4 Feriegodtgjørelse 252.5 Utbetaling ved slutt/overgang til annen statsstilling 252.6 --- 252.7 --- 252.8 --- 252.9 Annet om ferie Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor 253 Aldersgrensebestemmelser 254 Arbeidsmiljø, helse- og vernetjeneste Her internkontroll, bedriftshelsetjeneste, AKAN- arbeid, ulykker, uhell, skademeldinger, arbeidsmiljøundersøkelser, terminalbriller Saker av prinsipiell karakter bevares. Saker vedr arbeidsulykker bevares. Egne planer og rapporter mv bevares i ett eksemplar. Jf ovenfor Annet kasseres når mistet sin administrative betydning 255 Velferdstiltak 255.0 Generelt 255.1 --- 255.2 Fritidsaktiviteter 255.3 --- 255.4 Barnehager 255.5 Kantiner for ansatte 255.6 Jubilèer 255.7 --- 255.8 --- 255.9 Annet om velferdstiltak Saker av prinsipiell karakter bevares. Annet kasseres etter 10 år Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor Materiale vedr jubilèer ved egen høgskole bevares. Annet kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år 256 --- 257 Bevares 258 --- 259 Tjenestetvister - arbeidstvister Annet om arbeidsvilkår - arbeidsforhold, tjenestetvister Kasseres når mistet sin administrative betydning 26 --- 27 Personalpolitikk, -utvikling, -opplæring 270 Generelt Her medarbeidersamtaler Saker av prinsipiell karakter bevares. Egne planer, rapporter mv bevares i ett eksemplar. Annet kasseres når mistet sin administrative betydning. 271 Personalpolitikk Jf ovenfor 272 Jf ovenfor 273 Intern opplæring, kurs, egenutvikling Opplæring, kurs, egenutvikling ved egen høgskole bevares. Annet kasseres når mistet sin administrative betydning 274 Eksterne kurs, konferanser m.v. (jf arkivbegrensning) 275 Studiereiser, stipend, utveksling, hospitering Her utdanningsstipend for helsefagutdanningene Forskningsstipend: BRUK 635 Egne regler, retningslinjer mv og materiale av prinsipiell karakter bevares. Søknader til studiereiser, stipend mv kasseres når mistet sin administrative betydning. For de som fikk utdannings- stipend må forutsetningen være at opplysningene er tilstrekkelig dokumentert annet sted, f eks i personalmappe, lønns- og personalsystem, i årsmeldinger, kopibøker o a. Her rekrutteringspolitikk, likestilling Introduksjon av nytilsatte Kasseres etter 10 år Annet kasseres når mistet sin administrative betydning 276 Lærlingebedrift (jf 212.3) 276.0 Generelt 276.1 Opplæringsplan, godkjenning 276.2 Fagansvar, oppnevning 276.3 --- 276.4 --- 276.5 --- 276.6 --- 276.7 --- 276.8 --- 276.9 --- Hele pkt 276: Jf arkivkode 212.3 Egne regler, retningslinjer mv og saker av prinsipiell karakter bevares. Annet kasseres når mistet sin administrative betydning 277 --- 278 --- 279 Annet om personalpolitikk, -utvikling, -opplæring Kasseres etter 5 år 28 --- 29 Annet om stillinger og personale Kasseres etter 5 år KLASSE 3: FAGLIG SAMARBEID INNEN HØGERE UTDANNING OG FORSKNING 30 Generelt 31 Samarbeid mellom avdelinger ved høgskolen 32 Nasjonalt samarbeid 33 Nordisk samarbeid 34 Europeisk samarbeid 35 Globalt samarbeid 36 --- 37 --- 38 --- 39 Annet om faglig samarbeid innen høgere utdanning og forskning 30 Generelt om faglig samarbeid innen høgere utdanning og forskning Saker som gjelder egen høgskole og saker av prinsipiell karakter bevares. Annet kasseres etter 10 år. 31 Samarbeid mellom avdelinger ved høgskolen Saker som gjelder egen høgskole og saker av prinsipiell karakter bevares. 32 Nasjonalt samarbeid Her Norgesnettet 320 Generelt Saker som gjelder egen høgskole, og saker av prinsipiell karakter bevares. Annet kasseres etter 10 år 321 Samarbeidstiltak De enkelte samarbeidstiltak kan nummereres fortløpende (-01, -02, osv.) 321-01 --- 321-02 --- 321-03 --- Samarbeidsavtaler og korre- spondanse om samarbeidet bevares. Materiale som ikke er ledd i saksbehandlingen kasseres etter behov. 322 --- 323 --- 324 Nasjonale elektroniske kunnskapsnettverk Jf ovenfor 325 Fag- og forskningsbibliotekene Jf ovenfor 326 --- 327 --- 328 --- 329 Her UNINETT Her BIBSYS Annet om nasjonalt samarbeid Kasseres etter 5 år 33 Nordisk samarbeid 330 Generelt Saker som gjelder egen høgskole og saker av prinsipiell karakter bevares. 331 Nordiske samarbeidsorganisasjoner/-programmer Kan nummereres fortløpende (-01, -02, osv.), eksempelvis: 331-01 NORDPLUS 331-02 --- 331-03 --- Jf arkivkode 071 Samarbeidsavtaler og korre- spondanse om samarbeidet bevares. Regnskapssaker vedr tildeling av midler i fbm nordiske samarbeids- programmer kasseres 10 år etter siste regnskapsår. Materiale som ikke er ledd i saksbehandlingen kasseres etter behov. 332 --- 333 --- 334 --- 335 Nordisk forskningssamarbeid Jf ovenfor 336 --- 337 --- 338 --- 339 Annet kasseres etter 10 år Annet om nordisk samarbeid Kasseres etter 5 år 34 Europeisk samarbeid 340 Generelt Saker som gjelder egen høgskole og saker av prinsipiell karakter bevares. Annet kasseres etter 10 år 341 Europeiske samarbeidsorganisasjoner/-programmer Kan nummereres fortløpende (-01, -02, osv.), eksempelvis: 341-01 --- 341-02 --- 341-03 --- Jf arkivkode 072 Samarbeidsavtaler og korre- spondanse om samarbeidet bevares. Regnskapssaker vedr tildeling av midler i fbm europeiske samarbeidsprogrammer kasseres 10 år etter siste regnskapsår. Materiale som ikke er ledd i saksbehandlingen kasseres etter behov. 342 --- 343 --- 344 --- 345 Europeisk forskningssamarbeid Jf ovenfor 346 --- 347 --- 348 --- 349 Annet om europeisk samarbeid Kasseres etter 5 år 35 Globalt samarbeid 350 Generelt Saker som gjelder egen høgskole og saker av prinsipiell karakter bevares. Annet kasseres etter 10 år 351 Globale samarbeidsorganisasjoner/-programmer Kan nummereres fortløpende (-01, -02, osv.), eksempelvis: 351-01 --- 351-02 --- 351-03 --- Jf arkivkode 073 Samarbeidsavtaler og korre- spondanse om samarbeidet bevares. Regnskapssaker vedr tildeling av midler i fbm globale samarbeids- programmer kasseres 10 år etter siste regnskapsår. Materiale som ikke er ledd i saksbehandlingen kasseres etter behov. 352 --- 353 --- 354 Jf ovenfor 355 Jf ovenfor 356 --- 357 --- 358 --- 359 Globale elektroniske kunnskapsnettverk Globalt forskningssamarbeid Annet om globalt samarbeid Kasseres etter 5 år 36 --- 37 --- 38 --- 39 Annet om faglig samarbeid innen høgere utdanning og forskning Kasseres etter 5 år KLASSE 4: STUDIER. UNDERVISNING. EKSAMEN 40 Generelt 41 Studier 42 De enkelte studietilbud 43 Undervisning 44 --- 45 Eksamen avlagt ved høgskolen 46 Eksamen avlagt ved andre institusjoner 47 --- 48 --- 49 Annet om studier, undervisning, eksamen 40 Generelt om studier, undervisning, eksamen 400 Generelt Her utdanningspolitikk, forskrifter, gradstruktur, eksterne rammeplaner Saker som gjelder egen høgskole og saker av prinsipiell karakter bevares. Annet kasseres etter 10 år NB! Rammeplaner som gjelder for høgskolens egne studier, legges på arkivkode 420-xx. 401 Kunngjøringer av studier, undervisning, eksamen For trykt materiale, f eks egne kataloger, brosjyrer mv BRUK arkivkode 503 Egne studiekataloger, brosjyrer mv bevares i ett eksemplar, jf arkivkode 503 og pkt X, side 28 Annet kasseres etter 10 år 402 Markedsføring av studietilbud Markedsføring av egne studietilbud bevares 403 Kasseres etter 10 år 404 --- 405 Studieformer 405.0 Generelt 405.1 Fjernundervisning De enkelte studietilbud: BRUK 42 405.2 Desentralisert undervisning De enkelte studietilbud: BRUK 42 405.3 Sommerskoler/sommerkurs De enkelte studietilbud: BRUK 42 405.4 --- 405.5 Voksenopplæring De enkelte studietilbud: BRUK 42 405.6 --- 405.7 --- 405.8 --- 405.9 Annet om studieformer Saker som gjelder egen høgskole og saker av prinsipiell karakter bevares. Avtaler/kontrakter bevares. Annet kasseres etter 10 år Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor Kompetanseutvikling i arbeidslivet Kasseres etter 5 år 406 Studietyper 406.0 Generelt 406.1 Grunnutdanning De enkelte studietilbud: BRUK 42 406.2 Etterutdanning Her ordinær kursvirksomhet. De enkelte studietilbud: BRUK 42 406.3 Videreutdanning Kompetansegivende studier, herunder hovedfagsstudier De enkelte studietilbud: BRUK 42 406.4 --- 406.5 --- 406.6 --- 406.7 --- 406.8 --- 406.9 Annet om studietyper Saker som gjelder egen høgskole og saker av prinsipiell karakter bevares. Avtaler/kontrakter bevares. Annet kasseres etter 10 år Jf ovenfor Jf ovenfor Jf ovenfor Kasseres etter 5 år 407 --- 408 Undervisnings- og eksamensstatistikk Statistikk for egen høgskole bevares. Annet kasseres etter 10 år 409 Annet generelt om undervisning, studier, eksamen Kasseres etter 5 år 41 Studier 410 Generelt Her frammøteplikt Saker som gjelder egen høgskole og saker av prinsipiell karakter bevares. Annet kasseres etter 10 år 411 Nye studier og prosjekter Her utredning om nye studier 412 Etablerte studietilbud De enkelte studietilbud: BRUK 42 412.0 Generelt 412.1 --- 412.2 --- 412.3 --- 412.4 --- 412.5 --- 412.6 Overføring av fag fra et studium til et annet 412.7 Innpassing/fritak for deler av studiet og fritak for enkelte fag 412.8 --- 412.9 Annet om etablerte studietilbud Saker som gjelder egen høgskole og saker av prinsipiell karakter bevares. Annet kasseres når mistet sin administrative betydning Jf ovenfor Jf ovenfor Kasseres etter 5 år 413 414 --- 415 --- 416 Saker/utredninger om nye studier/ studietilbud og prosjekter ved egen høgskole bevares. --- --- 417 Studietilbud ved andre institusjoner 417.0 Generelt 417.1 Studietilbud ved andre institusjoner i Norge 417.2 Studietilbud ved andre institusjoner i utlandet 417.3 --- 417.4 --- 417.5 --- 417.6 Overgang av studietilbud fra andre institusjoner/læresteder 417.7 --- 417.8 --- 417.9 Annet om studier ved andre institusjoner Saker av prinsipiell karakter bevares. Annet kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Kasseres etter 10 år Bevares Kasseres etter 5 år 418 --- 419 Annet om studier Kasseres etter 5 år 42 De enkelte studietilbud Her også de enkelte tilbud innen videre- og etterutdanning, fjernundervisning, desentralisert undervisning og voksenopplæring. Jf innledningen kap. 3.2. Underinndeling kan foretas etter koder for studietilbudene. De enkelte studietilbud kan igjen underinndeles som vist i det følgende, der xx er koden for studietilbudet. Eksempel 425-L02 (ekskursjoner ang. studietilbud L02) 420-xx Generelt Her rammeplaner for de enkelte studietilbud Saker av prinsipiell karakter bevares. Rammeplaner for de enkelte studietilbud som høgskolen gir kasseres etter 25 år. Annet kasseres etter 10 år 421-xx Utvikling av studiet, studieplaner, fagplaner Egne studieplaner, fagplaner mv bevares 422-xx Pensumlister, programmer for samlinger, o.l. Pensumliste som følge av større endringer av pensum/revisjon av studieplan bevares, jf pkt 421 ovenfor. Annet kasseres etter 10 år 423-xx Fagene Saker av prinsipiell karakter bevares. Rutinemessige enkeltsaker kasseres når mistet sin administrative betydning 424-xx Fagvalg Her dispensasjon fra studieplanen 425-xx Ekskursjoner. Studiereiser 426-xx Praksis Jf ovenfor 427-xx Jf ovenfor 428-xx --- 429-xx Her planlegging av nye fag Jf ovenfor Jf ovenfor Her turnustjeneste Evaluering Annet om studietilbudet Jf ovenfor 43 Undervisning 430 Generelt Saker av prinsipiell karakter bevares. Rutinemessige enkeltsaker kasseres når mistet sin administrative betydning 431 Organisering av undervisningen Jf ovenfor 432 Forelesninger, seminar, kollokvier, gruppeundervisning Jf ovenfor 433 Jf ovenfor 434 Læremidler Her bruk av læremidler For anskaffelse, vedlikehold etc. av undervisningsmateriell: Jf ovenfor 435 Klage, anke i forbindelse med undervisningen Saker av prinsipiell karakter bevares. Saksframlegg med vedlegg vedr klage, anke behandlet i Høgskolens klagenemnd bevares (jf arkivkode 011.2). Rutinemessige enkeltsaker kasseres når mistet sin administrative betydning 436 Evaluering av undervisningen Her studiekvalitet/kvalitetssikring Saker av prinsipiell karakter bevares. Saker vedr evaluering av undervisningen ved egen høgskole bevares. Rutinemessige enkeltsaker kasseres når mistet sin administrative betydning 437 --- 438 Andre institusjoners undervisning Kasseres etter 10 år 439 Annet om undervisning Her timeplan Her gjesteforelesere Seminar- og semesteroppgaver, prosjektoppgaver, fordypningsoppgaver BRUK 054 Kasseres etter 5 år 44 --- 45 Eksamen avlagt ved høgskolen 450 Generelt Her eksamensreglement, forskrift, formular for offentlig godkjenning Eksamensreglement, forskrift mv for egen høgskole bevares. Saker av prinsipiell karakter bevares. Annet kasseres når mistet sin administrative betydning 451 Avvikling av eksamen Kasseres når mistet sin administrative betydning 452 Eksamensoppgaver og -besvarelser (eksamensarkiv) Eksamensoppgaver og -besvarelser skal arkiveres for seg, fysisk adskilt fra det øvrige arkivet. Underinndeling foretas etter koder for studietilbudene, jf. innledningen side 7 (f.eks.: 452-LA12). De enkelte studietilbudene kan underinndeles etter de enkelte fag Eksamensbesvarelser; jf ovenfor Eksamensoppgaver bevares. 453 Sensoroppnevning. Sensur, eksaminasjon Saksframlegg vedr sensor- oppnevning behandlet i høgskolens styringsorganer bevares (jf arkivkode 011). Rutinemessige enkeltsaker kasseres når mistet sin administrative betydning Sensurvedtak, jf eksamens- protokoll (se pkt 454 nedenfor) 454 Karakterutskrifter. Vitnemål Karakterene og vitnemålet for den enkelte student: BRUK 52 studentmapper 454.0 Generelt 454.1 Utlevering av vitnemål, utskrift av karakterprotokollen 454.2 --- 454.3 --- 454.4 --- 454.5 Cand.mag.-vitnemål 454.6 Hovedfagsvitnemål 454.7 --- 454.8 --- 454.9 Annet om karakterutskrifter, vitnemål Hele pkt 454: Saker av prinsipiell karakter bevares. Eksamensprotokoll bevares. Database med eksamens- karakterer fra studentsystemene bevares (jf digitalt materiale s 32). Rutinemessige enkeltsaker kasseres når mistet sin administrative betydning. Jf ovenfor Bevares (se arkivkode 52 om cand mag vitnemål). Søknader kasseres når mistet sin administrative betydning Jf pkt 454 ovenfor om eksamensprotokoll og digitalt materiale Spesielle kassasjonsregler for universiteter og høgskoler av 14.12.1984 følges (se vedlegg). Kasseres når mistet sin administrative betydning 455 Klage, anke i forbindelse med eksamen Her begrunnelse for karakter Saker av prinsipiell karakter bevares. Saksframlegg, med vedlegg, vedr klage, anke behandlet i Høgskolens klagenemnd bevares (jf arkivkode 011.2). Rutinemessige enkeltsaker kasseres når mistet sin administrative betydning 456 Jf ovenfor 457 Dispensasjoner fra eksamensforskriftene Jf ovenfor 458 --- 459 Kontinuasjon, utsatt prøve Annet om eksamen avlagt ved høgskolen Jf ovenfor 46 Eksamen avlagt ved andre institusjoner 460 Generelt Saker som gjelder egen høgskole og saker av prinsipiell karakter bevares. Rutinemessige enkeltsaker kasseres når mistet sin administrative betydning 461 Eksamen/grad avlagt ved andre institusjoner i Norge Jf ovenfor 462 Eksamener avlagt i utlandet Her ekvivalens Jf ovenfor 463 Andre institusjoners godkjenning av egen høgskoles eksamen/grad 464 --- 465 --- 466 --- 467 --- 468 --- 469 Her generelle oversikter Jf ovenfor Annet om eksamen avlagt ved andre institusjoner Jf ovenfor 47 --- 48 --- 49 Annet om studier, undervisning, eksamen Kasseres etter 5 år KLASSE 5: STUDENTER. STUDENTFORHOLD 50 Generelt 51 Opptak 52 Studentmapper (studentarkiv) 53 Spesielle studentforhold 54 Studieveiledning 55 Studentorganer, -utvalg, -organisasjoner 56 Studentsosiale forhold. Velferd 57 Stønader. Stipender. Lån 58 --- 59 Annet om studenter og studentforhold 50 Generelt om studenter og studentforhold 500 Generelt Saker som gjelder egen høgskole og saker av prinsipiell karakter bevares. Annet kasseres etter 10 år 501 --- 502 Planer, programmer, prognoser Se også pkt X, side 28 503 Studieinformasjon Se også pkt X, side 28 504 505 --- 506 --- 507 Vurdering av teoretisk og faglig status Her studiekompetanse, studieprogresjon Jf 500 ovenfor 508 Studentstatistikk Annet kasseres etter 10 år 509 Jf ovenfor Jf ovenfor --- Studentstatistikk for egen høgskole bevares. Annet generelt om studenter og studentforhold Kasseres etter 5 år 51 Opptak 510 Generelt Her reglement og retningslinjer for opptak Reglement, retningslinjer mv for egen høgskole bevares. Saker av prinsipiell karakter bevares. Rutinemessige enkeltsaker kasseres når mistet sin administrative betydning 511 Samordnet opptak Søknader om opptak til studier; spesielle kassasjonsregler for universiteter og høgskoler av 11.6.1985 følges (jf vedlegg). 512 Opptak ved høgskolen 512.0 Generelt 512.1 Studentregistrering. Opptakssystem 512.2 Ordinære opptak Kan underinndeles etter koder for de enkelte studietilbud (eks.: 512.2-L02) 512.3 Spesielle opptak 512.30 Generelt 512.31 Ekstraordinære opptak i løpet av studieåret 512.32 Overflyttinger fra annen høgskole 512.33 Hospitanter/privatister 512.34 Utenlandske studenter Her retningslinjer for opptak, norsktest o.l. 512.35 --- 512.36 --- 512.37 --- 512.38 --- 512.39 Annet om spesielle opptaksforhold 512.4 Forhåndsløfte. Utsettelse 512.5 --- 512.6 Dispensasjoner fra opptaksbestemmelsene Jf pkt 510 ovenfor Jf pkt 511 ovenfor (se også digitalt materiale, pkt IV, side 32/33) Jf pkt 511 ovenfor Jf 511 ovenfor Jf 511 ovenfor Jf 510 ovenfor Jf 510 ovenfor Jf 510 ovenfor Kasseres når mistet sin administrative betydning Jf 510 ovenfor Jf 510 ovenfor Jf ovenfor 512.7 Klage, anke over avgjørelser om opptak 512.8 --- 512.9 Annet om opptak ved høgskolen Saker av prinsipiell karakter bevares. Saksframlegg, med vedlegg, vedr klage, anke behandlet i Høgskolens klagenemnd bevares (jf arkivkode 011.2). Rutinemessige enkeltsaker kasseres når mistet sin administrative betydning Kasseres når mistet sin administrative betydning 513 --- 514 Overflyttinger til andre studieretninger ved høgskolen Reglement, retningslinjer for egen høgskole bevares. Saker av prinsipiell karakter bevares. Rutinemessige enkeltsaker kasseres når mistet sin administrative betydning 515 Jf ovenfor 516 Jf ovenfor 517 Jf ovenfor 518 --- 519 Annet om opptak Overflyttinger til andre høgskoler/universiteter Norske studenter i utlandet. Utvekslingsstudenter Avbryting av studiet Kasseres når mistet sin administrative betydning 52 Studentmapper (studentarkiv) Her dokumenter som vedrører den enkelte student. For eksamensbesvarelser: BRUK 452 I tillegg til arkivkode 52 kan saken gis tilleggskode for emnet det dreier seg om. Henvisning kan legges i arkivet på tilleggskoden. Studentmapper skal arkiveres for seg, fysisk atskilt fra det øvrige arkivet. Studentmapper kasseres etter 25 år. Begrunnelse for kassasjon: I henhold til kassasjonsplanens klasse 4 og 5, som gjelder studier/studentsaker, skal det meste av innholdet i studentmappene kasseres når det har mistet sin administrative betydning. Det som er igjen, og som skal bevares, er dokumentert/arkivert annet sted, og gjelder: - karakterer for den enkelte student. Her dokumenterer eksamensprotokollen alle individkarakterer, og kopi av vitnemål kan dermed kasseres*. I tillegg skal individkarakterer rapporteres elektronisk til Riksarkivet for bevaring, jf digitalt materiale side 32. - saksframlegg (innstillinger), med vedlegg, som gjelder den enkelte student og som behandles i høgskolens styringsorganer, skal bevares. Disse settes ev i egne permer for det aktuelle styringsorgan (høgskolestyret, styrets klagenemnd, avdelingsstyret mv) og kan ev bindes inn, senest ved bortsetting eller bevares på emnekode i saksarkivet. - presedenssaker som gjelder den enkelte student, arkiveres på emnekode i arkivet. *Cand mag vitnemål bevares, jf arkivkode 454.5. (Studenten har også avlagt eksamen ved annen, høgre utdanningsinstitusjon, og bare karakterer avlagt ved egen høgskole er dokumentert i eksamensprotokollen). 53 Spesielle studentforhold 530 Generelt Saker av prinsipiell bevares. Rutinemessige enkeltsaker kasseres når mistet sin administrative betydning 531 Fravær Jf ovenfor 532 --- 533 Jf ovenfor 534 Studenturo. Studentdemonstrasjoner Alle saker som har ført til saksbehandling bevares. 535 Disiplinærsaker Alle saker som har ført til saksbehandling bevares. 536 Skikkethet Her Skikkethetsnemnda (jf forskrift om skikkethet i lærerutdanningen) Regler, retningslinjer mv vedr skikkethetsnemnda bevares. Oppnevning av medlemmer, mandat, korrespondanse vedr skikkethetsnemnda bevares. Referat/møtebok, innkalling, saksliste og saksframlegg/ innstilling, med vedlegg, bevares Rutinemessige enkeltsaker kasseres når mistet sin administrative betydning 537 --- 538 --- 539 Regler, retningslinjer som gjelder egen høgskole bevares. Her permisjoner, militærtjeneste Funksjonshemmede studenter (jf arkivkode 011.2) Annet om spesielle studentforhold Kasseres når mistet sin administrative betydning 54 Studieveiledning 540 Generelt Regler, retningslinjer for egen høgskole bevares. Saker av prinsipiell karakter bevares. Rutinemessige enkeltsaker kasseres når mistet sin administrative betydning 541 Studieveiledning Jf ovenfor 542 Student-/studiehåndbøker Egne student-/studiehåndbøker bevares i ett eksemplar. Se pkt X, side 28. Annet kasseres etter 10 år 543 --- 544 --- 545 --- 546 --- 547 --- 548 --- 549 Annet om studieveiledning Kasseres når mistet sin administrative betydning 55 Studentorganer, -utvalg, -organisasjoner 550 Generelt Her retningslinjer for styre, drift Regler, retningslinjer for egen høgskole bevares. Saker av prinsipiell karakter bevares. Annet kasseres etter 10 år 551 Bevares 552 Bevares 553 Bevares 554 Bevares 555 Bevares 556 --- 557 --- 558 --- 559 Studentorganer og tillitsvalgte Studentparlament. Studentråd. Studentutvalg Studentdemokrati. Studentrepresentasjon Studentorganisasjoner Midlertidige studentutvalg Annet om studentorganer, -utvalg, -organisasjoner Kasseres etter 5 år 56 Studentsosiale forhold. Velferd 560 Generelt Her studentsamskipnader Regler, retningslinjer for egen høgskole bevares. Saker av prinsipiell karakter bevares. Alle saker vedr planlegging av studentboliger, barnehager, kantiner og andre velferdslokaler samt kart og tegninger over disse bevares. Annet kasseres etter 10 år 561 Helse- og sosialtjeneste Jf ovenfor 562 Kasseres etter 10 år 563 Studentboliger 563.0 Generelt 563.1 Studentboliger under studiet 563.2 Studentboliger under praksis 563.3 --- 563.4 --- 563.5 --- 563.6 --- 563.7 --- 563.8 --- 563.9 Annet om studentboliger Hele pkt 563: Jf 560 ovenfor Kasseres etter 5 år 564 Jf 560 ovenfor 565 Kantiner for studenter Jf 560 ovenfor 566 Jf 560 ovenfor 567 --- 568 --- 569 Her psykolog-/sosionom-/studentprestetjeneste Fritidsaktiviteter Barnehager Adgang til og bruk av velferdsbygg/-lokaler Annet om studentsosiale forhold, velferd Kasseres etter 5 år 57 Stønader. Stipender. Lån 570 Generelt Regler, retningslinjer for egen høgskole bevares. Saker av prinsipiell karakter bevares. Annet kasseres når mistet sin administrative betydning 571 --- 572 Jf ovenfor 573 Jf ovenfor 574 Jf ovenfor 575 --- 576 --- 577 Bidrag til reiser, konferanser og lignende Jf ovenfor 578 --- 579 Studie- og andre lån. Studentstipend Dekning av ekstra boutgifter Bidrag/refusjon for utgifter til eksamensarbeid/seminar- og semesteroppgaver Annet om stønader, stipend, lån Kasseres når mistet sin administrative betydning 58 --- 59 Annet om studenter og studentforhold Kasseres etter 5 år KLASSE 6: FORSKNING OG UTVIKLING 60 Generelt 61 Forskningsorganer. Forskningsråd 62 Forskerutdanning 63 Forskningsfinansiering 64 --- 65 --- 66 Prosjektvirksomhet 67 Forskningsformidling og -informasjon 68 --- 69 Annet om forskning og utvikling 60 Generelt om forskning og utvikling 600 Generelt Egne planer, rapporter mv bevares i ett eksemplar. Saker av prinsipiell karakter bevares. Annet kasseres etter 10 år 601 --- 602 --- 603 --- 604 Alle saker som har medført saksbehandling bevares 605 Alle saker som har medført saksbehandling bevares 606 --- 607 --- 608 Forskningsstatistikk Forskningsstatistikk for egen høgskole bevares. Annet kasseres etter 10 år 609 Forskningspolitikk Forskningsmetoder Annet generelt om forskning og utvikling Kasseres etter 5 år 61 Forskningsorganer. Forskningsråd 610 Generelt Saker som gjelder egen høgskole, og saker av prinsipiell karakter bevares. Annet kasseres etter 10 år 611 --- 612 Norges forskningsråd 612.0 Generelt 612.1 Område for bioproduksjon og foredling 612.2 Område for industri og energi 612.3 Område for kultur og samfunn 612.4 Område for medisin og helse 612.5 Område for miljø og utvikling 612.6 Område for naturvitenskap og teknologi 612.7 --- 612.8 --- 612.9 Annet om Norges forskningsråd Hele pkt 612; Alle saker som har medført saksbehandling bevares. Annet kasseres etter 10 år 613 Jf 610 ovenfor 614 --- 615 --- 616 --- 617 --- 618 --- 619 Regionale/lokale forskningsorgan Annet om forskningsorganer, forskningsråd Kasseres etter 5 år 62 Forskerutdanning 620 Generelt Saker som gjelder egen høgskole og saker av prinsipiell karakter bevares. 621 Forskerrekruttering og -utdanning Jf 620 ovenfor 622 --- 623 Jf 620 ovenfor 624 --- 625 --- 626 --- 627 --- 628 --- 629 Annet kasseres etter 10 år Her doktorgradsopplegg Forskerveiledning Annet om forskerutdanning Kasseres etter 5 år 63 Forskningsfinansiering 630 Generelt Saker som gjelder egen høgskole og saker av prinsipiell karakter bevares. 631 --- 632 Forskningsmidler etc. Jf 630 ovenfor 633 --- 634 --- 635 Forskningsstipend Her doktorgradsstipend, vikarstipend Regler/retningslinjer for tildeling av forskningsstipend ved egen høgskolen bevares. Forutsetningen er at dokumenta- sjon finnes annet sted for de som fikk tildelt stipendene , f eks i personalmappe, lønns- og personalsystem, virksomhetsplan, kopibok o l 636 --- 637 Kasseres etter 10 år 638 --- 639 Annet kasseres etter 10 år Her også midler til forsøksarbeid, utredningsarbeid, Søknader om stipend kasseres når de har mistet sin administrative betydning. Støtte til formidling/publisering Annet om forskningsfinansiering Kasseres etter 5 år 64 --- 65 --- 66 Prosjektvirksomhet 660 Generelt Saker som gjelder egen høgskole og saker av prinsipiell karakter bevares. Annet kasseres etter 10 år 661 Forsknings- og utviklingsarbeid Jf 660 ovenfor 662 Forsøksarbeid. Utredningsarbeid Jf 660 ovenfor 663 Oppdragsvirksomhet De enkelte prosjekter: BRUK 666 Kontrakter vedr oppdrags- virksomheten kasseres 10 år etter utløp 664 Jf 660 ovenfor 665 Planlegging av nye prosjekter/programmer Jf 660 ovenfor 666 De enkelte prosjekter/-programmer Prosjektene/programmene kan nummereres og listeføres i separate registre. Prosjektnummeret kan registreres som kryssreferanse (se innledningen side 5). Dersom emnet prosjektet dreier seg om finnes i arkivnøkkelen, kan prosjektet legges på emnet med henvisning til gruppe 666. Jf 660 ovenfor Se også eget pkt om forskningsmateriale, side 29 667 Jf 660 ovenfor 668 --- 669 De enkelte prosjekter: BRUK 666 De enkelte prosjekter/arbeider: BRUK 666 Jf 660 ovenfor Rådgivning Her mulige prosjekter: søknader, forespørsler, tilbud Foredrag, forelesninger, artikler Annet om forskningsprosjekter/-programmer Kasseres etter 5 år 67 Forskningsformidling og -informasjon Jf arkivkode 660 ovenfor Publikasjonsvirksomhet: BRUK 041.6 68 --- 69 Annet om forskning og utvikling Kasseres etter 5 år